Автоматизация операций по учету готовой продукции

Рис. 12 - Структура таблицы «Материалы»

2.4 Характеристика входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации производственного предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления производственными процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в курсовой работе автоматизированной системы является:

-              для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки. Эти документы необходимы для учета поступления материалов на склад от поставщиков.

-              для отражения списания материалов в производство: требование – накладная.

-              для отражения расходных документов: товарная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки. Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

-              для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.

2.5 Характеристика результатной информации

В ходе разработки автоматизированного решения задачи учета складских операций и реализации продукции, результатными показателями являются:

-              печать приходной накладной;

-              печать товарной накладной;

-              печать счета - фактуры;

-              печать журнала по приходу;

-              печать журнала по расходу;

-              ведомость по остаткам на складе;

-              поиск документа по дате;

-              поиск документа по поставщику;

-              поиск документа по клиенту;

-              поиск документа по номеру.

В результате учета поступления материальных ценностей на склады предприятия получаем машинный выходной документ: Приходная накладная и счет-фактура. Эти документы получаются в результате обработки информации из таблиц Приход, ПриходМЦ, Справочник Поставщики, Справочник Материалы. Эти документы остаются на фирме и подшиваются в отдельную папку для ведения отчетности по учету поступления материалов.

Также учет поступления материальных ценностей ведется с помощью Журнала по приходу, где отражаются все операции по приходу с указанием даты операции, номера документа, суммой документа и наименованием поставщика за определенную дату. Журнал по приходу формируется в результате обработки таблиц Приход, ПриходГП, Журнал с помощью запроса Журнал по приходу. Журнал по приходу является регистром всех приходных накладных.

При реализации товара посреднику получаем выходные машинные документы Расходная накладная и счет-фактура. Расходная накладная и счет-фактура получаются в результате обработки информации таблиц Расход, РасходГП, Справочник Клиенты, Справочник Продукция. Эти документы необходимы для учета реализации готовой продукции. Один экземпляр документов остается у клиента, а второй остается на фирме.

Журнал документов по расходу позволяет регистрировать все расходные документы за определенный период, например за месяц. В журнале регистрируются дата реализации готовой продукции, номер документа реализации, сумма реализации и наименование клиента. Журнал документов по расходу позволяет вести учет по расходу.

Журнал документов формируется в результате обработки информации таблиц Расход, РасходГП и Журнал с помощью запроса Журнал документов по расходу.

3. Программное обеспечение комплекса задач

3.1 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

Рассмотрим систему меню автоматизируемой системы на рисунке 13.

Главная кнопочная форма

           О программе                   Выход из

                 программы

            Документы                Документы                     Справочники                      Отчеты  

             по приходу             по расходу

Приходные              Перемещение                    Поставщики                          Журнал по 

накладные                на производ.                приходу

                                                          Клиенты

             Поиск                        Товарные                                                                         Журнал по 

документов               накладные                         Материалы                 расходу

             Назад                          Поиск                              Продукция                              Остатки на

                    документов              складе

                                   Назад

                                   Назад                           Назад

Рис.13 - Система меню автоматизированной системы

3.2 Описание программных модулей

Взаимодействие пользователя с системой осуществляется в диалоговом режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система меню, состоящего из главного меню и подменю. Разработанная система является меню - ориентированной.

При выборе меню Документы по приходу пользователь попадает в подменю, в котором определены:

-              приходные накладные (форма №6);

-              поиск документов;

-              назад.

Пункт меню Приходные накладные предназначен для занесения прихода и просмотра приходных накладных. Удобный интерфейс позволяет выбрать нужного поставщика из предложенного списка, выбрать нужную позицию номенклатуры из списка, а также единицу измерения. В строке суммы автоматически считается сумма по данной позиции, равная произведению количества на цену. Из этого пункта накладная проводится, то есть регистрируется факт прихода и печатается счет-фактура и накладная. Выйти из меню Приходные накладные можно нажав кнопку Закрыть.

Выбрав пункт меню Поиск документов (форма №9); пользователь попадает в форму, где он может найти нужный документ по трем параметрам:

-              поиск по № документа;

-              поиск по дате документа;

-              поиск по поставщику.

Обработанная информация выдается в виде отчета.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

При выборе меню Документы по расходу (форма №3) пользователь попадает в подменю, в котором определены:

-              перемещение на производство (форма №8);

-              товарные накладные (форма №7);

-              поиск документов (форма №10);

-              назад.

