Аудит заработной платы

В случае, когда в распоряжении аудитора кроме первичных документов и бухгалтерских регистров имеется электронная версия журнала хозяйственных операций и база данных, используемая в автоматизированной системе бухгалтерского учета многие рутинные процессы проверки ведения учета по различным операциям можно выполнить с помощью компьютера. Аудитор должен только четко поставить перед программистом задачу упорядочения, сортировки, отбора и обработки нужной информации, имеющейся в базе данных.

Однако, даже при использовании автоматизированной системы, невозможно исключить проверку   правильности оформления, полноты первичных документов и отражения их содержания в записях журнала хозяйственных операций. Такая проверка – сплошная или выборочная – обязательно должна проводиться.

2.6. Типичные ошибки учета расчетов  по оплате труда

 

Для аудитора очень важно  знание наиболее распространенных ошибок и нарушений, встречающихся при  аудите расчетов по оплате труда. Наиболее характерные ошибки:

• не применяются типовые формы первичных документов по оплате труда – затруднена проверка данных;
• не ведутся табели учета рабочего времени (Т-2) – нельзя проверить правильность начисления повременных и других видов оплат;
• включение в себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения оплаты труда за проведение строительных работ – завышение себестоимости продукции, занижение налогооблагаемой прибыли;
• не включались в совокупный доход работающих суммы премий и выданных подарков – занижение базы налогообложения по налогу с физических лиц и другим видам удержаний;
• неверно производилось начисление налога на доходы с физических лиц занижение налога на доходы физических лиц;
• неверно рассчитывались суммы по прочим видам оплат – занижение базы налогообложения.

Наряду с проверкой  аналитических и синтетических  данных расчетов по оплате, важное значение приобретает работа по улучшению организации этого участка учета. Для этой цели аудиторская фирма может порекомендовать: автоматизировать расчеты по оплате труда, использовать унифицированные формы документов, уточнить правильность выполнения расчетов, применять наиболее рациональные системы ведения аналитического учета по персоналу и др.

После проведения всех необходимых  процедур проверки аудитор оценивает  полноту и качество выполнения всех пунктов общего плана и программы  аудита. По окончанию аудиторской проверки, можно констатировать, что мероприятия, предусмотренные общим планом и программой аудита, выполнены в полном объеме. Проверка проводилась сплошным методом с использованием следующих документов: Главная книга, расчетные ведомости по начислению заработной платы, своды по заработной плате, договора на оказанные услуги, учетные регистры (журнал-ордер по счетам 69, 70), «Бухгалтерский баланс» (форма № 1) и др.

Необходимо описать  результаты проверки, выявить все  возможные недостатки и нарушения  по расчетам с работниками по заработной плате.

После проверки организации, составление аудиторского отчета по объекту проверки, отчета аудитора генеральному директору предприятия, аудитор обязан написать аудиторское заключение, где показывает, что проверка проходила в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность в части оплаты труда не содержит существенных искажений. Аудит включал в себя проверку на выборочной основе подтверждений числовых данных и пояснений, содержащихся в бухгалтерской отчетности по оплате труда. Мы полагаем, что проведенный аудит дает достаточно оснований для того, чтобы выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности в части оплаты труда.

2.7. Аудиторская проверка учета расчетов по оплате труда, филиала ОАО «Южный Кузбасс» - Управление по обогащению и переработке угля (ЦОФ «Кузбасская»)

2.7.1. Проверка соблюдения положений  законодательства о труде

 

Законодательные и нормативные  документы.

1. Гражданский кодекс  РФ, ч. 1 и 2.

2. Инструкция о составе  фонда заработной платы и выплат  социального характера (с учетом  изменений и дополнений, 1995 г., 1999 г., 2004 г.).

3. Трудовое законодательство  РФ.

На предприятии, прежде всего, проверяется соблюдение трудового  законодательства. В связи с этим аудитор должен проверить, как ведется  оформление сотрудников при приеме на работу и увольнении; учет рабочего времени сотрудников; как построена  система оплаты труда и т. д.

Правильность оформления (прием на работу и увольнение) проверяется  по приказам, контрактам и трудовым соглашениям. Данные приказы на ЦОФ  «Кузбасской» имеются, составляются на каждого работника, в соответствии с законодательством и юридическими нормами права.

Что касается систем оплаты труда, принято, что в основном используются сдельная и повременная системы  оплаты.  Данная система автоматизирована, и возможность ошибок в расчетах значительно снижается. Однако, поскольку  данная программа с информацией представлена не была, то утверждать с большой вероятностью о правильности ведения учета не представляется возможным. Судить о правильности начислений можно только из представленной базы для начисления  страховых взносов и свода начислений  и удержаний по заработной плате. В ходе проверки данных документов на соответствие налоговому законодательству, каких – либо нарушений выявлено не было.

Учет рабочего времени, соблюдение установленного режима работы и начисления заработной платы работающим, состоящим на повременной оплате труда, организуется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12). По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему, включая отработанное время, дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др. Данные документы составлены и заполнены, верно. Совпадение выходного дня работника, с днем отпуска или днем пропуска работы по болезни, выявлено не было. Соответственно все операции по начислению выполнены правильно.

Особое значение имеет  проверка правильности удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) как  со штатного персонала, так и с  лиц, привлекаемых к работе на условиях договора. Контроль заключается в  проверке соблюдения требований ст. 207 НК РФ гл. 23 НК РФ, согласно которой плательщиками налога являются физические лица:

• являющиеся налоговыми резидентами РФ;

• не являющиеся налоговыми резидентами РФ и получающие доходы от источников, расположенных в России.

