Бухгалтерлік қызметтің жұмысын ұйымдастыру. Құжаттау және есептік регистрлер

Есеп саясатын құрудың негізгі қағидалары мен талаптары №1 БЕС жан-жақты берілген.

Атап айтқанда, есеп саясатын әзірлеген кезде кәсіпорын өз мүліктері мен міндеттемелерін басқа кәсіпорынның мүліктері мен міндеттемелерінен бөліп көрсетуі тиіс (яғни, мүліктік жеке дараланған қағидасы бойынша), кәсіпорын өзінің көз жетерлік болашақ кезеңінде өз қызметін жалғастыруды көздейтін болса, яғни өз қызметін тоқтату жөнінде ниетінің жоқтығын білдірсе, онда толассыздық, үздіксіздік қағидасын сақтағаны болып табылады, кәсіпорын өзі таңдап алған бухгалтерлік есепті жүргізудің тәсілін жүйелі пайдаланып, тек тиімді түзетулерді ғана жасап отырса, онда ол жүйелілік қағидасын сактағаны, ал егерде кәсіпорында орын алған барлық шаруашылық фактілерін сол кезеңіне жатқызатын болса, онда мерзімділігі анықталған (белгіленген) кағидасын ұстағаны болып табылады. Бұдан басқа, мынадай талаптарды да ұстағаны жөн, атап айтқанда:

- шаруашылық қызметінің барлық фактілерін бухгалтерлік есепте толығымен көрсету;

. Бухгалтерлік қызметтің жұмысын ұйымдастыру. Құжаттау және есептік регистрлер

Шаруашылық жүргізуші субъектісі өзінің нақты жағдайына, көлеміне және қызмет түріне қарап бухгалтерлік есепті ұйымдастыруды жүзеге асырады: бухгалтерлік жұмысты ұйымдастыру нысандарын дербес белгілейді; есептік саясатын қалыптастырады; қаржылық пен өндірістік есептері бойынша қызмет ету аясын белгілейді; шаруашылық операцияларына бақылау тәртібін әзірлейді, сондай-ақ бухгалтерлік есепті ұйымдастыру үшін басқа да қажет шешімдерді жасайды.

Субъектіде бухгалтерлік есепті ұйымдастыруға, шаруашылық операцияларын орындаған кезде оның заңдылығын сақтауға кәсіпорынның басшысы жауапты болып келеді.

Субъектінің құрылымдық бөлімшелерінде бухгалтерлік есепті жүзеге асыруға кәсіпорынның бас бухгалтері басшылық етеді. Егер де кәсіпорынның дербес бухгалтерлік қызметі болмаса, онда бухгалтерлік есеп пен қаржылық есеп беру арнайы мамандандырылған фирмалардың немесе келісім-шарттың негізінде жұмыс істейтін мамандардың көмегімен жүзеге асырылады.

Бас бухгалтерді қызметтің босатқан кезде ол жаңадан тағайындалған бас бухгалтерге субъектінің басшысы бекіткен тәртіпке сай істерді өткізіп береді, өткізу барысында бухгалтерлік есептің жағдайына және есеп мәліметтерінің дұрыстығына тиісті актілер жасалады.

Субъект активтердің, меншік капиталының, міндеттемелердің және олармен жасалатын шаруашылық операцияларының қосарлана немесе екі жақты жазылатын жазу тәсілімен бухгалтерлік есеп шоттарының Бас жоспарымен сәйкестендіріліп бухгалтерлік есебін жүргізеді.

Бухгалтерлік қызметтің басты мақсаты субъектіні жедел басқару үшін қажет ақпараттармен, субъектінің қаржылық нәтижесі мен шаруашылық процестері туралы дұрыс және толық ақпараттармен қамтамасыз ету, сондай-ақ инвесторларға, жабдықтаушыларға, сатып алушыларға, кредиторларға, мемлекеттік органдарға, банктерге және басқа да мүдделі тұлғаларға бухгалтерлік есептің стандартына сәйкес қаржылық есеп беруді жасау болып табылады.

