Облік і аудит статутного капіталу

- рідкісні та нехарактерні  для господарюючого суб’єкта  угоди, особливо здійснені в  кінці звітного періоду;

- фінансово-господарські  операції, при здійсненні яких  використовувався відмінний від  звичайного порядок їх санкціонування  та оформлення;

В процесі попереднього планування ознайомилися зі становленням та розвитком  підприємства, його організаційно-управлінською  структурою, видами діяльності, структурою статутного капіталу, системою оплати праці та розподілу прибутку, системою внутрішнього контролю тощо.

Джерелами інформації при  цьому можуть бути: Статут підприємства, документи про його реєстрацію, протоколи  засідань Ради директорів та зборів акціонерів, договори, накази про облікову політику, внутрішні звіти аудиторів, внутрішньо фірмові інструкції, організаційна  структура, список філій і дочірніх компаній, судові та арбітражні матеріали, статистична звітність; інформація отримана з бесід з керівництвом та персоналом підприємства, а також  при загальному обстеженні підприємства та його основних підрозділів тощо.

В результаті попереднього планування одержали інформацію про:

- зовнішні фактори, які  впливають на господарську діяльність підприємства, що відображають економічну ситуацію та галузеві особливості;

- внутрішні фактори, які  впливають на господарську діяльність  підприємства, пов'язані з його  індивідуальними особливостями;

- незалежність аудиторської  фірми відносно підприємства-клієнта.

Зібрана інформація про діяльність господарюючого суб'єкта дозволяє визначити  коло проблем, для вирішення яких необхідно залучити сторонніх спеціалістів.

Можливість та необхідність залучення сторонніх спеціалістів визначаються наявністю наступних  факторів:

- характер та складність  питань, які передбачається піддати  експертному дослідженню;

- суттєвість питань для  загальної оцінки бухгалтерської  звітності господарюючого суб'єкта;

- можливість отримання  необхідних відомостей шляхом  застосування альтернативних прийомів.

Але перш ніж переходити до планування аудиту на підприємстві, між аудиторською фірмою та підприємством-замовником виникає угода на проведення аудиторських робіт на підприємстві та складається  договір. Таким чином, перш ніж розпочати  перевірку аудиторові необхідно  виконати кілька попередніх дій. Насамперед необхідно установити контакт із потенційним клієнтом, що може відбуватися  по-різному. По-перше, ініціатива проведення аудиту може йти від самого аудитора. Якщо підприємство або банк є привабливим  з погляду тривалої співпраці, якщо його фінансова позиція, міжнародні зв'язки та результати діяльності за минулі роки відповідно до друкованих джерел є сприятливими, а міжнародного аудитора ця компанія ще не має, уповноважений  представник аудиторської фірми  може сам зв'язатися з представником  керівництва потенційного клієнта. По-друге, саме підприємство або банк можуть висловити своє бажання пройти міжнародний аудит (за свій рахунок).

Для того, щоб визначити, чи варто за наявних умов давати згоду на проведення аудиту фінансової звітності якоїсь компанії (або на участь у тендері на надання аудиторських послуг), виконали такі процедури:

- ознайомився з галуззю,  в якій працює клієнт, та його  конкретним бізнесом;

- отримав та проаналізував  фінансову інформацію потенційного  клієнта та інформацію про  цього ж клієнта від третіх  сторін, таких як банки, юридичні  компанії;

- якщо клієнт міняє  аудитора, необхідно зв'язатися з  попереднім аудитором, як цього  вимагають стандарти аудиту;

- проаналізував особливі  обставини, через які цей проект  може вважатися особливо ризикованим;

- оцінив незалежність  аудиторської фірми та її здатність  задовольнити потреби клієнта;

- визначив, чи прийняття  клієнта не суперечитиме вимогам 
законів та правил і кодексу професійної поведінки.

Перед тим як прийняти нового клієнта, між ним та аудитором  має відбутися зустріч, на якій необхідно  визначити сутність майбутнього  проекту та відповідальність кожної зі сторін. Коли йдеться про перший аудит даного клієнта, то треба поінформувати  про проблеми, пов'язані з «аудитом першого року». Клієнта необхідно  поінформувати про сутність аудиторської перевірки. Сторони повинні визначити, яку відповідальність братиме на себе аудитор.

Потрібно також домовитися про час проведення перевірки, її оформлення (звіти, висновки, лист з  рекомендаціями керівництва тощо) та суму і порядок оплати.

Після зустрічі з клієнтом аудитор мусить прийняти остаточне  рішення щодо того, чи давати згоду  на цю роботу. Мають бути з'ясовані  такі питання:

- чи має аудитор достатні  знання про діяльність клієнта  та галузь, де він працює, щоб  належним чином виконати свою  роботу відповідно до потреб  клієнта?

