Облік. аналіз і аудит розрахунків з постачальниками

Програмну систему "Галактика" можна розглядати як систему підтримки прийняття управлінських рішень, яка реалізує функції бухгалтерського обліку, фінансового аналізу, маркетингу, логістики, аудиту. За цією програмою можна проводити порівняльний аналіз, оцінювати якісні параметри фінансового стану, виконувати ситуаційний аналіз.

Процеси ринкового реформування і зміна економічного середовища господарювання в Україні ставлять на перший план розробку нових програмних продуктів, які відповідали вимогам інтегрованої оцінки, багатоваріантного пошуку, оперативності та економічності?

Організаційно-технічне забезпечення передбачає вибір технічних засобів достатньої продуктивності для опрацювання масивів інформації аналітичного процесу, розподіл технології аналізу у мережі АРМ-аналітиків,  та формування вихідної інформації на запит користувачів різного рангу і за регламентами аналітичного процесу. Головні критерії формування такого забезпечення висока надійність, оперативність та економічність опрацювання даних. Структура технічних засобів повинна передбачити простір для виходу на інтегровані системи, балансування потужностей у мережі та за етапами технічного процесу.

Правове забезпечення передбачає правовий режим доступу до інформації, відповідальність за її втрату, розповсюдження та спотворення. У правовому колі вирішують питання компетентності аналітичних висновків і пропозицій, доцільність ознайомлення з нею керівників різного рангу та акціонерів. Питання правового забезпечення економічного аналізу вирішують у контексті формування правового режиму автоматизованого опрацювання економічної інформації в цілому.

Ергономічне забезпечення передбачає створення сприятливих умов для продуктивної роботи аналітика. Воно охоплює визначання нормативів праці, її оплати, підтримки ініціативи працівників та формування системи матеріального і морального стимулювання.

Економічна ситуація на підприємствах України вимагає від суб'єктів господарської діяльності своєчасного прийняття ефективних управлінських рішень. Зробити це неможливо без достовірної, належним чином обробленої та підготовленої для управління інформації про фінансово-господарську діяльність підприємства. Інструментом для одержання такої інформації виступає система бухгалтерського обліку.

Саме облік надає керівництву підприємства оперативну, достовірну та об'єктивну інформацію. Ефективне досягнення цієї мети можливе при комп'ютеризації бухгалтерського обліку на підприємстві і зокрема такого об’єкту обліку як кредиторська заборгованість.

Комп'ютерна система (КСБО) забезпечує вирішення багатьох завдань через реєстрацію господарських фактів та обробки даних. КСБО на сьогодні дає можливість накопичувати, аналізувати, інтерпретувати та надавати інформацію користувачам бухгалтерського обліку.

Однак, існує проблема, пов'язана з вибором програмного забезпечення, яке б найбільш повно розкривало інформацію, сформовану за даними обліку. Більшість існуючих програм, які автоматизують облік, - це лише електронні таблиці, які самостійно виконують тільки рознесення проводок в регістри обліку. Крім того, як правило, бухгалтерська програма розробляється або програмістом, знайомим з обліком тільки з чужих слів, або бухгалтером, не знайомим з усіма тонкощами системного програмування.

При комп'ютеризації обліку постають запитання: що автоматизувати, навіщо, як і в якому обсязі. Впроваджуючи ту чи іншу автоматизовану систему обліку підприємство впроваджує не просто програмний продукт, але й, часто несподівано для себе, нові методики управління підприємством, які включають управління кредиторською заборгованістю.

Автоматизація цього процесу підвищує ефективність і прискорює процес обробки даних, надає оперативну інформацію для прийняття рішень. Тому досить часто доцільно впроваджувати автоматизовану систему не з метою отримання глобального результату, а для того, щоб вирішити ряд локальних проблем. За умови автоматизації обліку кредиторської заборгованості інформація, що генерується програмою, повинна бути зрозумілою користувачу.

Існує думка, що застосування автоматизованої системи дозволяє ефективно вирішити проблему оперативності аналітичного обліку, так як ефективність бухгалтерського облік та управління завдяки цьому повинна автоматично зрости. Завдяки комп'ютеризації обліку кредиторської заборгованості є можливість в межах одного синтетичного рахунку одержати декілька різних розрізів аналітики, які різносторонньо відображають первинну інформацію. В аналітичних рахунках інформація групується та узагальнюється в інтересах управління за певними ознаками. Тут значно підвищується інформаційна ємність системи рахунків та можливості більш детального і глибокого аналізу інформації.