Бухгалтерлік есепті жүргізген кезде субъекті мына жайларды қамтамасыз етуі керек:

- есеп беру кезеңінің ішінде міндеттемелер мен активтерді бағалау мен кейбір шаруашылық операцияларын көрсету кезінде қабылданған есеп саясатының өзгермейтінідігі, 1БЕС белгілеген ережесімен сәйкес келетіндігі;

- қаржылық міндеттемелерімен мүліктерді түгендеу нәтижесін және есептік кезеңде жүзеге асқан барлық шаруашылық операцияларының есепте толығымен көрініс табуы;

- тиісті есептік кезеңіне шығыс пен табьтстын дұрыс жатқызылуы ;

- әрбір айдың басына синтетикалық есеп шоттары бойынша қалдығы, аналитикалық есептің айналымымен сәйкестігі сақталуы керек.

Жасалған шаруашылық операцияларын тіркейтін алғашқы құжаттардың мәліметтері бухгалтерлік есептің регистрлеріне жазу үшін негіз болып табылады.

Бухгалтерлік құжаттарда жасалған шаруашылық операциялары мәліметтердің айғақтылығын немесе жасалған операцияға жазбаша түрінде берілген жарлығы екендігін көрсетеді және осы соңғыларды бухгалтерлік есептің шоттарында көрсету үшін ол негіз болып табылады. Кез келген шаруашылық операцияларын тиісті есеп шоттарында көрініс таппауы, олардың тиісті құжаттармен рәсімделуімен байланысты болып келеді.

Операцияларды құжаттармен рәсімдеу процесі бухгалтерлік есептін. алғашқы сатысы болып саналады, сондықтан аталған процесті құжаттау деп те аталады.

Құжаттардың арналымы мен мазмұнын дәл және толық түсіну үшін, оларды біршама белгілері бойынша жіктейді: арналымы бойынша, жасау тәсілі бойынша, мазмұны бойынша, жасау орны, сандық позициясы, толтыру тәсілі бойынша (1 сызба).

Құжаттар арналымы бойынша мына топтарға бөлінеді:

- тәртіп орнататын (басқара білетін) — жарлыктың мазмұны, шаруашылық операциясын жасауға берілген бұйрық болып танылады, бірақ ол жасалған операцияның фактісін растамайды, сондықтан операцияның ол кезеңі бухгалтерлік есепте көрініс таппайды.

Көптеген жарлық ретіндегі құжаттар, операция жасалғаннан кейін барып, ақтаушы құжаттарға айналады;

- ақтаушы (атқарушы) — жасалған шаруашылық операцияларының фактісін растайды (куәландырады), яғни жасалған операция ретінде рәсімделеді. Құжаттардың бұндай типі шаруашылық операциялары ретінде бухгалтерлік есепте көрсетуге негіз болып табылады;

- бухгалтерлік рәсімдеу — тәртіп орнататын және ақтаушы құжаттардың негізінде жасалатын құжаттар, бірақ олардың дербестік мағынасы болмайды;

- қиыстырылған (қарастырылған) — жоғарыда келтірілген құжаттардың бірнеше түріне тән қызметті, бір мезгілде атқаратын құжаттауларды құрастырылған құжаттау деп атайды; олардың пайдалануын жеңілдетеді, ықшамдайды және есептік құжаттауды аса көрнекті етіп көрсетеді.

Құжаттар жасау бойынша мына топтарға бөлінеді:

- бір жолғы — жасалған бір немесе бірнеше шаруашылық операцияларын рәсімдеу кезінде пайдаланады;

- жинақтаушы — біртектес шаруашылық операциялары жасап біткеннен кейін, оларды рәсімдеу үшін пайдаланады. Олардың бір жолғыдан айырмашылығы құжаттарды рәсімдеу уақытын және олардың санын қысқартады. Олар есепте тек ең соңғы операциясы жасалғаннан кейін барып көрініс табады және барлық жазулар осы жерде қосылып жинақталады.

1-сызба. Бухгалтерлік құжаттардың жіктемесі

Құжаттар мазмұндық көлемі бойынша мына топтарға бөлінеді:

- алғашқы (бастапқы) — шаруашылық операциялары жасалған кезде тікелей рәсімделеді;

- жиынтық — алғашқы құжаттардың негізінде жасалады; олар барлық алғашқы құжаттарды біріктіріп және есепке алынған операциялардан қосымша мәлімет алу мақсатында сол мәліметтерді топтастырады.

