Бюджетирование и контроль затрат

      Бюджетирование - это технология финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов, получаемых от коммерческой деятельности на всех уровнях управления, которая позволяет анализировать прогнозируемые и полученные финансовые показатели. (44; с.115). Это процесс разработки, исполнения, контроля и анализа финансового плана, охватывающего все стороны деятельности организации, позволяющей сопоставить все понесенные затраты и полученные результаты на предстоящий период в целом и по отдельным подпериодам.

      Бюджет - это "количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый до определенного периода времени, обычно показывающий планируемую величину дохода, которая должна быть достигнута, и/или расходы, которые должны быть понесены в течение этого периода, и капитал, который необходимо привлечь для достижения данной цели". (Определение Института дипломированных управляющих бухгалтеров по управленческому учету, США.) (17; с.210).

      Бюджетирование  является первым этапом разработки системы  регулярного экономического управления и способствует оптимизации финансовых потоков и ресурсов предприятия, что позволяет значительно снизить их объем и потребность в них, себестоимость и повысить конкурентоспособность предприятия. Особо следует выделить бюджетирование как важнейшее связующее звено между стратегическим и оперативным управлением всеми хозяйственными операциями, направленное на координацию экономических процессов предприятия и, как следствие, на повышение его конкурентоспособности.

      Роль  бюджетирования и контроля затрат в  системе управленческого учета  заключается в том, чтобы предоставить необходимую финансовую информацию, показать движение денежных средств, финансовых ресурсов, счетов и активов организации в максимально удобной форме для управленца (менеджера), представить соответствующие показатели хозяйственной деятельности в наиболее приемлемом для принятия эффективных управленческих решений виде.

      Система бюджетирования и контроля затрат захватывает  как производственные, так и функциональные службы и подразделения непроизводственной обслуживающей сферы деятельности данного хозяйства.

      Фактически  бюджет предприятия представляет собой  план в денежном выражении, принятый на один год, с разбивкой на четыре квартала. Как правило, бюджет разбивается  на месяцы, а иногда - на недели.

      Бюджет  служит инструментом для управления доходами, расходами и прибылью предприятия.

      В общих чертах можно определить следующие  цели бюджетирования на предприятии: (16; с.58).

      детализированное  планирование;

      координация деятельности каждого подразделения, обеспечивающая их взаимосвязь;

      обеспечение необходимой информацией всех руководителей  центров ответственности;

      стимулирование (мотивация) деятельности руководства  по достижению целей организации;

      контроль  за производством;

      оценка  эффективности работы руководителей.

      Разработка  долгосрочных планов (смет) основывается на множестве детализированных смет, которые рассчитываются для различных временных периодов, производственных процессов и подразделений.

      Предположим, годовая смета предприятия будет  представлена производственной программой бюджета продаж. Данная смета будет разбита по кварталам, месяцам, декадам и т.д.

      В расходную часть сметы будут  включены материальные затраты на сырье, расходы на содержание управленческого  персонала, приобретение оргтехники, канцелярских принадлежностей, аренду помещений, автотранспорта и др. На основе смет доходов и расходов по видам продукции, подразделений, производственных цехов, будет разработан единый годовой бюджет предприятия с указанием административно-управленческих и коммерческих расходов всего и на единицу продукции, на основании которой будет рассчитана производственная себестоимость единицы продукции, полная себестоимость единицы продукции.

      Необходимость проведения капитального или текущего ремонта обусловит составление  смет, в которых будут описаны предстоящие работы и сделаны соответствующие расчеты, и т.д.

      Чем сложнее производственный процесс  на предприятии, чем больший ассортимент  продукции и услуг оно производит, тем сложнее процесс планирования, тем больше оно нуждается в  детализации.

      Координация деятельности каждого подразделения, обеспечивающая их взаимосвязь. До каждого производственного подразделения, каждого центра ответственности доводятся детализированные сметные задания, разработанные на основе годового плана выпуска продукции и услуг и обеспечивающие выполнение этого плана, в соответствии с производственными функциями подразделений. Все они скоординированы и взаимоувязаны.

      Кроме того, в процессе производства возникают  различные обстоятельства, которые  вносят коррективы в принятые планы и нуждаются в оперативном реагировании. Наглядным примером может служить аварийный случай, нарушивший техническое состояние производственного помещения.

      С точки зрения планирования проводятся следующие действия: (14; с.67).

      - составляется смета предстоящих расходов по капитальному или текущему ремонту, определяется продолжительность ремонта;

      - до отдела материально-технического  снабжения доводится заявка на  приобретение строительных материалов  и оборудования, необходимых для  ремонта;

      - бухгалтерия вносит коррективы в смету использования денежных средств;

      - вносятся изменения в смету  отдела сбыта в связи с уменьшением  объема выпускаемой продукции;

      - претерпевает изменение объем  выручки за реализованную продукцию,  вносятся изменения в доходную  часть сметы;

      - производятся изменения и уточнения сметы по заработной плате и т.д.

