Бухгалтерський облік та аналіз дебіторської заборгованості

Супровідними документами при продажу продукції сільськогосподарського виробництва є товарно-транспортні накладні спеціалізованих форм, зразок наведено в Додатку Д.8

Характерним документом для оформлення усіх розрахункових операцій, якщо має місце безготівкова форма розрахунку, є виписка банку, а операції форма розрахунків яких готівка – прибутковий касовий ордер, зразки документів наведено в Додатку Д. 4

Первинним документом для оформлення операцій за розрахунками за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, з іншими дебіторами та кредиторами  є вексель, а також акт приймання – передачі векселя – за умови вексельного переведення боргу чи відтермінування платежу шляхом оформлення простого або переказного векселя.

Акт звіряння розрахунків - документ характерний  для оформлення операцій за розрахунками з вітчизняними постачальникам, розрахунками з бюджетом, внутрішніми розрахунками, розрахунками з іншими дебіторами та кредиторами.

Актом інвентаризації розрахунків оформляють інвентаризацію усіх розрахункових операцій.

Рішення керівника, документ, який може бути замінено дозвільним написом керівника на будь-якому іншому первинному документі з оформлення розрахункових операцій, характерний для оформлення окремих етапів усіх розрахункових операцій.

Первинними документами при розрахунках з підзвітними особами застосовується  наказ на відрядження та посвідчення про відрядження. Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства і оформляється наказом (розпорядженням), із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджається працівник, терміну і мети відрядження.

Працівникові, який їде у відрядження виписують посвідчення про відрядження, форма якого затверджується центральним податковим органом.

Діюча форма посвідчення про відрядження затверджена наказом ДПАУ від 28.07.1997 р. № 260 і формляється на бланку з гербом України. Підприємство, що відряджає працівника,здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі .Працівник, який направляється у відрядження, в обов'язковому порядку забезпечується авансом у повному обсязі відповідно до Постанови КМУ від 23.04.1999 р. №663.

Термін відрядження визначає керівник, але він не може перевищувати в межах України 30, за кордон - 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, яких направляють за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних робіт, не повинен перевищувати одного року. Фактичний час перебування у відрядженні відлічається у відряджувальному посвідченні, яке роблять за місцем відрядження, та датами на проїзних документах. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття та день вибуття проставляються в кожному пункті [26].

На підставі видаткового касового ордера  підзвітній особі видають аванс в сумі, необхідній для виконання доручення і лише на намічені заходи (для закупівлі запасних частин, господарського інвентаря тощо), за відсутності заборгованості по раніше виданих сумах.

Після того як доручення буде виконано, підзвітна особа повинна подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, який подається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку закінчує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка надала кошти під звіт. Форму звіту затверджено наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440 [28]

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, форма звіту наведена в Додатку Д.3 складається фізичними особами, які отримали такі кошти на підприємстві. Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи звіту, крім:

- «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим
ордером», бухгалтерських проведень, розрахунку штрафу та суми утриманого
податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт,
які заповнюються особою, що надана такі кошти;

- щодо доцільності проведених витрат та «Звіт затверджено», які підписуються
керівником.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Нормативними документами, що регулюють направлення та відшкодування витрат на службові відрядження, є постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» № 663 від 23.04.1999 р., зі змінами та доповненнями, та Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України № 59 від 13.03.1998 р., зі змінами та доповненнями [39,50].

Для  розрахунків за претензіями використовують такі первинні документами

як акт про встановлення розходжень в кількості та якості при прийманні продукції

Претензія — це вимога кредитора до боржника про сплату боргу, відшкодування збитків, сплату штрафу, усунення нестачі при поставках продукції або товарів, виконання робіт і послуг. У претензії обов'язково зазначаються: повне найменування та поштові реквізити заявника претензії і відповідача, до якого вона пред'являється; дата складання претензії та її номер; обставини, на підставі яких пред'явлено претензію посилання на відповідні нормативні акти; вимоги заявника; сума і розрахунок претензії; платіжні реквізити заявника претензії; перелік документів, які додаються до претензії, а також інші докази.

Документи, які підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналі або в належним чином засвідчених копіях [51].

Претензія підписується керівником або заступником керівника сільськогосподарського підприємства і пересилається адресату (відповідачеві) рекомендованим або цінним листом, якщо відповідач іногородній, або вручається під розписку, якщо відповідач знаходиться в одному місті із заявником.

Передбачено два терміни розгляду претензії:

- загальний термін — один місяць від дня отримання претензії;

- спеціальний термін — два місяці.

Претензії реєструються у Журналі обліку претензій, пред'явлених підприємством. У разі пред'явлення претензії підприємству її реєструють у Журналі обліку претензій, пред'явлених підприємству і в подальшому стежать за терміном її розгляду.

Аби зібрати необхідні докази для пред'явлення претензії, необхідно правильно організувати приймання продукції. Продукція, що надходить від постачальника або від транспортної організації, приймається одержувачем за кількістю і якістю.

Якщо при прийманні продукції за кількістю виявлено пошкодження або псування вантажу, невідповідність найменування та ваги вантажу і кількості місць даним, зазначеним у транспортному документі, одержувач повинен оформити результати приймання продукції за кількістю комерційним актом. Акт має бути складений у день виявлення нестачі.

