Бухгалтерский учет, его сущность и значение

когда представлены в бухгалтерию параллельные документы.

После проверки и утверждения некоторых  документов (отчетов материально- ответственных  лиц) производится их бухгалтерская  обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям.

Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных операций. Документы, отражающие движение денежной наличности в кассе, группируются в  одну группу; движение материальных

запасов в другую по материально ответственным  лицам; по расчетам с рабочими и служащими  по заработной плате – в третью; с выписками банков – в четвертую  и т. д. В этих целях обычно составляют так называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение

которых позволяет сократить число бухгалтерских  записей, сократить затраты на ведение  бухгалтерского учета.

Группировочные  листы, накопительные ведомости  и машинограммы (при

компьютеризации) с приложенными к ним оправдательными  документами служат основанием для  бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета.

В обработке  документов одним из наиболее сложных  видов работ является

корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному  отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Указание  корреспондирующих счетов (или котировка) проводится непосредственно на документах. Для этой цели в документах отведено специальное место. Котировка документов находит свое внешнее отражение

в виде счетных формул, которые были указаны  в главе 3 (счета бухгалтерского учета  и двойная запись).

Обработка первичных документов завершается  составлением бухгалтерских статей, или, как их нередко называют проводок.

Бухгалтерские статьи по корреспондирующим счетам называют котировкой документа. Они  бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых  корреспондируют только два счета  – один по дебету, другой по кредиту.

Сложной считается такая статья, к которой  одновременно корреспондируют более  двух счетов, причем один дебетуется и  несколько счетов кредитуются или  наоборот. Обработка документов заканчивается  указанием корреспонденции счетов. В документах бухгалтерского оформления обычно не пишут полное наименование счетов, а указывают только их цифровые

шифры. Это сокращенный объем работ  и делает дальнейшие записи на счетах более удобными.

Все документы после обработки и  использования для бухгалтерских  записей

хранятся  в порядке, установленном нормативным  актом о документах и записях  в бухгалтерском учете предприятий  и хозяйствующих субъектов (организаций).

Документы хранятся в специальных архивах  – текущих и постоянных. В текущем  активе, находящемся в помещении  бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и  по видам документы, отчеты прошлых  лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.

Выдача  дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного  предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.

 

 

 

6.5 Документооборот.

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении  упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения  или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации  требует, чтобы все полученные документы  сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря  на вторичность порядка движения документов по отношению к целям  и задачам организации, документооборот  рекомендуется нормировать и  регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения  документов внутри организации в  специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения  управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической  цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый  из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так  и автоматизированной технологии.

Вследствие  того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования  работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный  документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие  потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток  характеризуется следующими основными  параметрами:

1. содержанием или функциональной принадлежностью;
2. структурой;
3. режимом или цикличностью;
4. направлением;
5. объемом.

Содержание  документопотока характеризуется  составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может  быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система  научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени  структура документопотоков соответствует  функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока  определяется изменением во времени  его информационной нагрузки. Такие  изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними  ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена  обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ  и т.д. На направление документопотока  влияет также способ оценки и удостоверения  составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников  и копий), который может быть конкретизирован  или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество  документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина  документооборота нужна для:

• расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом  объем документооборота показывает загруженность всего управленческого  аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется  отдельно учитывать документы и  их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным  формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При  этом следует учитывать, что в  большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает  количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные  и объяснительные записки, справки  и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий  документов, которые в средних  и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы  делопроизводства, могут существенно  увеличивать общее количество документов.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно  отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным  средством является составление  графических оперограмм и маршрутно-технологических  карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические  карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами  на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических  карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления  и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь  принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления  движения документной информации: технологические  цепочки, графики, схемы, документограммы  и т.д. При необходимости также  могут применяться и более  сложные методы обработки собранных  сведений, например, построение информационных моделей.

 

 

 

6.6 Хранение документов

 

Правительством  РК утвержден перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных  и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения (Постановление Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011 года № 1605 «Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»).