- чи вчасно був призначений  аудитор і чи має він змогу  відповідно спланувати свою роботу  й отримати достатньо компетентних  свідчень (доказів) для того, щоб  сформулювати висновок стосовно  фінансової звітності?

- чи відповідає виконання  цього проекту професійним інтересам  аудитора?

Якщо аудитор погоджується прийняти клієнта і надати йому аудиторські  послуги, він підтверджує умови  та строки виконання, про які було домовлено під час зустрічі з  клієнтом, у документі, що називається  «Лист-згода» (Engagement Letter). Цей лист являє  собою поширену в західній практиці форму контракту між аудитором  та клієнтом. Його головним призначенням є попередження непорозумінь між  сторонами в тому, що стосується суті виконуваного проекту та відповідальності, яку бере на себе аудитор. Типовий  лист-згода містить такі положення:

- мета аудиту;

- очікувана дата закінчення  аудиту;

- відповідальність керівництва  клієнта за фінансову звітність;

- обсяг аудиту.

Зауважимо, що через характер перевірки та інші неминучі обмеження  системи внутрішнього контролю існує  ризик того, що навіть деякі суттєві  викривлення даних можуть залишитися невиявленими.

Під час проведення аудиту має бути забезпечений доступ до будь-яких документів, записів та іншої інформації.

В українській практиці замість  листа-згоди укладається договір (чи угода) щодо надання аудиторських послуг.

Нормативом 4 в «Угоді на здійснення аудиторських послуг», ухваленій  рішенням Аудиторської палати України  № 73 від 18.12.1998 p., визначено порядок  укладання договору, його зміст та структуру. Згідно з п. 1 нормативу  «Угода на здійснення аудиторських послуг»  чи відповідний договір є основним документом, який засвідчує факт досягнення домовленості між замовником та виконавцем про проведення аудиторської перевірки», а п. 2 наголошує: «Угода документально стверджує, що сторони дійшли згоди з усіх моментів, обумовлених у договорі. Для того, щоб уникнути неправильного розуміння сторонами своїх обов'язків, умов виконання зобов'язань та прийнятого ступеня відповідальності, необхідно максимально ясно обумовити в договорі усі суттєві аспекти взаємовідносин, які виникають у зв'язку з укладенням договору». Зокрема, це стосується ціни на аудиторські послуги. Це особливо важливо у зв'язку з особливостями аудиту, крім того, аудиторські послуги дуже складно, якщо взагалі можливо, оцінити. Тому, укладаючи договір, треба бути дуже уважним та намагатися передбачити всі можливі випадки і наслідки тих чи інших обставин та дії сторін.

Дуже важливо, щоб укладений  договір мав юридичну силу і міг  бути визнаним судовими органами. Для  цього він повинен відповідати  чинному законодавству України  та бути підписаним уповноваженими на це посадовими особами. Уповноваженими на укладання договору вважаються особи, на яких покладені такі обов'язки статутом підприємства, при цьому слід враховувати  обмеження, наприклад, суми, на яку мають  право укладати договори ці особи.

У випадках, коли особа, яка  підписує договір (угоду), діє на підставі доручення, слід перевірити правильність оформлення цього доручення. Доручення  оформляється на фірмовому бланку або  в лівому куті проставляється штамп  підприємства; у ньому треба вказати  номер, дату видачі, строк дії (оскільки доручення — терміновий документ). Якщо номера або дати немає, доручення  недійсне. У дорученні мають бути зазначені конкретні повноваження особи, формулювання на зразок «представляти  інтереси фірми» не тягне за собою  жодних юридичних наслідків, і договір, підписаний особою, яка діє на підставі такого доручення, є недійсним. Доручення  підписується виключно керівником підприємства, при цьому засвідчується підпис особи, на ім'я якої воно видано. Доручення  завіряється круглою печаткою підприємства (печатка повинна мати ідентифікаційний код підприємства), і назва фірми на ній має відповідати назві фірмового бланка та назві фірми в договорі.

Підписи представників сторін за договором мають бути проставлені  власноруч тими особами, які вказані  у вступній частині договору. Крім того, договір має бути завірений  круглими печатками сторін за договором (за винятком випадків, коли представник  сторони за договором діє на підставі одноразового доручення, прикладеного до договору).

Пунктом 3 нормативу № 4 вказано, що укладенню договору на проведення аудиту має передувати обмін листами  між аудитором та клієнтом. Після  проведення аудиту складається Акт  приймання-передавання виконаних  аудиторських послуг.

