Облік. аналіз і аудит розрахунків з постачальниками

У дебет рахунка 63 записуються погашення заборгованості, претензії до постачальників і підрядників, перезарахування та ін.

В таблиці 1.2 наведено приклади кореспонденцій за дебетом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками".

Таблиця 1.2 - Приклади кореспонденцій за дебетом рахунку 63 [48]

96

Планом рахунків бухгалтерського обліку передбачена можливість взаємозалежного відображення багатьох видів розрахунків. Облік розрахунків з постачальниками й замовниками ведеться на пасивному рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками", схема цього рахунка представлена на рис. 1.1, і активному рахунку 37.1 "Розрахунки за виданими авансами".

При організації бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками використовують типові форми первинних документів що використовуються в торгівлі, а також міжвідомчі форми, що діють у всіх галузях народного господарства.

Рисунок 1.1 - Схема рахунка 63 "Розрахунки з постачальниками

підрядниками" [7]

Форма бухгалтерського обліку як певна система регістрів бухгалтерського обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них обирається підприємствами самостійно з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.

В Наказі №356 [47] затверджені методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, які спрямовані на узагальнення у регістрах бухгалтерського обліку (крім регістру позабалансового обліку) методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань та факти фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій та інших юридичних осіб (крім банків і бюджетних установ).

Облікові регістри (книги, відомості, журнали тощо) призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах.

Облікові регістри повинні складаютися щомісяця та підписуватися виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Формування аналітичних даних здійснюється групуванням однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, з яких підсумки переносяться до відповідних журналів. Розріз (деталізація) аналітичної інформації у регістрах бухгалтерського обліку підприємством може розширюватися, змінюватися [50].

Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, в залежності від характеру і змісту операцій. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою та змістом.

Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів, які були підставою для записів, та з відомостями.

В облікових регістрах, показники яких переносять в Головну книгу або в інші облікові регістри, роблять відповідну позначку про це у відповідному рядку регістру.

В облікових регістрах підчистки і необумовлені виправлення тексту та цифрових даних не допускаються.

Помилки в облікових регістрах виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст та/або цифри закреслюються і над закресленим наводиться правильний текст та/або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом "виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей регістр, із зазначенням дати виправлення.

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками, покупцями і замовниками, різними дебіторами і кредиторами, за податками і платежами, облік виданих та отриманих короткострокових векселів, виданих довгострокових векселів, довгострокових і поточних зобов'язань, відстрочених податкових активів і зобов'язань здійснюється у Журналі 3 та відомостях аналітичного обліку 3.1 — 3.6.

У Журналі 3 відображаються обороти за кредитом рахунків:

-         у розділі I — 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68;

-         у розділі II — 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69.

Записи в цьому Журналі здійснюються на підставі підсумкових даних відомостей 3.1 — 3.6 та первинних документів.

Відомість 3.3 призначена для аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги, що відображаються на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Протягом місяця записи у відомості здійснюються в міру визнання зобов'язання за матеріальні цінності, нематеріальні активи, роботи і послуги та проведення розрахунків з постачальниками та підрядниками на підставі первинних облікових документів (товарно-транспортних накладних, накладних на відпуск товарно-матеріальних цінностей, актів приймання матеріалів, робіт, послуг, прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку тощо) [47].

За кредитом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом — її погашення, списання тощо. Сальдо на кінець місяця наводиться за кожним постачальником та підрядником і переноситься в графу 6 Відомості 3.3 на наступний місяць.

У графі 20 Відомості 3.3 відображається загальна сума, що належить сплаті постачальнику, підряднику за одержані товарно-матеріальні цінності, нематеріальні активи, прийняті роботи і послуги.

Підсумки граф 13 — 19 (рядок "Усього за рахунком 63") цієї відомості переносяться до графи 10 розділу I Журналу 3 [47].