Вважається, що впровадження КСБО на підприємстві призведе до поступової відмови від аналітичного обліку та його заміни обліком більш елементарних первинних об'єктів. На нашу думку, будь-яка ознака групування в рамках одного синтетичного рахунку стає основою системи аналітичних рахунків, і таких систем може бути безліч залежно від потреб управління.

Комп'ютеризація обліку призводить до створення на підприємстві автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ бухгалтера призначене для автоматизованого виконання операцій на конкретній стадії облікового та аналітичного процесів. Ця система є структурною одиницею автоматизованих систем управління, персональним засобом облікового працівника для планування, обробки фактичних даних і підготовки інформації для прийняття управлінських рішень.

АРМ бухгалтера за їх місцем у системі обліку підприємства можна поділити на такі рівні: АРМ у підрозділах підприємства (первинний облік); АРМ у бухгалтерії (ділянки обліку); АРМ головного бухгалтера (зведений облік); АРМ управлінців (функції обробки і аналізу даних без права зміни бухгалтерської інформації) (див. рис. 3.1).

Отже, досягти покращення ефективної  діяльності на підприємствах, і на ПП „Добростав” зокрема, можна за рахунок впровадження новітніх технологій та новітніх досягнень НТП на основі автоматизованих систем управління підприємством вцілому.

3.2. Організація і методика проведення аудиту та інвентаризації розрахунків з постачальниками і підрядниками на підприємстві

Законом "Про бухгалтерський обліку і фінансову звітність в Україні", встановлено, що головним завданням бухгалтерського обліку є формування повної, достовірної інформації про наявність і рух майна, господарські процеси і результати діяльності підприємства, яка необхідна для керівництва та управління, а також для її використання інвесторами, постачальниками, кредиторами, банками, податковими та статистичними органами.

Основними завданнями організації бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками є:

-         чітке документування розрахунків;

-         своєчасна та повна реєстрація даних первинного обліку в регістрах;

-         попередження прострочення заборгованості;

-         правдиве відображення інформації щодо розрахунків в звітності. Для проведення аудиту розрахунків необхідно провести їх інвентаризацію. Вона необхідна для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності на підприємстві.

Згідно вищезазначеного Закону підприємство для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності проводить інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.

Порядок проведення інвентаризацій та відображення по обліку виявлених при інвентаризації розходжень регулюється Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України №69.

Кількість інвентаризацій та дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначається підприємством, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Для проведення інвентаризації на досліджуючому підприємстві розпорядчим документом керівника створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія, до складу якої включаються досвідчені працівники, а очолює таку комісію керівник підприємства.

За наслідками інвентаризації робоча інвентаризаційна комісія складає протокол із зазначенням у ньому результатів інвентаризації і висновків щодо них.

При проведенні інвентаризації інвентаризаційні описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, не оплачені в строк покупцями відвантажені товари і цінності та ті, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці).

Відмінною рисою інвентаризації розрахунків з різними дебіторами і кредиторами є те, що фактичною, виявленої в процесі інвентаризації, сумою заборгованості вважається та, що звірена (погоджена) обома сторонами, учасниками розрахунків (і дебітором, і кредитором). Таке звірення, відповідно до п. 11.11 Інструкція № 69, здійснюється так:

-         всім дебіторам підприємства-кредитори повинні передати виписки про їх заборгованість, які пред'являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності заборгованості. Підприємства-дебітори зобов'язані протягом десяти днів з дня отримання виписок підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення;

-         на суми заборгованості постачальників з невідфактурованих поставок після їх перевірки бухгалтерія повинна зажадати від постачальників розрахунково-платіжні документи. Постачальники зобов'язані подати покупцям такі документи або повідомити причини щодо їх неподання чи про відсутність такої заборгованості.

Однак на даному підприємстві дана вимога не завжди виконується, що являється недоліком в організації проведення інвентаризації розрахунків на ПП «Добростав» .

