Бухгалтерский учет, его сущность и значение

операции, а лишь к некоторым. Исполнительные документы удостоверяют

факт  совершения хозяйственной операции. К ним относятся: счета-фактуры, отражающие факт купли-продажи товарно-материальных запасов; накладные, фиксирующие отпуск и прием материальных ценностей (запасов); документы о выполненных  работах рабочими; кассовые ордера на получение и выдачу денег из кассы и многие другие.

Исполнительные  документы составляются лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций и ими подписываются. Например, документы, фиксирующие прием материалов, составляются заведующим складом или по его  поручению и им же подписываются. Подписываются документы и лицами, которые принимают материальные ценности или являются материально  ответственными за них. Исполнительные документы служат основанием для  записей на счетах бухгалтерского учета.

Документами бухгалтерского оформления являются документы, которые составляются в самой  бухгалтерии на основании распорядительных и исполнительных документов, необходимых  для технической подготовки данных по счетам. К ним относятся накопительные  и разработочные ведомости, расчеты, разные бухгалтерские справки и  т. д. Этот вид документов способствует более рациональной организации бухгалтерского учета.

Комбинированными  являются документы, которые одновременно являются и распорядительными и  исполнительными. Например, расходный  кассовый ордер является комбинированным  документом, в нем дается распоряжение о выдаче денег и производится оформление выдачи денег и расписка получателя.

В практике бухгалтерского учета возникает  необходимость использования документов исполнительного характера: справочников, ценников, нормативов, тарифных ставок, договоров, трудовых соглашений и т. д. Они регламентируют правовую основу совершаемых операций.

По  месту составления документы  подразделяются на внешние, поступившие со стороны в данное предприятие (счета- фактуры поставщиков, выписки банков из расчетного счета и др.) и внутренние, составляемые непосредственно на самих предприятиях. Большая часть документов являются внутренними.

По  объему документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичными  документами являются такие, которые  оформляют хозяйственные операции в момент их совершения и составляют основу для всех последующих учетных  записей. К ним относятся все  документы, оформляющие хозяйственные  операции, а именно: приходные и  расходные кассовые ордера по движении наличности в кассе, приходные и  расходные накладные по движению ценностей на местах их нахождения, счета- фактуры на поступившие товары и материалы и проданную готовую  продукцию и многое другое.

Если  первичные документы выписываются на каждую хозяйственную операцию, они называются разовыми. При большом  количестве разовых документов пользуются способом их накапливания по однородным группам. Документы объединяющие за определенный период (обычно месяц) разовые  документы, называются накопительными. Наиболее типичным видом накопительных  документов являются накопительные  ведомости, заборные листы отпуска  материалов, сырья со склада и т. д. Сводными документами являются такие, которые составляются на основании  ранее составленных первичных документов.

Группировка первичных документов в сводные  осуществляется по однородным группам. К сводным документам в первую очередь относятся все виды отчетов, составляемых материально-ответственными лицами, например, кассовые, материальные, товарные, авансовые и др. При  получении сводных документов осуществляется систематизация первичных документов, совершенствование документооборота.

Сводные документы являются действительными  только тогда, когда к ним

приложены первичные документы и записи соответствующие им.

По  своему экономическому содержанию документы  подразделяются на группы:

• кассовые (кассовые отчеты),
• банковские,
• расчетные,
• материальные (отчеты материально ответственных лиц),
• по учету труда и заработной платы.

В рационализации документации большое значение имеет  ее унификация и

стандартизация. Под унификацией документов понимается создание единых форм, используемых на предприятиях всех отраслей народного  хозяйства. Унификация документов облегчает  их составление, проверку и приводит к значительной экономии материальных средств и труда. Она сопровождается стандартизацией размеров бланков  документов.

 

 

 

6.3 Реквизиты документов.

 

распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), которые  фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

1.2 Стандарт  устанавливает:

- состав  реквизитов документов;

- требования  к оформлению реквизитов документов;

- требования  к бланкам и оформлению документов;

- требования  к изготовлению, учету, использованию  и хранению бланков с изображением  Государственного герба Республики  Казахстан.

1.3 Положения настоящего стандарта подлежат применению:

- государственными  органами Республики Казахстан;

- юридическими  и физическими лицами Республики  Казахстан всех форм собственности  и организационно-правовых форм, в том числе юридическими лицами  с иностранным участием.