Құжаттар жасалу орны бойынша мына топтарға бөлінеді:

- ішкі — кәсіпорынның өзі жасайды;

- сыртқы — басқа кәсіпорындардан, ұйымдардан, жеке тұлғалардан түседі. Құжаттар толтырылуы бойынша бөлінеді:

- типтік — халық шаруашылығының барлық салаларында, өзгеріссіз және қосымшасыз пайдаланады;

- арнайы — халық шаруашылығының кейбір салаларында, нақты кәсіпорын үшін жеке әзірленген жағдайында пайдаланады.

Шаруашылық операцияларын рәсімдеу үшін қолдан алғашқы құжаттардың нысаны кәсіпорынның өзінде әзірленіп бекітіледі, егер де оларға аса үлкен талаптар қойылмаса. Алғашқы құжаттар мынадай міндетті реквизиттерден тұрады:

- құжаттың атауы (нысаны);

- жасаған күні;

- субъектінің атауы, яғни кімнің атынан құжаттардың жасалғанын білдіреді;

- шаруашылық операциялардың мазмұны (ақшалай және заттай көрсетіледі).

- қызмет бабындағы тұлғаның атқаратын қызметі, яғни жасалған операцияға және оның дұрыс рәсімделуіне жауапты тұлға;

- жеке қолдары және олардың аты-жөні, қызметі.

Құқықтық актілердің нормативтік талабына және операцияның сипатына, сондай-ақ есеп ақпараттарының өңделу тәсіліне байланысты алғашқы құжаттардың реквизиттері енгізілуі мүмкін.

Бухгалтерлік құжаттарды жүргізу әдісіне біршама талаптар қойылады, олардың негізгілері болып: құжаттылығы, жазулардың қысқа әрі түсініктілігі, жазуларды өзара бақылау жасау мүмкіндігі және т.б. жатады (жазуды корреспонденцияланған шоттары бойынша тексереді).

Құжаттардағы жазулар, цифрлар барынша анық, әрі түсінікті болуы тиіс. Ондағы мәліметтердің дұрыстығына, оған қол қоятын тұлғалар жауап береді.

Кәсіпорын басшысы құжаттарға қол қоюға құқы бар тұлғаларды анықтайды. Электрондық қол қоюды пайдаланушы субъектілер электрондық қол қоюды пайдалануға қатысты құқын, бақылауға және тиісті сақтық шараларын белгілеуі тиіс.

Бухгалтерлік есепте алғашқы құжаттардың қозғалысы (жасау немесе басқа субъектілерден алу, есепке қабылдау, өңдеу, архивке беру сияқты құжат айналымын) кәсіпорын басшысы бекіткен графигімен белгіленеді (регламентацияланады).

Барлық бухгалтерлік құжаттар жазылған сәттен бастап, архивке (мұражайға) тапсырылған сәтке дейін белгілі бір есептік өңдеу кезеңдерінен (сатысынан) өтеді. Құжаттардың бұндай қозғалысы құжат айналымы деп аталады. Кез келген құжаттардың барлығы өзіне тән сатыдан өтуі тиіс: жасау, бухгалтерияға қабылдау (бұл жерде тексеру, таксировка және құжаттарды есептік өңдеулер жүзеге аасады), есеп регистрлеріне мәліметтерді жазу, ағымдағы архивке (мұражайға) беру.

Құжат айналымының басты мақсаты құжаттардың қозғалысын дұрыс ұйымдастыру болып табылады, демек ол бухгалтерлік есепті ұйымдастырудың бірде-бір қағидасы болып саналады. Құжат айналымын ұйымдастыру келесі талаптарға сәйкес келуі тиіс: әрбір құжат түрі басы артық операциялар мен инстанцияларсыз ең қысқа жолмен қозғалыста болғаны жөн; құжаттар дайындалған және олардың бір инстанциядан екіншісіне өткен кезде, олардың нақты орындаушылары көрсетіледі; құжаттарды өңдеу мерзімі неғұрлым қысқа болғаны жөн.

Қазіргі таңда, бухгалтерлік есепті компьютеризациялаудың көмегімен ондағы құжат айналымын арттыру мүмкіндігі зор.

