Облік. аналіз і аудит розрахунків з постачальниками

З урахуванням відзначених ознак кредиторську заборгованість можна було б визначити як частина майна організації, що є предметом виниклих з різних правових основ боргових зобов'язань організації-дебітора (боржника) перед уповноваженими обличчями кредиторами, що підлягає бухгалтерському обліку і відображенню в балансі як борги організації –баланс отримувача [18].

Довівши, що об'єктом бухгалтерського обліку слід вважати саме розрахунки як первинну операцію, в результаті якої формуються об'єкти фінансової звітності - дебіторська та кредиторська заборгованість, показано як це може вплинути на ефективність управлінської діяльності і, зокрема, фінансового менеджменту. В загальній політиці управління фінансами багато уваги приділено формуванню політики управління дебіторською та кредиторською заборгованостями. При цьому підприємству необхідно враховувати протилежні цілі: з одного боку, максимально користуватися залученими коштами, з іншого, найшвидше отримати власні оборотні кошти. Виходячи з сутності розрахунків, кожне підприємство одночасно є і кредито­ром, і дебітором, а кожна розрахункова операція приводить до одночасного виникнення дебіторської заборгованості в одного підприємства, і кредиторської - в іншого. Відтак, кожна розрахункова операція генерує різні, здебільшого суперечливі, цілі її суб'єктів. З чого можна дійти висновку, що на кожному підприємстві політики управління дебіторською та кредиторською заборгованостями повинні розроблятися не окремо, а бути узгодженими між собою. Однією зі спроб їх поєднати є політика управління грошовими потоками підприємства. Однак рух грошей - і позитивний, і негативний - не може відбуватись сам по собі, як не може представляти са­мостійну операцію. Тобто, формуючи політику управління грошовими потоками підприємству необхідно враховувати характер розрахункової операції, в результаті якої виник чи може виникнути рух грошових коштів. Серед об'єктів фінансового менеджменту слід виділити й розрахункові операції для підвищення ефективності фінансової політики підприємства, оскільки при її формуванні буде врахована більша кількість факторів, що впливають на розрахункові операції взагалі, а не тільки ті, що впливають на сформовану в результаті їхнього проведення заборгованість або рух коштів [15].

На сьогоднішній день існує чимало підприємств, діяльність яких можлива тільки завдяки зобов'язанням за розрахунками з постачальниками.

Тобто практично не маючи власного капіталу, підприємство бере в кредит товар (тобто під реалізацію) і отримує значні прибутки не ризикуючи при цьому власним капіталом. Зобов'язання підприємства за розрахунками з постачальниками та підрядниками займають дуже важливе місце в системі управління діяльністю підприємства. Це аргументується тим, що приймаючи управлінські рішення щодо тактичних чи стратегічних планів підприємства, керівник в першу чергу робить аналіз чи перевірку фінансової звітності, а особливо зобов'язань підприємства, що дає змогу визначити його фінансову стійкість, незалежність та в кінцевому результаті прибутковість. Зобов'язання підприємства за розрахунками з постачальниками та підрядниками - це короткострокові зобов'язання, що виникають при постачанні продукції чи наданні послуг. Дані зобов'язання повинні погашатися згідно договорів про купівлю-продаж товарів, що заключається з постачальниками чи підрядниками [7].

Організація обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками проводиться згідно наказу про облікову політику, розрахунок з постачальником проводиться згідно укладеного договору про постачання товарів чи надання послуг.

Створення цілісної та ефективної системи бухгалтерського обліку неможливе без застосування такого специфічного елементу як облікова політика. Законодавство України визначає облікову політику як "сукупність принципів, методів та процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності", та встановлює обов'язковість її розробки підприємствами [12].

Способи поточного групування інформації про розрахунки мають бути закріплені в обліковій політиці шляхом побудови робочого плану рахунків, відносно якого національне законодавство припускає самостійність підприємств при обранні набору аналітичних ознак. Ретельний аналіз діючого плану рахунків показав, що перш ніж організовувати аналітичний облік, необхідно виправити серйозні недоліки в синтетичному, а саме: при групуванні рахунків для обліку розрахунків за класами в основу має бути покладена їх економічна сутність та класифікація. Існуючий план рахунків спрямований на облік дебіторської та кредиторської заборгованості як об'єкти фінансової звітності, не враховуючи те, що заборгованість це лише статичний стан розрахункових операцій, а також те, що ці операції відбуваються щоденно і, звичайно, повинні відображатись в обліку, а заборгованість представляють у фінансовій звітності лише на визначену дату.

Кредиторська заборгованість у підприємств та організацій виникає найчастіше через невиконання установами своїх зобов'язань.

Облік кредиторської заборгованості підприємств та організацій ведеться на рахунках класу 6 "Поточні зобов'язання", який об'єднує рахунки, призначені для обліку зобов'язань установи, що виникають у процесі її діяльності, і погашення яких здійснюється протягом одного бюджетного року [48].

