Инвентаризация товаров и тары на предприятиях розничной торговли

1.5. Документальное оформление  инвентаризации товаров  и тары

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. При использовании  ручного способа описи заполняются  чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и  подчисток. Наименования инвентаризуемых  ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. В опись записывается товар в полном и правильном наименовании с указанием номенклатурного  номера, расфасовки. В графе «цена» указывается цена, по которой товар  сдан под отчёт по товарным документам материально ответственному лицу. При  этом цены должны соответствовать единице  измерения, в которой товар внесён в опись. Например, количество товара указано в штуках, и цена ставится за одну штуку.

     На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

     В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Инвентаризационные  описи составляются не менее чем  в 2-х экземплярах. Описи должны подписывать  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица, которые принимали участие  в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей. В описи  материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение.

   Если  на торговом предприятии имеется  остаток денег, не сданных в банк от продажи товаров, то этот остаток, проверенный инвентаризационной комиссией, записывается на лицевой стороне  описи. По каждой странице описи указывается  прописью число порядковых номеров  товарно- материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях (безотносительно к их характеру). Такой подход исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. После взаимной сверки каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи инвентаризационная комиссия записывает прописью количество порядковых номеров и натуральных единиц отдельно по последней странице и по всей описи в целом, а также суму всех ценностей. На последней странице описи материально ответственное лицо (бригадир, члены бригады) даёт подписку о том, что все ценности проверены комиссией в натуре в его присутствии и внесены в опись.

     После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем  порядке:

• первый экземпляр описи - в бухгалтерию организации, где ведётся учёт ценностей;
• второй экземпляр описи - материально ответственному лицу.

     В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в  установленном порядке.

     Инвентаризационные  описи в Универсаме «Пальмира» оформляется  автоматизированным способом, без помарок  и подчисток. Описи не содержат незаверенных исправлений (приложения В, Г). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Поскольку в Универсаме «Пальмира» осуществляется автоматизированная обработка фактических  данных, при формировании инвентаризационных описей итоги указываются на каждой странице цифрами. В общем, можно  отметить, что инвентаризационные описи  на рассматриваемом нами предприятии  розничной торговли оформлены с  ошибками. Так, во всех рассматриваемых  нами инвентаризационных описях отсутствует  графа с указанием номенклатурного  номера товара или тары. В инвентаризационных описях по таре не выделена отдельно тара под товарами и порожняя. 

      1.6. Контрольная проверка  качества проведения  инвентаризации товаров  и тары на предприятиях  розничной торговли 

    Перед непосредственным выведением результатов  инвентаризаций необходимо произвести проверку качества проведённых инвентаризаций. К этому процессу должны привлекаться опытные работники и специалисты  в совершенстве знающие организацию  проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко. Такая тенденция имеет  место из-за загруженности работой  бухгалтеров и нехваткой достаточного количества необходимых счётных  работников.

      Так, и на рассматриваемом нами ЧТУП «Пальмира-Групп» такие проверки не проводятся, так как это предприятие частной формы собственности и, по-видимому, его владелец не видит необходимости в проведении такого рода проверок. Поэтому рассмотрим теоретические аспекты контрольной проверки качества проведения инвентаризации товаров и тары на предприятиях розничной торговли.

      При проведении контрольной проверки количество проверяемых ценностей определяется работником её проводящим.

      В акте контрольной проверки сопоставляется, что при фактическом пересчёте  и что значится по описи. Акт подписывается  проводившим проверку председателем  инвентаризационной комиссии и материально  ответственным лицом.

      Контрольные проверки проводятся в присутствии  членов инвентаризационной комиссии не только после окончания инвентаризации, но и в процессе её проведения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Не  менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

• неоговоренные исправления цен, количества и сумму определённых товаров;
• подчистки записей, добавления и дописки цифр;
• неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству указанному комиссией;
• указанные в описи завышение остатков отдельных товаров (особенно в конце описи);
• указанные в описи превышающий лимит остатков и сумм, не сданной денежной выручки;
• наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;
• несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.

      Для выявления хищений, которые характеризуются  указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного  контроля, контрольного сличения и  другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы  сокрытия хищений и злоупотреблений.