Бухгалтерияға келіп түскен құжаттар есептік регистрлерге жазылғанға дейін бухгалтерлік өңдеуден етеді. Ол құжаттардың нысандарын және олардың реквизиттерін тексеруден (құжат белгісі бір нысанда жазылған ба, ондағы міндетті реквизиттер толтырылған ба және олар дұрыс толтырылған ба, лауазымды қызметкерлердің алдын ала қарастырылған қолдары қойылған ба), операциялардың мәнділігі бойынша тексеру (құжатта көрсетілген операциялардың көздеген мақсатқа сәйкестігі мен заңдылығы, оның мазмұны нормаларға, жоспарлы тапсырмаларға, сметаға және т.б. сәйкес келе ме) жүргізуден, таксировкадан, арифметикалық тексеруден (қорытындыларды есептеу, жеңілдіктер сомаларын айқындау және т.б.), құжаттардағы қателерді түзетуден, шоттардың корреспонденциясын және құжаттардағы шығындардың статьяларын бақылаудан тұрады.

Бухгалтерияға келіп түсетін құжаттардың көпшілігі тек шаруашылық операцияларының натуралды өлшеуіштерінен ғана тұрады. Бухгалтерияда құжаттар тексеріледі (таксировка жасалынады) және соған сәйкес қорытындылар есептелініп шығарылады.

Құжаттардағы қателерді түзету дегеніміз — арифметикалық және мән-мағынасы бойынша түзетулер нәтижесінде анықталған қателер бухгалтерлік есептің талаптарына сәйкес түзету деген сөз. Құжаттардағы анықталған олқылықтар оны құрастырушы жауапты адамдарға кері қайтарылады.

Бухгалтерлік есеп құжаттарының қатесін жөндеудің бірнеше әдісі бар.

Корректуралық (түзету) тәсілі — текстегі немесе сомадағы қатенің үстінен бір сызықпен сызып, қасына дұрыс мәліметті жазып қоюдан тұрады және оған осы құжатқа қол қойған тұлға қол қойып, жаңылысып кеткені туралы айтылады. Бірақ бұл тәсіл банкі мен касса құжаттарында пайдаланбайды.

"Қызыл жазу" тәсілін, шоттар корреспонденциясында жіберілген қателерді түзету үшін пайдаланады. Бұл әдісте жіберілген қатені қызыл сиямен жазады. Нәтижесінде жіберілген қате жазбасы жойылады, демек қызылмен түскен жазулар шегеріледі. Содан кейін шоттар корреспонденциясының дұрыс жазулары жасалады, ол әдеттегі сиямен (жазумен) жазылады.

Қосымша жазу (проводка) әдісі дұрыс шоттар корреспонденциясы жасалған кезде қате сомасы болған жағдайда пайдаланады. Шоттар корреспонденциясын әдеттегі сиямен (жазумен) жазу арқылы катені түзейді.

Ішінара қосымша тәсілі дұрыс шоттар корреспонденциясы жасалған кезде, қате сомасы көп болған жағдайда пайдаланады. Қатені қызыл жазудың көмегімен қалпына келтіреді, бірақ қызыл жазу қате сомамен дұрыс соманың арасындағы айырмасына ғана жазылады.

Есептік жазбалар үшін пайдаланған құжаттарды "Жабылды" деген мөртаңба қою арқылы жабады. Ақшалай құжаттарын "Алынды" немесе "Төленді" деген мөртаңбамен жабады.

Бухгалтерияға келіп түскен құжаттар тексеруден және корректировкадан өткеннен кейін, әдеттегідей, талдау және жинақтау есебін жүргізіп (ведомостілер, журнал-ордерлер) өзара үйлесімділігін сақтап, содан соң есептік регистрлерде топтастырылады.

Бірлі-жарым құжаттар ғана регистрлерде топтастырылмауы мүмкін. Белгілі бір есептік регистрлерге жататын, барлық құжаттар, жеке бумада (папкада) сақталуы тиіс, онда барлық қажет анықтамалық мағлұматтар көрсетіледі.

Есептік кезең біткеннен кейін, бухгалтерияда тұрған барлық құжаттар, архивке (мұражайға) өткізіледі, онда ол есептік саясатта айтылған мерзімі бойынша сақталады.

Есептік регистрлер. Қажетті ақпараттарды алу үшін кәсіпорынның қызметін баяндайтын барлық шаруашылық операциялар бухгалтерлік құжаттарға жазылады, ол мәліметтерді тексергеннен кейін, олар экономикалық мазмұны бойынша топтастырылып өңделеді, содан кейін оларды белгілі бір жүйелілігі бойынша тіркейді. Бұндай тіркеу есептік регистрлері арқылы жүзеге асады.