При выборе пункта меню Товарные накладные пользователь попадает в форму, где можно создать новую расходную накладную или просмотреть уже выписанные документы. При создании нового документа необходимо ввести номер этого документа, дату, причем по умолчанию ставится дата актуальная на день создания документа. Также как в приходных накладных при выборе поставщика предлагается выбрать нужного клиента из поля со списком имеющихся клиентов. Номенклатура и единицы измерения продукции также выбираются из предложенного поля со списком. После того, как все позиции документа занесены, нужно нажать кнопку ОК, чтобы операция расхода зафиксировалась во всех необходимых таблицах. Полученный документ можно распечатать, а также распечатать Счет-фактуру, созданную автоматически при создании документа. После завершения работы с документом его можно закрыть, нажав кнопку Закрыть.

Пункт меню Поиск документов имеет те же параметры что и Поиск документов в меню Приходные документы. То есть поиск осуществляется по трем основным параметрам: поиск по № документа, поиск по дате документа и поиск по клиенту.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

По мере ввода с первичных документов данные сохраняются в соответствующих БД, что обеспечивает решение задачи по учету информации.

При выборе меню Справочники (форма №4) пользователь попадает в подменю, в котором определены:

-              поставщики;

-              клиенты;

-              материалы;

-              продукция;

-              назад.

Пункт меню Поставщики или Клиенты (форма №11, форма №12) позволяют войти в форму, с помощью которой можно завести нового контрагента или изменить уже занесенные данные. При занесении нового контрагента необходимо указать форму собственности организации в поле аббревиатура. Аббревиатура можно выбрать из предложенного списка, а при необходимости также можно завести новый вид аббревиатуры, нажав на кнопку справа от поля. Дальше необходимо ввести наименование контрагента, его адрес, ИНН и расчетный счет. Расчетный счет выбирается из поля со списком, при необходимости можно завести новый расчетный счет, нажав на кнопку справа от поля. Это вызовет новый справочник Расчетные счета, где необходимо будет указать новый банк, город банка, БИК, Корреспондентский счет и расчетный счет.

При выборе пункта меню Материалы или Продукция (форма №13,форма №14) пользователь попадает в форму, в которой он может завести новый вид материала или продукции или внести изменения в уже занесенные позиции. При этом необходимо забить наименование материала или продукции, единицу измерения, цену и при необходимости комментарий. Поле Единица измерения имеет список, из которого нужно только выбрать подходящую позицию. Для занесения новой единицы измерения нужно нажать на кнопку, расположенную рядом с данным полем. При нажатии на кнопку появится новый справочник Единицы измерения, куда и заносится новый вид.

Чтобы выйти из меню Справочники и вернуться к главной кнопочной форме нужно выбрать пункт меню Назад.

Пункт меню Отчеты предназначен для формирования на экране или в виде распечатки на принтере отчетов установленной формы.

При выборе меню Отчеты (форма №5) пользователь попадает в подменю, в котором определены:

-              журнал по приходу (форма №15);

-              журнал по расходу (форма №16);

-              остатки на складе;

-              назад.

При выборе меню Журнал по приходу пользователю предлагается ввести дату начала отчетного периода и дату окончания отчетного периода. После этого формируется отчет и выдается в печатной форме, в котором указаны дата документа, номер документа, сумма документа и поставщик.

При выборе меню Журнал по расходу пользователь должен ввести дату начала и дату окончания периода формирования отчета, после чего формируется отчет. Сформированный отчет содержит дату документа, номер документа, сумму документа и название клиента.

При выборе отчета Остатки на складе формируется отчет, который содержит наименование материалов и продукции, остаток на складе на данный момент времени и указывается единица измерения.

Пункт меню Выход из программы позволяет пользователю закончить работу с программой и выйти из приложения.

3.3 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

Технология внутримашинной организации задается последовательностью реализуемых процедур - схем взаимосвязи программных модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой декомпозицию общего процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями.

Основное назначение создаваемой АИС – это автоматизация учета складских операций и реализации продукции. Следовательно, структуру программ можно описать следующими основными блоками.

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню. Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. В диалоговую систему входят, главное меню с соответствующими всплывающими подменю, а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы, активизируемые пользователем (например - нажатие функциональных клавиш), а также программные события – получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.

Модуль Основное меню предназначен для запуска основных процедур программы и завершения работы с программой. Схема основного меню приведена на рисунке 14.

Модуль работы со справочниками включает в себя семь справочников:

-              справочник Материалы;

-              справочник Продукция;

-              справочник Единицы измерения;