Для укладення договору на проведення аудиту необхідно обстежити  підприємство ще до початку аудиторської перевірки. Це потрібно для того, щоб  ознайомитись з особливостями його діяльності, визначити ризики, оцінити  обсяг аудиторських послуг. Цю роботу, як правило, виконує директор аудиторської фірми, менеджер або досвідчений  аудитор, який знає методику оцінки ризику, галузь, де працює клієнт. На місці вивчається організація бухгалтерського обліку та її відповідність стандартам, наявність  і ефективність внутрішнього контролю, фах працівників бухгалтерії, документація, складена іншими аудиторами, обсяги первинної  документації; вивчаються статутні та установчі документи, документи  про державну реєстрацію та ліцензії, патенти, сертифікати. Досліджуються  облікові регістри і встановлюється форма бухгалтерського обліку та її відповідність установленим формам, оцінюється майно.

Важливо встановити, на які  структури чи на яких посадових осіб покладені функції контролю, проводився чи ні зовнішній аудит. Аудитор ці та інші питання вивчає вибірково, але  ретельно, щоб мати уявлення про  особливості діяльності підприємства. За результатами попереднього обстеження складається звіт аудитора, в якому наводяться основні особливості діяльності підприємства та виявлені недоліки. Наступним етапом є планування аудиту, складання плану аудиту, який узгоджується з клієнтом. Якщо все узгоджено і клієнт готовий до проведення аудиту, то він надсилає відповідний лист, в якому вказує бажані строки перевірки. Аудиторська фірма виявляє свої можливості, визначає аудиторів, які будуть здійснювати аудит, складає відповідну програму з зазначенням у ній конкретних строків перевірки кожного напрямку аудиту та осіб, які будуть її проводити. Важливо, щоб один – два дні було виділено на підготовку аудиторам, які вивчають результати попереднього обстеження, законодавчі і нормативні документи, роблять робочі помітки для себе про те, на що потрібно звернути першочергову увагу. Від підготовки аудиту залежить якість та своєчасність його проведення, тому їй необхідно приділити належну увагу.

Забороняється проведення аудиту аудитором, який має прямі родинні  зв'язки з керівництвом суб'єкта господарювання, що перевіряється, або особливі майнові  інтереси, є членом керівництва, засновником  або власником суб'єкта, де проводиться  аудит.

У випадку прийняття рішення  про необхідність залучення стороннього  спеціаліста (експерта) аудитор повинен  отримати на це згоду керівництва  господарюючого суб'єкта, на якому проводиться  перевірка.

Якщо керівництво відмовляється  дати таку згоду, в той час як аудитор  вважає, що думка експерта з того чи іншого питання повинна бути неодмінно  отримана, то за підсумками аудиту може бути виданий умовно позитивний чи негативний висновок або оформлена  відмова про висловлення думки  аудиторської фірми про достовірність  бухгалтерської звітності даного господарюючого суб'єкта.

В такому випадку аудитору доцільно проінформувати керівництво  підприємства про вплив на аудиторський висновок обставин, які зробили неможливим використання експертних оцінок для  отримання необхідних аудиторських доказів. З урахуванням доказів  керівництво господарюючого суб'єкта може переглянути своє відношення до питання про залучення стороннього  спеціаліста.

Якщо ж згоду керівництва  не одержано, його відмова від використання роботи експерта повинна бути оформлена  письмово. За наявності такої відмови  аудиторська фірма розглядає  питання про підготовку за результатами проведеного аудиту аудиторського  висновку, відмінного від безумовно-позитивного. 

При одержанні дозволу  від керівництва господарюючого суб'єкта на залучення стороннього  спеціаліста аудиторська фірма  приділяє значну увагу правильному  вибору такого експерта.

В ході спілкування з експертом  аудитор детально обговорює та узгоджує з ним питання зв'язку та координації, в тому числі домовляється про порядок взаємного інформування щодо проблем, які можуть виникнути в процесі роботи.

Робота експерта при проведенні аудиту використовується на основі договору платного надання послуг, який укладається  між господарюючим суб'єктом, на якому проводиться аудит, і експертом  або аудиторською фірмою та експертом.

В такому договорі обов'язково відображається інформація (див. мал. 3.1):

 

 

 

 

 

 

 

Результати роботи експерта повинні бути оформлені письмово у вигляді висновку із зазначенням  найменування господарюючого суб'єкта, об'єкта та проведеної роботи, її обсягу і меж відповідальності експерта, використаних нормативно-довідкових матеріалів, методів роботи, що застосовувались, наданих експертом пропозицій, будь-яких не вирішених суттєвих сумнівів, пов'язаних з проведеною роботою, результатів  проведеної роботи. Висновок підписується експертом, скріплюється печаткою.