Ароматизацiя облiку витрат

      При виборі програмного продукту важливо з’ясувати плани розробників у відношенні розвитку і модифікації. Були випадки, коли проекти по подальшій розробці і підтримці програмного забезпечення просто припинялися розроблювачами і клієнти залишалися один-на-один зі своїми проблемами по розвитку проектів автоматизації.

     Не  менш важливим фактором є й уміння (теоретичні знання і досвід) постачальника  організувати впровадження бухгалтерської програми і підтримку її в подальшій  експлуатації. Звичайно, існують стандартні методики впровадження, але доцільно з'ясувати в постачальника: наявність в штаті менеджерів впровадження і перелік проведених ними проектів і вирішених задач; систему організації планування і звітності при впровадженні; систему прийняття рішень при виявленні проблем під час виконання впровадження.

     Після впровадження бухгалтерської програми, діяльність підприємства буде істотно  залежати від нормальної роботи системи. Тому великого значення набуває якість супроводу і підтримки постачальником впровадженого пакету прикладних програм. Непрямими показниками рівня: якості підтримки можуть виступати:

• наявність у постачальника документального оформлення підтримки супроводу пакету;
• наявність окремого підрозділу, що займається технічним супроводом;
• наявність спеціальних каналів зв'язку (виділені телефонні номери, адреса електронної пошти, сайти, сторінки в Інтернет, присвячені підтримці);
• наявність спеціалізованого програмного забезпечення для автоматизації процесу прийому й обробки проблем, що виникають у клієнтів.

      Окрім розглянутих основних можна додатково визначити, ще деякі принципи створення й функціонування автоматизованих систем бухгалтерського обліку.

      Принцип нових задач. Визначаючи перелік  задач, слід враховувати основні  технологічні операції обробки документів та завдання щодо забезпечення повноти, вчасності і оптимальності прийняття рішень, які раніше не виконувались через обмежені можливості обробки інформації.

      Принцип надійності. Система має нормально  функціонувати в разі виходу з  ладу технічних засобів. Саме з метою  додержання цього принципу в комп‘ютерних системах обліку дублюють інформацію, технічні засоби, застосовують джерела безперебійного живлення тощо.

     Принцип єдиної інформаційної бази. Застосування єдиної системи класифікації та єдиної системи кодування, одних і тих  самих структурних одиниць економічної  інформації.

      Перелік вимог до бухгалтерських програм  – це складний, пов’язаний комплекс функціональних, технічних, комерційних та ергономічних питань (табл. 4. 1)

Таблиця 4. 1

Характеристика  вимог до програмного  забезпечення

    Під комерційними вимогами розуміють вимоги, пов’язані з тими умовами придбання  та експлуатації програми, що пропонуються постачальником. Основними комерційними вимогами є: прийнятна ціна програми; супровід програмного забезпечення, що передбачає навчання роботі з програмою та налагодження програми на розв’язання розгорнутої бухгалтерської задачі з використанням реальних даних користувача; оперативні консультації з проблем, які виникають в процесі роботи; оновлення старих версій програмних продуктів, швидка заміна їх новими; висока якість паперової та електронної документації.

      До  ергономічних вимог належать зручність  інтерфейсу користувача та розвинена  система програмної допомоги.

      Вимоги  до бухгалтерських програмних продуктів формують три різні категорії користувачів: бухгалтери – безпосередні користувачі комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку; спеціалісти з комп’ютеризованих систем – програмісти і техніки; керівництво підприємства.

     Таким чином, для правильного вибору і оптимального застосування програмного продукту, що автоматизує бухгалтерський облік, необхідно враховувати розмір підприємства, сферу діяльності, а також специфіку його роботи.  