 

Реквизиты:

01 - Государственный герб Республики  Казахстан;

02 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

03 - официальное наименование вышестоящего  органа;

04 - официальное наименование организации;

05 - справочные данные об организации;

06 - наименование вида документа;

07 - дата документа;

08 - регистрационный номер документа;

09 - ссылка на регистрационный номер  и дату входящего документа:

10 - место составления или издания  документа;

11 - гриф ограничения доступа к  документу;

12 - адресат;

13 - гриф утверждения документа;

14 - резолюция;

1 5 - заголовок к тексту;

16 - отметка о контроле;

17 - текст документа;

18 - отметка о наличии приложения;

19 - подпись;

20 - гриф согласования документа;

21 - визы согласования документа;

22 - печать;

23 - отметка о заверении копии;

24 - отметка об исполнителе;

25 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

26 - отметка о поступлении документа  в организацию;

27 - идентификатор электронной копии  документа.

4.2 Для  изготовления бланков, в зависимости  от вида документа, используются  следующие реквизиты: 01 или 02, 03, 04, 05, 06, 10, а также отметки для расположения реквизитов 07, 08, 09, 12, 15, 16. Возможно использование реквизита 17 при применении трафаретных текстов документов.

4.3 При  оформлении документов печатаются (проставляются) следующие реквизиты  (элементы реквизитов): 07, 08, 09, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27.

6.4. Требования к составлению и  оформлению док.

1. Общие  положения 

 

1. Типовые  правила документирования и управления  документацией в государственных  и негосударственных организациях (далее - Типовые правила) разработаны  в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».

2. Типовые правила устанавливают  порядок организации документирования  управленческой деятельности и  порядок организации работы с  документами несекретного характера  на бумажных носителях, управления  документацией в государственных  и негосударственных организациях (далее - организации) и распространяются  на организационно-распорядительную  документацию.

3. Состав документов, используемых  в управленческой деятельности, определяется компетенцией и  функциями организации, порядком  решения вопросов (в порядке единоличного  распорядительства либо в коллегиальном  порядке), объемом и характером  связей с другими организациями.

4. На основе Типовых правил, организации  - источники пополнения Национального  архивного фонда, расположенные  на территории области, города  республиканского значения и  столицы разрабатывают и утверждают  по согласованию с местными  исполнительными органами областей, города республиканского значения  и столицы правила документирования  и управления документацией.

Организации - источники пополнения Национального  архивного фонда, центральных государственных  архивов Республики Казахстан, Национального  архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан разрабатывают  и утверждают аналогичные правила  по согласованию с ними.

5. Организация, ведение и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления на основе единой  технической политики и применения  современных технических средств  в работе с документами, методическое  руководство и контроль за  соблюдением установленного порядка  работы с документами в организации  осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции  по документационному обеспечению  управления (далее - служба ДОУ).

В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному  обеспечению управления, эти обязанности  возлагаются на ответственное должностное  лицо.

6. При смене руководителя службы  ДОУ документы и дела, а также  регистрационно-контрольные формы  (далее - РКФ) к ним передаются  вновь назначенному руководителю  или ответственному должностному  лицу по акту приема-передачи.

7. Настоящие Типовые правила  не распространяются на порядок  работы со служебной информацией,  содержащей государственные секреты,  со служебной информацией с  пометкой «Дсп» и сведения  ограниченного распространения.

 

 

 

6.4 Требование к составлению  и оформлению документов. Проверка  и бухгалтерская обработка документов.

 

Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками  бухгалтерского учета. За достоверность  содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его  составление несут ответственность  должностные лица, подписавшие этот

документ.

Приемка документов от оперативных работников осуществляется бухгалтерией. Главным  бухгалтером предприятия устанавливается  документооборот, точно определяющий порядок, место и время происхождения  каждого документа с момента  его составления до сдачи в  архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника с указанием  работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные  сроки.

Обработка документов в бухгалтерии включает следующие этапы учетных работ: приемку, проверку, группировку и  бухгалтерское оформление. При приемке  документов бухгалтерия устанавливает  соответствие сводного

документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами.

Представленные  документы подвергаются проверки как  с точки законности операции (по существу), так и по форме –  правильности оформления документа, а  также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

Проверка  по существу состоит в том, что  по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных  операций, не нарушают ли они действующее  законодательство РК, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным  операциям, которые нарушают действующее  законодательство и установленный  порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно-

материальных  запасов и др. активов, бухгалтерия  не принимает к исполнению и оформлению.

Проверка  правильности оформления документов состоит  в том, что проверяется полнота  заполнения реквизитов, наличие соответствующих  подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли

правила исполнения ошибок и т. д.

Проверка  арифметической правильности документов заключается в том, что путем  тщательного пересчета проверяют  правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.

Документы, в которых операции учтены только в натуральных измерителях, исчисляют  в денежном измерителе. По операциям  внутреннего перемещения товарно - материальных запасов производится встречная проверка документов по материально  ответственным лицам, представляемых параллельно в бухгалтерию (у  одних приходные, а у других расходные). Встречная проверка осуществляется и в ряде других случаев,