Проверяя правильность расчета налога, необходимо иметь в виду, что освобождаются от налогообложения следующие виды доходов физических лиц: пособия по беременности и родам, пособия по безработице; государственные пенсии, назначаемые в порядке, установленном действующим законодательством; выходное пособие при увольнении работников в связи с ликвидацией организации или сокращением штатов; суммы единовременной материальной помощи независимо от размера, оказываемой в связи со стихийными бедствиями, террористическими актами, на погребение, а в других случаях — не более 2000 руб. за налоговый период (календарный год); стоимость подарков, полученных от организаций или индивидуальных предпринимателей, но не более 2000 руб. в год; алименты, получаемые налогоплательщиками, и другие доходы в соответствии со ст. 217 НК РФ.

Для целей налогообложения  доход, полученный физическим лицом  в календарном году, уменьшается  на определенные суммы — налоговые  вычеты. Эти вычеты поделены на четыре группы: стандартные, социальные, имущественные  и профессиональные в соответствии со ст. 218, 219, 220, 221 Налогового кодекса РФ, часть II и Закона № 203 от 29 декабря 2004 г. «О внесении изменений в часть II НК РФ».

Аудитор проверяет оформление первичных документов (наряды, маршрутные листы и др.), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение всех реквизитов, обращает внимание на имеющиеся исправления.

2.7.2. Аудит системы начислений  заработной платы

 

На данном этапе работы аудитор проверяет правильность начисления сумм, причитающихся работникам организации и учтенных по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Проверка правильности начисления оплаты труда, как правило, проводится выборочно по нескольким работникам.

Оплата труда, начисленная работникам производственной сферы за определенные виды работ, относится на соответствующие счета учета затрат по этим видам работ.

Поскольку расчет среднего заработка  на ЦОФ «Кузбасской» ведется при  помощи ПК, риск возникновения ошибок сведен к минимуму.

Все дополнительные выплаты производятся только на основании приказа подписанного и утвержденного директором фабрики.

2.7.3. Аудит обоснованности льгот  и удержаний из заработной  платы

 

В качестве нарушения  может выступать неправомерное  применение налоговых вычетов при расчете налога на доходы физических лиц, вследствие отсутствия в бухгалтерском учете первичных документов, служащих основанием для применения вычетов.  Для исправления ошибок необходимы справки работников для получения налоговых вычетов, лицевые счета.

Данный факт оказывает влияние на достоверность бухгалтерской отчетности, налогообложения и соблюдение законодательной и нормативной базы путем необоснованного занижения суммы налога на доходы физических лиц. Искажение расчетов с работниками, бюджетом.

Брак, возникший не по вине работника, оплачивается по пониженным расценкам. Месячная заработная плата работника в этом случае не может быть ниже 2/3 от тарифной ставки установленного ему разряда (оклада). Брак, который произошел вследствие скрытого дефекта в обрабатываемых материалах, а также брак не по вине работника, обнаруженный после приемки изделия органами технического контроля, оплачивается работнику наравне с годными изделиями.

Оплата часов  ночной работы (с 22 до 6 ч). Час ночной работы оплачивается в повышенном размере, предусмотренном коллективным договором организации, но не ниже размеров, установленных законодательством. Продолжительность ночной работы (смены) сокращается на 1 ч.

Оплата часов  сверхурочной работы. Сверхурочные работы допускаются в исключительных случаях и с разрешения профкома организации. Работа в сверхурочное время оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы — не менее чем в двойном размере за каждый час сверхурочной работы. Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 ч в год. Компенсация сверхурочных часов отгулом не допускается.

К сверхурочным работам и к работе в ночное время не допускаются беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, работники моложе 18 лет, работники других категорий, установленных законодательством.

Оплата  работы в выходные и праздничные  дни. Работа в выходные и праздничные дни компенсируется работнику предоставлением другого дня отдыха или, по соглашению сторон, в денежной форме. Работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере.

Оплата  очередных отпусков. Право на отпуск работникам предоставляется по истечении 11 месяцев непрерывной работы на данном предприятии. За работником, находящимся в отпуске, сохраняют его средний заработок.

Оплата  перерывов в работе кормящих матерей. Для кормящих матерей и женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет, установлены дополнительные перерывы. Время этих перерывов засчитывается в счет рабочего времени и подлежит оплате. При повременной оплате кормящая мать получает полную дневную ставку, при сдельной оплате за время перерывов — средний заработок.

Оплата  за время выполнения государственных  и общественных обязанностей.

За время  выполнения государственных и общественных обязанностей (участие в судебных заседаниях в качестве народных заседателей, общественных обвинителей, экспертов или свидетелей; осуществление избирательного права и т.п.) работники получают свой средний заработок по месту работы.

Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают рабочим и служащим за счет отчислений на социальное страхование. Основанием для выплаты пособий являются больничные листы, выдаваемые лечебными учреждениями и подписанные профсоюзным органом. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы сотрудника и его среднего заработка: при непрерывном стаже работы

до пяти лет  — 60% заработка;

от пяти до восьми лет — 80% заработка,

от восьми лет и более — 100% заработка.

Независимо  от стажа работы пособие выдается в размере 100%: вследствие трудового  увечья или профессионального заболевания; работающим инвалидам ВОВ и другим инвалидам, приравненным по льготам  к инвалидам ВОВ; лицам, имеющим на своем иждивении трех детей и более, не достигших 16 лет (учащиеся — 18 лет); по беременности и родам.

2.7.4. Проверка ведения аналитического  учета по работающим и сводных  расчетов по оплате труда

 

Данные главной книги по счетам совпадают с данными оборотно-сальдовых ведомостей и   сводами проводок, начислений и удержаний по заработной плате.