Облік. аналіз і аудит розрахунків з постачальниками

Поняття аудиторської діяльності передбачає виконання як аудиту, так і аудиторських послуг у вигляді експертиз, консультацій з бухгалтерського обліку, звітності, оподаткування, аналізу господарської діяльності та інших видів економічно-правового забезпечення підприємницької діяльності. Аудит є незалежною формою контролю, який може дати об'єктивну інформацію про фінансову спроможність і ділову репутацію партнера, розкрити чинники ризику, піднести платіжно-податкову дисципліну, сприяти нормалізації фінансово-господарської діяльності в Україні [55].

Законом України "Про аудиторську діяльність" визначено, що аудит проводиться на підставі договору між аудиторською фірмою та замовником.

В Україні аудит класифікують за об'єктами, а саме:

-  аудит річної бухгалтерської звітності;

-  аудит узгодженості;

-  операційний аудит.

Метою аудиту стану розрахунків є встановлення достовірності даних відносно повноти і своєчасності відображення інформації в зведених документах та облікових регістрах, правильності ведення обліку розрахунків у відповідності до прийнятої облікової політики, достовірності відображення залишків у звітності господарюючого суб'єкта [28].

Завданнями аудиту операцій за довгостроковими та поточними зобов'язаннями є:

-         оцінка стану розрахунково-платіжної дисципліни за всіма видами розрахунків з кредиторами підприємства;

-         встановлення достовірності даних бухгалтерського обліку операцій із зобов'язаннями;

-         встановлення наявності, правильності оформлення і дотримання умов договорів та інших документів, що визначають права та обов'язки сторін з постачання матеріальних запасів, виконання робіт (надання послуг);

- аналіз правильності і повноти отримання оплати за придбанні матеріальний запаси, їх оприбуткування;

- встановлення причини утворення заборгованості її виникнення і реальності отримання;

- оцінка повноти відображення здійснених операцій в бухгалтерському обліку і перевірка правильності відображення по статтях балансу відповідних залишків заборгованості;

- розробка заходів з реалізації результатів конторою з метою

попередження зловживань і порушень [55]. При плануванні та здійсненні аудиторських процедур, оцінці отриманих матеріалів і представленні результатів перевірки аудитор повинен враховувати, що невиконання клієнтом вимог законодавчих та нормативно-правових актів України може стати причиною перекручення фінансової звітності підприємства й істотно вплинути на фінансові результати діяльності клієнта.

Виявлення випадків невиконання клієнтом вимог законодавчих та нормативно-правових актів України не є метою і обов'язком аудитора. Встановлення факторів невиконання вимог нормативних актів, незалежно від їх значення, вимагає поставлення і обговорення питань про чесність керівництва і робочого персоналу клієнта, а також вплив такого невиконання на інші напрямки аудиту.

Факт порушення вимог законодавчих та нормативно-правових актів підлягають спеціальній юридичній експертизі і є поза професійною компетенцією та знаннями аудитора. Рівень професійної підготовки аудитора, його досвід і знання господарської галузі діяльності клієнта і організації виробництва можуть дозволити йому зробити висновок тільки про те, що окремі факти діяльності підприємства, можливо, не відповідають вимогам законодавчих та нормативно-правових актів [52].

Аудиторові необхідно досягнути такої обізнаності про системи обліку та внутрішнього контролю, яка дозволить йому спланувати аудит і розробити ефективний підхід до його проведення. Аудитору слід використовувати професійні знання для оцінки ризику аудиту і підготовки аудиторських процедур, необхідних для зменшення ризику для сприятливого рівня.

Незалежні процедури перевірки - аудиторські процедури, які використовуються аудитором для визначення того, чи були фінансово-господарські операції клієнта належним чином санкціоновані, правильно оформленні та відображенні в облікових регістрах.

Ризик аудиту або належний ризик - це ризик того, що аудитор може висловити неадекватну думку у тих випадках, коли в документах бухгалтерської звітності існують суттєві перекручення, інакше кажучи, за невірно підготовленою звітністю буде представлено аудиторський висновок без зауважень [53].

