Автоматизация операций по учету готовой продукции

-              справочник Поставщики;

-              справочник Клиенты;

-              справочник Аббревиатуры;

-              справочник Расчетные счета.

Назначение данного модуля является поиск и просмотр информации по материалам и продукции, а также по контрагентам, и подготовка справочной информации.

Информационной базой данного модуля являются таблицы: Справочник Абревиатуры, Справочник Единицы, Справочник Клиенты, Справочник Расчетные Счета, Справочник Продукция, Справочник Материалы, Справочник Поставщики.

Модуль Формирование входной информации предназначен для ввода первичных данных и просмотра ранее занесенных. Данный модуль реализует задачи учета поступления материалов и реализации продукции, обеспечивая ввод документов по приходу, расходу с помощью специальных форм.

В компьютерных системах баз данных пользователи для ввода, просмотра и распечатки отчетов с информацией базы данных могут применять формы. Основные преимущества использования форм следующие:

При вводе данных в поля формы, приложение может считывать словарь данных сервера и автоматически проверить допустимость данных в соответствии с правилами целостности.

Поле ввода в форме может представлять список допустимых значений, из которых пользователи могут легко выбрать нужное.

Область формы может выводить шаблон, соответствующий текущей выводимой в форме записи.

Командные кнопки в форме могут выполнять действия, связанные с выводимой в форме текущей записью.

Формы для занесения прихода, расхода, вызываются из главного меню программы. Информационной базой данного модуля являются таблицы Приход, ПриходМЦ, Расход, РасходГП.

Модуль формирование отчетов выполняет функции по формирования печатных форм. В модуле хранятся шаблоны для печати нормативных документов, таких как счет- фактура, накладные, и т.д. Так же хранятся шаблоны отчетов таких как: «Документы по приходу », «Документы по расходу», складских отчетов таких как: «Остатки на складе».

Отчеты формируются, используя запросы, которые обрабатывают исходную информацию в соответствии с заданными параметрами пользователя.

Система построения запросов в Access не имеет себе равных среди СУБД массового использования. Практически все виды запросов, которые можно построить программно, в Access можно построить визуально. В Access предоставляется возможность создавать самые разнообразные запросы выборки, причем они могут модифицировать исходные данные. Также представлена развитая система фильтров. Фильтры – одна из наиболее сильных сторон Access. Фильтры строятся с помощью запросов или установкой критериев.

Компьютерные системы используют отчеты и запросы для считывания и представления, данных таким образом, чтобы обеспечить полезность информации, содействовать принятию решений или поддерживать коммерческие приложения.

Для создания Отчета Журнал документов по приходу используется запрос Журнал по приходу, с помощью этого запроса происходит выборка документов из таблицы Журнал по заданным параметрам и выдается в виде печатной формы Журнал по приходу.

Для создания Отчета Журнал по расходу используется запрос на выборку Журнал по расходу, который выбирает из таблицы «Журнал» Дату, номер, сумму и клиента документов, соответствующих заданным параметрам пользователя.

Для создания отчета Остатки используется запрос Остатки на складе, который производит выборку из таблицы Остатки. В отчете указываются наименование, количество на складе и единица измерения. Пользователь может сформировать этот отчет, выбрав в меню Отчеты – Остатки на складе.

Информационной базой модуля Формирование отчетов являются таблицы Журнал, Остатки, Справочник_Продукция, Справочник Материалы, Приход, ПриходМЦ, Расход, РасходГП.

Заключение

В результате проделанной работы было автоматизировано рабочее место в отделе Выписка. Стало возможным снижение числа служащих, занятых в работе по учёту складских операций и реализации Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций оперативного учета.

В процессе описания экономической сущности задач учета складских операций и реализации продукции дается понятие об объекте управления и его характеристика, описаны основные функциональные задачи управления объектом. Далее были выявлены внешние и внутренние информационные потоки предприятия. В результате изучения информационных потоков отдела Выписка были выявлены операции, которые необходимо автоматизировать.

Проведено обоснование использования вычислительной техники для решения поставленных задач. Рассмотрено преимущество внедрения автоматизированной системы над ручным трудом.

Далее проведена формализованная постановка рассматриваемого комплекса задач, выделены последовательные этапы расчета. Для каждой автоматизируемой задачи дается краткое название этой задачи, состав исходных данных, результат и требования к решению задачи.

В ходе проектирования автоматизации комплекса задач построена инфологическая модель и дано ее описание.

Далее дана характеристика и описание входной и оперативной информации, а также описана их структура. Здесь также отражена структура каждого файла оперативной, постоянной информации полученных в результате решения других задач.

При разработке структуры диалога была спроектирована работа с первичными документами, со справочниками и отчетами.

Используя дружественный, проработанный интерфейс с использованием многочисленных справочников, увеличилась скорость работы выписки и снизилась их утомляемость.

Список использованных источников

1              Балдин К.В., Уткин в.Б. «Информационные системы в экономике» Учебник: - М.: издательско-торговая корпорация, Дашков и К. 2005 г. – 395 с.

2. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование информационной базы автоматизированной системы на основе СУБД. - М.: Финансы и статистика, 2008.- 275 с.

3.              Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных. - М.: Высшая школа,2008.-350 с.

5.              Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров.- М.: Наука, 2008.-357 с.

6. казырев А.А. «Информационные технологии в экономике и управлении». Учебное издание 4-е изд. перераб., СПб.: издательство Михайлова В.А. 2005 г. – 448 с.

7. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. - М.: Высшая школа, 2008.- 428 с.

8. Трофимов В.В. «Информационные системы  и технологии в экономике и управлении» 2- издание. М.: Высшее образование. 2007 г., 480 с.

9. Титоренко Г.А. «Автоматизированные информационные технологии в экономике». – М.: ЮНИТИ, 2003 г. – 399 с.

10.              Харитонова  И.С. Самоучитель Access 2007. П.:Наука, 2008.-510 с.

11. Федорова Г.В.  «Информационные технологии  бухгалтерского учета, анализа и аудита» - учебное пособие 2-е издание. М.: издательство Омега-Л. 2006 г. – 304 с.

2