      4.3. Обґрунтування вибору програмного забезпечення для автоматизації обліку на підприємстві

      При виборі програмного забезпечення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку для підприємств різних типів необхідно враховувати ряд критеріїв:

      – система повинна бути інтегрованою, тобто зміни в одній її частині (наприклад, зміни запасів на складі) повинні автоматично змінювати показники в інших її розділах (зміни в бухгалтерських проводках);

      – система повинна давати керівнику  можливість отримувати оперативну інформацію в об’ємі, достатньому для прийняття  оперативних рішень;

      – в системі повинна бути закладена можливість без допомоги програміста редагувати всі необхідні звіти і документи, змінювати їх форму і створювати власні формати;

     – в системі повинні бути закладені  процедури контролю, які б зводили  помилки до мінімуму;

     – в системі повинна бути передбачена можливість відслідковування того, хто і коли вніс зміни і який запис був до цих змін;

    – в системі повинні бути присутні надійні програми захисту даних  і функції розподілу прав доступу.

      Для вибору програмного забезпечення розглянемо характеристики деяких бухгалтерських пакетів, які наведені в табл. 4. 2.

    Таблиця 4. 2

Порівняльна характеристика програмного  забезпечення для  автоматизації обліку

    Питання про розміри підприємства при  виборі програми є одним з головних. Вибір програмного забезпечення бухгалтерського обліку, яке не відповідає розмірам підприємства, призведе до фінансових втрат, і, можливо, буде мати важкі психологічні наслідки. Це пояснюється тим, що програмне забезпечення бухгалтерського обліку чітко поділяється за категоріями користувачів (розмірами підприємств) і, відповідно, за ціною (вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для середнього за розмірами підприємства на один-два порядки вища за вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для малих за розмірами підприємств і, в сою чергу, на один-два порядки нижча для великих підприємств).

    При визначені величини підприємства для  бухгалтерії ключовими є два параметри: денний потік документів і чисельність облікового персоналу, говорячи про яку, потрібно мати на увазі, що вони працюють одночасно і повний робочий день.

    При виборі системи автоматизації користувачі  обов’язково повинні враховувати  ряд факторів, які умовно можна назвати “інфраструктурою продукту”. До них потрібно віднести: наявність регіональних філій і регіональної партнерської мережі, здатні надати якісні послуги споживачам; наявність спеціалізованих галузевих рішень; можливість підтримки з боку провідних аудиторських і консалтингових фірм; цінову політику.

    Провівши  детальний аналіз найбільш поширених  бухгалтерських програм у відповідності  із перерахованими критеріями, можна  зробити висновок, що для досліджуваного підприємства для автоматизації бухгалтерського обліку доцільно використати програму "1С: Підприємство 7. 7", конфігурацію "Кварц", оскільки дана програма має високий рівень пристосування до особливостей ведення бухгалтерського обліку на середніх за розмірами підприємствах, підтримує потужний аналітичний облік, кількісний та валютний облік, передбачені механізми ведення бухгалтерського обліку, з огляду на специфіку сільськогосподарських підприємств.

     Найкращою для досліджуваного підприємства ця програма є і тому, що „1С: Підприємство 7.7” – найбільш розповсюджений у м. Вінниці і Вінницькій області програмний продукт; сервісне обслуговування підприємству можуть надати багато фірм м. Вінниці.

      Важливою  і визначальною рисою „1С: Бухгалтерії” є і те, що вона є системою, яка  легко налагоджується. При необхідності програму може налагодити чи відкоригувати не лише фахівець, але і сам бухгалтер.

      У додатку 16 наведено прайс-лист вартості програмного продукту „1С: Підприємство 7.7”. У вартість перерахованих програмних продуктів входить безкоштовна установка на комп’ютер та дві години навчання, консультації чи налаштування. Програмні продукти підтримуються телефонною лінією консультацій та безкоштовним поновленням (звітів, інформаційних баз, конфігурацій) на протязі усього терміну використання програми. 

      4.4. Загальна характеристика обраного програмного забезпечення

     Програма "1С: Підприємство 7.7" дуже зручна у використанні. Практично кожен паперовий документ має в "1С: Підприємство 7.7" електронний аналог – спеціальну екранну форму для уведення первинної інформації й автоматичного створення бухгалтерських проводок. Істотною відмінністю "1С: Підприємство 7.7" від інших прикладних програм Windows є те, що при виході із системи немає потреби проводити збереження – записи в інформаційну базу проводяться безпосередньо під час роботи з системою.