      Доведение смет до различных центров ответственности  позволяет скоординировать работу всех взаимосвязанных подразделений  производства.

      Информация  о принятых руководством предприятия  решениях: об ассортименте и объемах выпускаемой продукции; объемах, качестве, ассортименте и ценах сырья; о порядке расчетов за реализуемую продукцию; сокращении или увеличении численности персонала; плановых ремонтах и пр. своевременно передается центрам ответственности.

      Одной из целей бюджетирования является информирование персонала. Каждый работник должен иметь  четкую информацию о планах предприятия. Именно в этом случае будет обеспечено взаимодействие всех членов коллектива, и каждый работник будет понимать свою роль в выполнении сметных заданий. Еще более усиливается роль информации в случае внесения коррективов в смету предприятия: изменение ассортимента и объемов выпускаемой продукции, внеплановый ремонт и др.

      Представим  ситуацию: руководство предприятия  приняло решение о прекращении выпуска какого-либо товара, а отдел рекламы разместил дорогостоящую рекламу этого товара. Отсутствие своевременной информации может нанести ущерб предприятию.

      Одной из целей бюджетирования является стимулирование (мотивация) персонала. Как правило, сметы подразделений составляются с участием руководителей этих подразделений, поэтому в них заложены реальные показатели, достижение которых возможно при достаточно напряженном труде. Руководители подразделений знают, что достижение целей предприятия зависит от выполнения сметных показателей каждого подразделения. Это обстоятельство стимулирует руководителей.

      Если  в производстве участвует несколько  цехов, выпускающих продукцию одного наименования или объемы выпускаемой  продукции сопоставимы, то сравнение произведенных сопоставимых объемов может также служить мотивацией труда.

      "Продиктованная  сверху" смета с недостижимыми  на практике показателями может  принести только вред.

      Важной  целью бюджетирования является контроль за производством. Для определения результатов деятельности предполагается сравнение фактических показателей с плановыми. Внимание руководителей подразделений привлекает возникновение отклонений фактических показателей от плановых. В этих случаях проводится детальный анализ отклонений и находятся причины их возникновения. Могут быть следующие причины: (48; с.315).

      - завышенные плановые показатели;

      - низкокачественное сырье;

      - недобросовестное отношение работников  к делу;

      - брак по причине неотлаженного  оборудования и др. Сравнение и анализ стимулируют принятие решений, которые инициируют проведение необходимых корректировок.

      Целью бюджетирования является оценка эффективности  работы руководителей. Смета служит инструментом объективной оценки эффективности  работы руководителей. Выполнение или невыполнение сметы - очевидный факт, как для самих руководителей подразделений, так и для высшего руководства.

      Руководство предприятия может и должно стимулировать  руководителей подразделений при  выполнении и перевыполнении ими  сметных заданий. Это выгодно предприятию. 

      1.2 Этапы и виды  бюджетов, методика  разработки 

      Бюджетирование  является основой для принятия управленческого  решения. Процесс бюджетирования состоит  из следующих этапов: (20; с.88).

      - определение целей и задач;

      - поиск альтернативных вариантов;

      - сбор информации об альтернативных  вариантах;

      - выбор альтернативы, подлежащей  реализации;

      - проведение в жизнь выбранной  альтернативы.

      На  первом этапе определяются цели и  задачи. В общепринятом смысле основной целью деятельности коммерческой организации  является извлечение прибыли. Некоммерческие организации осуществляют предпринимательскую деятельность для достижения целей, ради которых они созданы.

      К достижению поставленных целей ведет  производство конкурентоспособных  товаров и услуг.

      Оказавшееся убыточным предприятие не выполняет  своей основной задачи. Владельцы  фирмы, являющиеся держателями акций, как правило, в лучшем случае принимают  решение о смене управляющего компанией.

      Следует реально смотреть на жизнь. Пустые фантазии, неумение точно ответить на вопрос о целесообразности занятия выбранным видом деятельности могут привести только к одному логическому концу - краху.

      На  данном этапе важно определить задачи с учетом поставленных целей и  имеющихся возможностей.

      На  втором этапе происходит поиск альтернативных вариантов. Для достижения поставленных целей необходимо определить возможные альтернативы. Поиск альтернативных вариантов, основанный на изучении влияния различных факторов на макроэкономическом уровне, прогнозировании действий конкурентов и прочих факторах, является одним из важных этапов принятия решений. Администрации предприятия необходимо сосредоточить свое внимание на выпуске ассортимента продукции и услуг, в котором будет нуждаться потребитель в будущем. Следует учесть, что к моменту выпуска продукции рынки сбыта, могут претерпеть некоторые изменения. Поэтому рекомендуется прибегнуть к следующим действиям: (13; с.486).

      - выпуск новых товаров для реализации  на уже существующих рынках;

      - выпуск новых товаров для реализации  на новых рынках;

      - создание новых рынков для  уже выпускаемых товаров.

      Этап  сбора информации об альтернативных вариантах, представляет собой оценку альтернатив в будущей ситуации в условиях определенности и в  условиях неопределенности.