Автоматизация операций по учету готовой продукции

Автоматизация операций по учету готовой продукции

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач…………………………………………..4

1.1 Механизмы учета складских операций и реализации продукции…………4

1.2. Обоснование выбора задач, входящих в комплекс………………………...5

1.3. Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации………………………………………………..7

1.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач…………………………………………………………………...9

2. Проектная часть……………………………………………………………..14

2.1 Информационная модель……………………………………………………14

2.2 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации………………………………………………………………………16

2.3 Используемые классификаторы и системы кодирования…………….......17

2.4. Характеристика входной информации……………………………………21

2.5 Характеристика результатной информации……………………………….21

3. Программное обеспечение комплекса задач…………………………….23

3.1 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)………23

3.2 Описание программных модулей…………………………………………..24

3.3 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов..27

Заключение……………………………………………………………………….31

Список литературы………………………………………………………………32

Введение

Целью данной курсовой работы является разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету и реализации продукции для предприятия.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основной задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и выполнение заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

1. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

1.1 Механизмы учета складских операций и реализации продукции

Учет складских операций и реализации продукции подразумевает: учет поступления готовой продукции на склад, учет перемещения готовой продукции в производство, учет реализации готовой продукции, а также учет расчетов с поставщиками материалов. В свою очередь учет поступления готовой продукции на склад имеет ряд подзадач: выбрать поставщиков готовой продукции, сделать заказ на готовую продукцию, привезти готовую продукцию на склад или найти доставку. Учет реализации готовой продукции имеет ряд аналитических задач: определение коньюктуры рынка, определение динамики продаж для правильного использования оборотных средств.

Рассмотрим сам процесс учета складских операций и реализации продукции. Входным объектом нашего процесса являются материалы, поступающие изначально на склад, а далее в производство, а результатом нашей деятельности является выпущенная готовая продукция.

Механизмы учета складских операций и реализации продукции следующие:

- приход материалов на склад;

- перемещение материалов в производство;

- изготовление продукции;

- отгрузка готовой продукции посреднику;

- расчеты с поставщиками материалов;

- заказ новых материалов.

1.2. Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Для правильной организации учета складских операций и реализации продукции необходимы следующие задачи:

-              учет поступления материалов на склад в разрезе поставщиков и партий;

-              учет движения материалов внутри предприятия (между складом и производством);

-              учет реализации готовой продукции;

-              учет расчетов с поставщиками за материалы в разрезе партий и поставок.

Рассмотрим каждую задачу в отдельности.

Учет поступления материалов на склад очень ответственная задача, в которой необходимо учитывать от кого поступили материалы, когда поступили материалы, по какой цене, срок годности материалов, срок оплаты за поступившие материалы.

Учет движения материалов внутри предприятия необходим для того, чтобы знать:

- какие материалы, и в каком количестве передаются в производство;

- каковы остатки материалов и на складе и в производстве.

Учет реализации готовой продукции поможет получить данные о том, какая продукция наиболее часто производится и отгружается, т.е. пользуется наибольшим спросом.

Учет расчетов с поставщиками за материалы поможет избежать излишне перечисленных денежных средств и создания задолженности с поставщиками.

Все задачи по организации учета складских операций и реализации продукции необходимо выполнять централизованной бухгалтерии, в связи с тем, что объединить все базы в единый комплекс нет возможности.

Информационное обеспечение (ИО) – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО отдела Выписка представляет собой информационную модель данного объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) – это классификаторы технико-экономической информации и документы; и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам) – это макеты / экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной информации.

При организации БД учета материальных ценностей и готовой продукции целесообразно использовать следующие типы баз данных.

Основная база – это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

Подчиненная база – это БД, которая позволяет хранить данные, относящиеся к какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой в системе является база данных платежных документов.

Справочник – это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник поставщиков.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения с записями:

При удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.

Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.

При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.

Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

1.3. Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Реализация технологического процесса включает работу по учету поступления материальных ценностей, перемещению материальных ценностей на производство, реализации готовой продукции, ведению информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме.

Программа по решению задач по учету поступления материальных ценностей, перемещению материальных ценностей на производство, реализации готовой продукции для всех работ имеет один вход, реализуемый управляющей компонентой. Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора их из справочников с заранее внесенными в них данными. После заполнения пользователем всех необходимых полей, АИС сохраняет полученную информацию в базе данных.

Передача информации в системе производится в форме документов и посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПЭВМ). Последнее обеспечивает повышение оперативности.

Для обработки данных в АИС используется пакетный режим обработки. Характеризуя данный режим обработки данных, необходимо отметить следующие его характерные черты. Ввод потока данных осуществляется с локальных устройств ввода. Выполнение режима включает три фазы: подготовку, выполнение и завершение процесса. При этом первая фаза требует определения последовательности действий и ввода исходных данных. Вторая фаза предполагает логическое преобразование исходных файлов, создание и упорядочения рабочих файлов, обработку информации и формирование выходных данных, осуществляя контроль результатов решения. На завершающей фазе выполняется печать. Эти особенности необходимо рассмотреть в связи со спецификой функциональной задачи. Применение пакетного режима позволяет уменьшить вмешательство оператора в процесс решения задачи, требует только предварительного ввода данных, исключает возможность вмешательства пользователя и, таким образом, изменения последовательности выполняемых действий. Однако, за счет этого появляется более полная загрузка оборудования, которое начинает работать по жесткому графику.

Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм документов и отчетов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы, которые при желании можно распечатать на бумажном носителе.

1.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные средства управления задачами. В рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы Windows XP 2008.