1.2 Нормативно-правове забезпечення розрахунків з постачальниками і підрядниками в Україні

Бухгалтерський облік на підприємствах з різною формою власності базується виключно на основі нормативних документів, а саме: в-першу чергу Законів, прийнятих вищим законодавчим органом Верховною Радою України, Указів Президента України, Постанов та директив Кабінету міністрів України, наказів та інструкцій Міністерства фінансів України та Головної податкової адміністрації України.

Розрахунки підприємства з постачальниками та підрядниками регулюються такими нормативними актами:

-         Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"[46];

-         Інструкціє про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій [48];

-         Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності" [40];

-         Положення (стандартом) бухгалтерського обліку 2 "Баланс" [41];

-         Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 11 "Зобов'язання" [43];

-         Наказом Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку [49];

-         Наказом Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку [51] та інші.

Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" встановлено, що зобов'язання — заборгованість підприємства, яка виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні вигоди.

Економічна вигода — потенційна можливість отримання підприємством грошових коштів від використання активів [46].

Даним законом затверджені єдині правила ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, які є обов'язковими для всіх підприємств та гарантують і захищають інтереси користувачів.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи [39].

Поточні зобов'язання відображаються в балансі за сумою погашення. Відповідно до П(С)БО 11 "Зобов'язання" [46] для визнання зобов'язань повинні бути дотримані дві умови:

-         оцінка їх може бути достовірно визначена;

-         існує ймовірність зменшення економічних вигод внаслідок їх погашення.

В П(С)БО 11 "Зобов'язання" відсутнє визначення критеріїв визнання того чи іншого виду зобов'язань.  Зобов'язання виникають на балансі підприємства та відображаються у фінансовій звітності в наступних випадках:

-         при визнанні активу, придбаного в борг;

-         при створенні забезпечення за рахунок витрат (резерв на оплату відпусток та інші забезпечення) звітного періоду, що супроводжується збільшенням витрат та збільшенням зобов'язань;

-              при зменшенні забезпечення та збільшенні зобов'язання. Частина довгострокових зобов'язань, яка підлягає погашенню в термін до 12-ти місяців з дати балансу, відображається у складі поточної заборгованості.

Оцінка зобов'язань відіграє значну роль при формуванні облікової політики підприємства. Застосування принципу обачності, що передбачає використання в бухгалтерському обліку методів оцінки, які повинні запобігати заниженню сум визнаних зобов'язань, є важливим при оцінці зобов'язань. Завдяки дії принципу безперервності оцінка зобов'язань підприємства здійснюється, виходячи з припущення, що його діяльність триватиме й надалі [4].

В Інструкції із застосування Плану рахунків [48] встановлено призначення і порядок ведення рахунків бухгалтерського обліку для узагальнення методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань та факти фінансово-господарської діяльності підприємств, організацій та інших юридичних осіб (крім банків і бюджетних установ).

Інструкція із застосування Плану рахунків спрямована на забезпечення єдності відображення однорідних за змістом господарських операцій на відповідних синтетичних рахунках і субрахунках. В Інструкції наведена коротка характеристика і призначення синтетичних рахунків і субрахунків, типова схема реєстрації та групування інформації про господарські операції (кореспонденція рахунків першого порядку).

Планом рахунків передбачено 10 класів, клас 6 має назву "Поточні зобов'язання".

Рахунки цього класу призначені для обліку даних та узагальнення інформації про зобов'язання, які будуть погашені у звичайному ході операційного циклу підприємства або повинні бути погашені протягом дванадцяти місяців з дати балансу.

На рахунках цього класу ведеться облік короткострокових позик, довгострокових зобов'язань, що стали поточною заборгованістю із строком погашення на дату балансу не більше дванадцяти місяців, короткострокових векселів виданих, розрахунків з постачальниками та підрядниками, розрахунків з податків і платежів, розрахунків за страхуванням, розрахунків з оплати праці, розрахунків з учасниками, а також інших розрахунків та операцій, доходів майбутніх періодів.

На окремих субрахунках синтетичних рахунків 63, 64, 65, 68 сальдо на кінець місяця може бути не лише кредитовим, але й дебетовим. Такі показники не згортаються, а сальдо синтетичного рахунку визначається розгорнуто за дебетом і кредитом як сума відповідного сальдо на субрахунках.

Рахунок 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" має такі субрахунки:

631   "Розрахунки з вітчизняними постачальниками";

632   "Розрахунки з іноземними постачальниками" [48].

На субрахунку 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками" ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.

Рахунок 63 використовується для розрахунків із постачальниками і підрядниками за отримані виробничі запаси, товари, роботи та послуги, які регулярно надаються на підставі укладених договорів. У кредит рахунка 63 обов'язково записується заборгованість у сумі, яка вказується у документах постачальника (як оплата за матеріали за договірними цінами, так і різного роду надбавки, збори, ПДВ, платежі за тару, тарифи за перевезення тощо).

При отриманні матеріальних цінностей, робіт і послуг складаються записи що наведені в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1 - Приклади кореспонденцій за кредитом рахунку 63 [48]