Система внутрішнього контролю - цей термін визначає всі внутрішні правила та процедури контролю, запроваджені керівництвом підприємства для досягнення поставленої мети - забезпечення (в межах можливого) стабільного ефективного функціонування підприємства, дотримання внутрішньої господарської політики, збереження та раціонального використання активів підприємства, запобігання та покриття фальсифікацій, помилок, точність і повноту, бухгалтерських записів, своєчасну підготовку надійної фінансової інформації. Система внутрішнього контролю виходить за межі тих аспектів, котрі безпосередньо стосуються тільки бухгалтерського обліку і включає в себе середовище контролю, де відбуваються операції -заходи і записи, які характеризують реальне становище керівництва і власників підприємства до діючої системи внутрішнього контролю, важливість діючої системи внутрішнього контролю для підприємства [52].

Під час аудиторської перевірки аудитор досліджує тільки ту методику і процедури бухгалтерського обліку, котрі відносяться до тверджень звітності. Розуміння відповідних аспектів системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю разом з оцінкою власного ризику і ризику невідповідності внутрішнього контролю разом з розглядом інших обставин дадуть можливість аудитору:

-         з'ясувати для себе види потенційних суттєвих перекручень, котрі можуть трапитися у фінансових звітах;

-         визначити фактори, що впливають на ризик існування суттєвих помилок;

-         запланувати необхідні аудиторські процедури.

На рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" ведеться облік розрахунків із постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги. За кредитом цього рахунку відображається заборгованість за одержані від постачальників товарно-матеріальні цінності, за дебетом - її погашення [54].

При аудиті записів по рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" потрібно перевірити:

-         наявність і правильність оформлення договорів;

-         причини виникнення заборгованості дату її погашення;

-         випадки не вимагання кредитором заборгованості і правильності й списання;

-         оформлення рахунків-фактур (ведення окремим рядком сплаченого ПДВ);

-         наявність на складі невідфактурованих поставок, оплата за якими не зазначена, або сум за матеріали і товари, фактично оплачені та отримані, але такі, що вважаються в дорозі;

-         облік бартерних операцій;

-         оформлення Журналу обліку отриманих від постачатьників рахунків-фактур і Книги придбання;

-         оформлення документів при обліку імпортних операцій (контракт предмет, кількість товару, ціна товару, місце виконання контракту, умова платежу, якість товару, гарантії, упакування, маркірування товарів тощо);

-         відповідність цін в документах і в договорах постачання;

-         списання витрат з рахунків на собівартість продукції;

-         віднесення штрафних санкцій за порушення умов договорів постачання (терміни, якість вантажу, неправильне оформлення документів, недостачі тощо);

-         наявність договору, проектно-кошторисної документації, джерела фінансування тощо при розрахунках з підрядниками [3].

Під час проведення аудиту розрахунків з постачальниками та підрядниками, аудитору слід знати про можливі помилки і відхилення від чинного законодавства, що можуть виникнути по даному розділу обліку, найтиповішими з яких:

-         несвоєчасна реєстрація інформації в обліковому регістрі;

-         реєстрація господарських операцій в документах не уніфікованої форми (у випадку, якщо для даної операції уніфікований документ передбачений);

-         відсутність необхідних реквізитів, які надають документу юридичної сили;

-         порушення, допущені при оформленні первинного документу (заповнення документів засобами, які не допускають їх тривале зберігання, порушення при внесенні виправлень в первинний документ);

-         порушення строків зберігання документації в архіві;

-         несвоєчасне списання заборгованості із закінченим строком позовної давності;

-         відсутність коригування по списаних на витрати ТМЦ (роботах, послугах), раніше відображених як невідфактуровані поставки, документи за якими надійшли і мають невідповідність з раніше відображеними в обліку показниками;

-         несвоєчасне висунення претензій постачальникам, відображення по претензіях нереальних сум;

-         відсутність аналітичного обліку розрахунків із постачальниками по неоплачених в строк розрахункових документах, по невідфактурованих поставках, по авансах виданих, по виданих векселях, по прострочених з оплатою векселів тощо;

-         порушення методології обліку в частині неправильно складених кореспонденцій рахунків [53].