      Признаки  приписок в инвентаризационных описях рекомендуется выявить составлением записей об остатках одних и тех  же наименований в описях на начало и конец учётного периода.

      Одним из распространённых способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и подсчёт  на отдельных страницах и в  описях в целом. Необходимо осуществлять встречные проверки правильной таксировки и подсчёта итогов в описях с использованием вычислительных средств.

      Для выявления факторов скрытия недостач повышенной суммой сданной выручки  накануне инвентаризации или в период её проведения необходимо сравнить выручку  за день до начала и после окончания  снятия фактических остатков ценностей  со среднедневной плановой и ежедневной выручкой и в другие периоды торговли. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Для выявления признаков хищений, скрываемых при проведении инвентаризации рекомендуется  также сопоставить количество возможного завышения товарных остатков с указанной  в инвентаризационной описи тарой, занятой под ними. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись товаров, то это может служить признаком  приписки товаров.

      Скрытие недостач путём неоприходования товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчётов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.

      Важное  значение при оценке материалов инвентаризации имеет проверка документов, свидетельствующих о фактах отпуска ценностей в завышенных количествах предприятиям, обычно обслуживаемым другими поставщиками; отправке товаров сложного ассортимента на заводы, якобы для гарантийного ремонта; безосновательный возврат товаров и отсутствие письменного разрешения руководителя организации на этот возврат. 

      1.7. Выведение и учет  результатов инвентаризации  товаров и тары  на предприятиях  розничной торговли 

      Выведение результатов инвентаризаций включает два этапа.

          Первый этап - подведение предварительных результатов инвентаризации, которые определяются немедленно после её окончания. Точность и быстрота выявления предварительных результатов инвентаризации определяет во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями. Имея эту оперативную информацию, председатель и члены комиссии сразу на месте могли бы решать вопрос о дальнейшей деятельности материально ответственного лица, особенно это важно в настоящее время, когда каждая недостача может вылиться в миллионную сумму. Председатель инвентаризационной комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации ценностей руководителю организации, назначившему инвентаризацию, и в случае выявления крупной недостачи, материально ответственное лицо  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

отстраняется  от занимаемой должности до получения  окончательных результатов.

    Второй  этап - определение окончательных  результатов инвентаризации. Он осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех документов в  следующие сроки: . по мелкой рознице (ларьки, киоски, палатки) - в этот же день; . по магазинам - не позднее двух дней

    На  рассматриваемом нами предприятии, согласно приказу о проведении инвентаризации (приложение Б), срок проведения инвентаризации - 1 день, т.е результаты инвентаризации должны быть определены в тот же день - 1 декабря 2010г.

   Необходимые подготовительные работы для выведения  результатов инвентаризации в бухгалтерии  включают: проверку последних товарно- денежных отчётов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии, записи данных по ним в учётные регистры, подсчёт итогов в журналах для учёта товарно-материальных ценностей, сверку данных синтетического и аналитического учёта, взаимную сверку учётных

регистров, проверку полноты поступления ценностей  по встречным (внешним и внутренним) документам, выведение остатков ценностей  у отдельных материально ответственных  лиц (бригад) к началу инвентаризации. Особое значение имеет сверка сумм, списанных в расход, и реализованных  товаров с выручкой кассы, анализ внутреннего перемещения товаров  из одного магазина в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отражённых ранее в отчётах  актов о списании боя, порчи товаров  и т. д.

    Результаты  инвентаризации выявляются на основе сопоставления остатков товаров, тары и других ценностей по учётным  данным с фактическим их наличием по инвентаризационным описям. Для  установления окончательных результатов  инвентаризации ценностей бухгалтерия  составляет сличительную ведомость (форма 16-инв) (приложение 21 к Инструкции № 180) [4], B ней указываются остатки товарно- материальных ценностей по бухгалтерским данным на момент проведения инвентаризации, которые сличаются с фактическими остатками согласно описи.

       При количественно-суммовом учёте сличительная ведомость составляется по тем позициям товаров, по которым установлены 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 расхождения с учётными данными. Ценности, по которым расхождения не установлены, в сличительную ведомость включаются общим итогом.