Взаємини з постачальниками мають будуватися на договірній (контрактної) основі. Але при цьому необхідно пам'ятати про те, що сам по собі факт наявності договору ні від чого не захищає. Договір має бути грамотно складений, щоб у випадку невиконання постачальником своїх зобов'язань підприємство не несло фінансових або матеріальних збитків (утрат), як прямих, так і непрямих. Взагалі робота зі складання і укладання договорів бухгалтера напряму не стосується. Він може виступити тільки в ролі консультанта з питань оформлення документів (заявок, рахунків, накладних, доручень і т.д.), порядку, форми і виду оплати (готівковими або безготівковими коштами, в національній або іноземній валюті, до або після здійснення постачання і т.д.) і з інших питань, пов'язаних з бухгалтерським і податковим обліком. Але в цілому відповідати за "договірну" роботу має юрист підприємства, оскільки така робота вимагає високих професійних знань широкого спектра правових питань. Бухгалтер зобов'язаний перед тим, як підписувати будь-які розрахунково-платіжні документи по операціях з будь-яким постачальником або підрядчиком, уважно ознайомитися з основними положеннями договору (контракту), оцінити їхню законність у плані бухгалтерського та податкового обліку і тільки після цього підписувати зазначені документи. Крім цього, знання основних положень договору (контракту) необхідні бухгалтеру для того, щоб контролювати відповідність отриманих товарно-матеріальних цінностей, робіт або послуг умовам договору, вчасно здійснювати за них платежі та вірно відображати розрахунки з постачальниками і підрядчиками в бухгалтерському і податковому обліку.

Необхідно відзначити, що не завжди з постачальниками укладаються договори. Особливо часто це відбувається у взаєминах з постачальниками, що здійснюють торгову діяльність. У цьому випадку взаємини будуються на основі вимог законодавства [18].

Розрахунки з постачальниками в спрощеному варіанті укладаються в схему "товар 1 - гроші 2" або "гроші - товар", залежно від того, як ви домовитеся з постачальником: про наступну, після постачання товару, оплату або попередню оплату товару, що поставляється. Є ще один варіант - "товар на товар", що називається бартерною або товарообмінною операцією.

Те, що попередня оплата ще досить широко поширена, є наслідком виробника захиститися від несумлінних покупців. Однак не можна не помітити, що в цьому плані все помітніше зміни до кращого, і всі привабливості надвиробництва починають більш явно виявлятися на ринку, і виробники (постачальники) все охочіше йдуть на надання знижок, поетапну оплату і відстрочки платежу, тобто на наступну оплату (цілком усього поставленого товару або його частини), віддалену за часом від моменту постачання товару.

Отже, попередня оплата може бути:

-   повною (стовідсотковою);

-   частковою.

Принципової відмінності ні в порядку здійснення оплати, ні в оформленні документів попередня повна або часткова оплата не мають. Є відмінність тільки у відображенні такої операції в бухгалтерському і податковому обліку.

Попередня оплата здійснюється на підставі рахунка-фактури, що виписується постачальником відповідно до умов договору. Якщо це довгостроковий договір, за яким періодично здійснюються покупки різних найменувань товарів, то рахунок-фактура виписується відповідно до замовлення (заявки) покупця, оформленої в усній або письмовій формі (визначається за узгодженням сторін і вказується в договорі). Аналогічним образом (за замовленням (заявкою) покупця) оформляється рахунок-фактура на оплату й у випадку покупки товару в підприємств торгівлі або при здійсненні попередньої оплати разових робіт або послуг підприємств побутового обслуговування, зв'язку, автосервісу і т.д [6].

Однак не всі зобов'язання встановлюються договором: значна їх частина визначається адміністративними актами, іншими правомірними чи неправомірними діями.

В бухгалтерському обліку поняття "зобов'язання" вужче, ніж в цивільному законодавстві:

-         зобов'язання в бухгалтерському обліку виникає не тільки з Цивільного кодексу, а й з інших галузей права: фінансового, трудового чи окремих законодавчих актів, що регулюють економічні відносини;

-         поняття "зобов'язання" в праві та бухгалтерському обліку мають різний зміст;

-         договір - тільки юридичний факт, тому в бухгалтерському обліку відображаються договірні зобов'язання в момент їх виконання, а не виникнення [9].

Таким чином, державою передбачене законодавче регулювання розрахунків з постачальниками і підрядниками. Затверджено порядок відображення розрахунків в бухгалтерському обліку за відповідним рахунком 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками", який має відповідні субрахунки. Записи зі здійснення господарської операції відповідно до законодавства заносяться у відповідні регістри бухгалтерського обліку.

Відносини в які підприємство вступає з постачальником і зобов'язане сплатити певну суму грошових коштів за отримані послуги, товари, регулюються Господарським кодексом.

1.3 Роль та значення аудиту і аналізу розрахунків з постачальниками і підрядниками

Розвиток вільного економічного підприємництва з різними формами власності в Україні зумовив формування нового виду економічного контролю незалежного аудиторського контролю. Згідно Закону України "Про аудиторську діяльність" [45] під аудитом розуміють перевірку публічної бухгалтерської звітності, обліку, первинної документації та іншої інформації щодо фінансово-господарської діяльності з метою визначення достовірності їх звітності, обліку, його повноти та відповідності чинному законодавству та встановленим нормативам.