Аудитору слід перевірити чи ведеться на підприємстві:

-  книга реєстрації отриманих рахунків;

-  книга реєстрації отриманих накладних від постачальників;

-  книга реєстрації договорів;

-  книга реєстрації претензій.

Аудит здійснюється окремо за кожним постачальником за кожним документом (рахунком) на сплату. Під час одержання матеріалів, товарів необхідно зробити запис: дебет рахунка 20 "Виробничі запаси", 28 "Товари", кредит рахунка 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Однак, коли на підставі виписки банку відбувається списання грошей для розрахунку з постачальником, то робиться запис: дебет 63 - кредит 31 "Рахунки в банках", аудитор перевіряє правильність і своєчасність виконання договірних зобов'язань постачальниками і підрядниками за виконані роботи чи надані послуги [49].

Аудит починають з аналізу результатів інвентаризації кредиторської заборгованості за відповідними звітними періодами на найближчу дату до початку аудиту. Дані інвентаризації слід звірити із сумами, відображеними у Головній книзі та балансі за рахунком 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками". Звірянню підлягають залишки кредиторської заборгованості на початок звітного періоду, відображені в регістрах бухгалтерського обліку, із залишками в попередньому звітному періоді, й уточнюється реальність кредиторської заборгованості.

При перевірці розрахунків з постачальниками і підрядниками насамперед необхідно установити якість стану внутрішньогосподарського контролю й обліку таких розрахунків. Для досягнення цієї мети, як правило, прибігають до опитування (письмовому й усний) працівників підприємства. Це дозволяє виявити найбільш уразливі місця в системі обліку розрахунків і визначити подальший напрямок перевірки. Переважно перевіряють види робіт, що зовсім не піддалися контролю або мало контролювалися бухгалтерією (чи іншою внутрішньою службою підприємства). За даними тестування можна визначити рівень організації внутрішнього контролю за операціями з розрахунку з постачальниками і загальний стан обліку цих операцій.

До конкретних питань тестування можна віднести наступні:

-        чи маються відповідні договори на всі постачання продукції

-        звірення з постійними виробниками:

1)     щокварталу;

2)     на кінець року;

-              звірення охоплюють постачальників на:

1)     100%;

2)     50%;

3)     не проводяться;

-        чи приймають участь бухгалтер у складанні акта на виявлення розбіжностей між фактично оприбуткованих ТМЦ і значитимуся на рахунках обліку розрахунків з постачальниками і підрядчиками;

-        право на одержання доручення на ТМЦ від постачальників представлено:

1)     обличчям, зафіксованому в наказі;

2)     немає обмежень;

-        чи реєструються рахунки-фактури постачальників в окремому журналі;

-        чи цілком доставляються матеріальні цінності на підприємство, тобто немає випадків нестач чи розбіжностей;

-        чи вчасно пред'являються претензії постачальникам (якщо немає -указати причину);

-        чи завжди задовольняються претензії (якщо немає - указати причину);

-        чи застосовуються штрафні санкції до постачальників за невиконання ними договірних зобов'язань;

-        чи оформляється документально повернення ТМЦ на відповідність якості, зазначених у рахунках, товарно-транспортних накладних;

-        при прийманні вантажу, що прибув по залізниці , чи здійснюється його перерахування, зважування, обмір при надходженні на склад і складання комерційного акту за недостачею ТМЦ;

-        чи здійснюється завезення ТМЦ по листах підприємства без наявності договорів;

-        чи розроблена типова схема кореспонденції рахунків для відображення господарських операцій;

-        чи вчасно надходять у бухгалтерію документи постачальників по оприбуткуванню ТМЦ матеріально-відповідальними обличчями;