Якщо при прийманні продукції виявлено, що вона не відповідає вимогам стандартів за якістю або тара, в якій знаходиться продукція, має пошкодження, слід скласти акт про фактичну якість продукції за участю представника постачальника або експерта бюро товарних експертиз. Договір про повну матеріальну відповідальність повинен бути укладений із касирами, агентами з постачання, експедиторами.

Для визначення суми збитку використовуються дані бухгалтерського обліку та інших документів про наявність та розмір прямого збитку (матеріали інвентаризації, акти ревізій і первинні документи, акти та інші документи про нестачу, псування, втрату, знищення майна, висновок бюро товарних експертиз та ін.).

Виявлення фактів нестач та втрат від псування матеріальних цінностей відбувається при проведенні інвентаризації майна.

Механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, валютних цінностей, встановлено Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 116.

До первинних документів які регулюють розрахунки за відшкодуванням завданих збитків також використовують пояснення винного працівника, акт про відмову від надання пояснення, Наказ (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу про відшкодування шкоди працівниками в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, Позовна заява до суду (якщо розмір заподіяної шкоди перевищує середній місячний заробіток працівника).

Документальне оформлення дебіторської заборгованості у розрізі етапів її обліку наведено на рис.3.

bbb

3.2. Аналітичний та синтетичний облік дебіторської заборгованості

Продаючи свою продукцію (роботи, послуги), підприємства-продавці (виковнавці) вступають у взаємовідносини з юридичними та фізичними особами — покупцями і замовниками, а отже — здійснюють з ними у певному порядку розрахунки. Належним чином оформлені документи є підставою для виконання покупцями (замовниками) зобов'язань із проведення розрахунків[47].

Підприємства також можуть передавати свою продукцію для продажу посередникам за договорами комісії (консигнації), які здійснюють розрахунки не з покупцями, а з комісіонерами (консигнаторами).

Покупці продукції (товарів), замовники робіт (послуг) зобов'язані виконувати договірні умови здійснення розрахунків за відповідними договірними сумами у встановлені терміни, проте можуть виникнути непередбачені обставини, які перешкоджають своєчасному виконанню зобов'язань або виконанню їх взагалі. Такими обставинами можуть бути:

- тимчасова або стійка фінансова неплатоспроможність;

- банкрутство;

- форс-мажорні обставини.

Через несвоєчасну оплату покупцями (замовниками) відвантаженої продукції, виконаних робіт, наданих послуг виникають сумнівні борги. Для покриття сумнівних боргів підприємства створюють резерв сумнівних боргів.

При виникненні форс-мажорних обставин (воєнні дії, пожежі, повені тощо) можуть мати місце випадки повної або часткової втрати товарів у дорозі, їх пошкодження, знищення та ін. Аби уникнути збитків за згаданих обставин продавці або покупці можуть застрахувати відвантажені цінності за зазначеними страховими подіями.

Усі підприємства реалізацію своєї продукції, товарів, робіт, послуг відображають на момент відвантаження продукції (товарів), підписання актів виконаних робіт (послуг). Розрахунки з покупцями за товарно-матеріальні цінності та послуги здійснюються, як правило, після відвантаження продукції або надання послуг.

Бухгалтерський облік розрахунків з покупцями і замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи і послуги, крім заборгованості, забезпеченої векселями, ведеться на рахунку 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками». На цьому рахунку узагальнюється також інформація про розрахунки з учасниками промислово-фінансової групи. Рахунок 36 активний, балансовий, основний.

Розрахунки з різними дебіторами обліковуються на рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Це рахунок активний (активно-пасивний), балансовий, основний, розрахунковий. За дебетом рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами» відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом - її погашення чи списання.

Рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами» має такі субрахунки:

- 371 «Розрахунки за виданими авансами»:

- 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

- 373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;

- 374 «Розрахунки за претензіями»;

- 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

- 376 «Розрахунки за позиками членам кредитних спілок»;

- 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».

На субрахунку 371 «Розрахунки за виданими авансами» ведеться облік авансів, наданих іншим підприємствам.

На субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться облік розрахунків з підзвітними особами, наведено в Додатку д.5

На субрахунку 373 «Розрахунки за нарахованими доходами» ведеться облік нарахованих дивідендів, відсотків, роялті тощо, які підлягають отриманню.

На субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями» ведеться облік розрахунків за претензіями, пред'явленими постачальникам, підрядчикам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред'явленими їм та визнаними штрафами, пенею, неустойками.

На субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» ведеться облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків через нестачі і втрати від псування цінностей, нестачі та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено.

На субрахунку 376 «Розрахунки за позиками членам кредитних спілок» ведеться облік розрахунків за позиками членам кредитних спілок у кредитних спілках.

На субрахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» ведеться облік розрахунків за іншими операціями, облік яких не відображається на інших субрахунках рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами», зокрема розрахунки за операціями, пов'язаними зі здійсненням спільної діяльності (без створення юридичної особи), усі види розрахунків з працівниками (крім розрахунків з оплати праці та з підзвітними особами), інші розрахунки.