Інвентаризація, у тому числі і розрахунків, здійснюється на певну дату. До настання дати інвентаризації підприємство, що інвентаризує свої розрахунки, не може надіслати всім своїм дебіторам виписки про їхню заборгованість, оскільки просто немає даних, які в них повинні вказуватися.

Тривалий строк здійснення інвентаризації розрахунків — це не найбільша проблема. Найбільшою проблемою інвентаризації розрахунків є одержання від підприємств відповідей на всі надіслані ним листи із вкладеною випискою про стан заборгованості, з підтвердженням або непідтвердженням даних, зазначених у виписці. Причини можуть бути різними, але обов'язково знайдеться хоч одне підприємство, що не відповідає на надісланий йому лист. Особливо часто це трапляється з тими підприємствами, заборгованість яких утворилася давно. Тому, підприємство не надсилає даних листів.

Наступна проблема пов'язана з урегулюванням невідповідності даних по заборгованості в підприємства-дебітора і підприємства-кредитора, що здійснює інвентаризацію розрахунків. Для знаходження причини невідповідності, що виникла, іноді необхідно здійснювати звірення за всіма операціями з даним підприємством-дебітором за кілька років.

Отже, інвентаризація є одним із елементів бухгалтерського обліку і контролю за станом активів та зобов'язань підприємства, і виступає як обов'язкове доповнення до поточної документації господарських операцій.

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" для підтвердження правильності і достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності підприємства, незалежно від форм власності, перед укладанням річного звіту необхідно проводити інвентаризацію всіх активів, зобов'язань і розрахунків.

Після проведення інвентаризації на підприємстві проводять внутрішній аудит. Аналіз матеріалів інвентаризації розрахунків дає аудитору змогу зосередити увагу на сумнівних розрахунках, перевірити обґрунтованість створення резерву за сумнівними боргами і законність їх списання з балансу.

Аудитор перевіряє правильність і своєчасність виконання договірних зобов'язань постачальниками і підрядниками за виконані роботи чи надані послуги. Аудит починають з аналізу результатів інвентаризації кредиторської заборгованості за відповідними звітними періодами на найближчу дату до початку аудиту. Дані інвентаризації слід звірити із сумами, відображеними у Головній книзі та балансі за рахунком 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками". Звірянню підлягають залишки кредиторської заборгованості на початок звітного періоду, відображені в регістрах бухгалтерського обліку, із залишками в попередньому звітному періоді, й уточнюється реальність кредиторської заборгованості.

Аудит зобов'язань підприємства щодо розрахунків з постачальниками та підрядчиками проводиться відповідно до методики, що складається аудитором. На досліджуваному підприємстві аудит формується яз декількох етапів. На першому етапі аудитор робить план досліджень, досліджує підприємство. Оскільки на ПП «Добростав» аудит проводиться аудитором, який ознайомлений із специфікою роботи підприємства, то на етапі планування аудитор ставить ціль дослідження, сортує та підбирає відповідні документи для перевірки. На другому етапі -досліджується фінансовий стан підприємства та правильність відображення в обліку та фінансовій звітності операцій, що були проведені. І на кінцевій стадії - аудитор формує своє висновки проведених досліджень.

Аудит здійснюється окремо за кожним постачальником за кожним документом (рахунком) на сплату. Під час одержання матеріалів, товарів необхідно зробити запис: дебет рахунка 20 "Виробничі запаси", 28 "Товари", кредит рахунка 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Однак, коли на підставі виписки банку відбувається списання грошей для розрахунку з постачальником, то робиться запис: дебет 63, кредит 31 "Рахунки в банках". Аудитор перевіряє правильність і своєчасність виконання договірних зобов'язань постачальниками і підрядниками за виконані роботи чи надані послуги. Аудит починають з аналізу результатів інвентаризації кредиторської заборгованості за відповідними звітними періодами на найближчу дату до початку аудиту. Дані інвентаризації слід звірити із сумами, відображеними у Головній книзі та балансі за рахунком 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками". Звірянню підлягають залишки кредиторської заборгованості на початок звітного періоду, відображені   в   регістрах   бухгалтерського   обліку,   із   залишками   в попередньому звітному періоді, й уточнюється реальність кредиторської заборгованості.