Ароматизацiя облiку витрат

     Зручність збереження нормативно-довідкової інформації забезпечується завдяки використанню таких програмних модулів, як константи, перелічення та довідники.

     Константи дозволяють без програмування налаштовувати  роботу алгоритмічної частини системи. Значення константи може бути текстовою стрічкою, датою, числом або елементом списку. Як правило, ці значення вносяться у систему під час першого запуску та не змінюються або змінюються дуже рідко.

     Довідник  – це список, елементи якого можна змінювати. Більшість довідників використовуються в системі аналітичного обліку "1С: Підприємство 7.7". Проте прирівнювати елемент довідника та об’єкт аналітики по рахункам – неправильно.

     Всі довідники в "1С: Підприємство 7.7" можуть мати багаторівневу, ієрархічну структуру. Звіти в "1С: Підприємство 7.7" можна будувати як по конкретному елементу довідника, так і по групі.

     Використання  синтетичних рахунків і принципу подвійного запису – основа методології  бухгалтерського обліку. В версії "Проф" програми "1С: Бухгалтерія" можна вести облік за декількома планами рахунків одночасно, проте на практиці застосовується лише один, дещо розширений варіант Плану рахунків, затверджений наказом № 291. В нього додано допоміжний рахунок 00 (який призначено для введення залишків по рахунках) і забалансові рахунки ВД–СН для податкового обліку.

     В програмі "1С: Підприємство 7.7" є можливість ведення валютного та кількісного обліку. Для цього відповідним рахункам встановлюється додатковий признак: валютний і/ або кількісний облік.

     Для налаштування синтетичного обліку згідно з обліковою політикою підприємства використовують дві константи: "Використовувати  рахунки витрат" (можливі варіанти вибору таких значень константи: тільки 8 клас, тільки 9 клас, 8 і 9 класи) та "Виділяти аванси" (можливі два варіанти: так або ні). Для ведення аналітичного обліку в програмі "1С: Підприємство 7.7" використовується механізм субконто. Більшість видів субконто будуються на основі однойменних довідників, проте використовувати для аналітичного обліку тільки довідники не обов’язково. Наприклад, деякі види субконто можуть будуватись на основі документів, введених в інформаційну базу відповідними документами. При введенні в інформаційну базу проводок на бухгалтерських рахунках накопичуються суми. Механізм субконто дозволяє проаналізувати суми, накопичені на синтетичних рахунках, за аналітичними напрямками. Субконто можна розглядати як додаткову інформацію до бухгалтерського рахунка, проте важливо пам’ятати, що субконто – це не субрахунок. На відміну від субрахунка, який може належати тільки рахунку (субрахунку) більш вищого порядку, один і той самий вид субконто можна під’єднувати до декількох рахунків.

     Господарські  операції реєструються в інформаційній  базі бухгалтерськими проводками, складеними на основі Плану рахунків. Для введення проводок та аналітичної інформації в інформаційну базу "1С: Бухгалтерії" служать операція та документ. Проте роблять вони це по-різному: операція дозволяє бухгалтеру вручну ввести в інформаційній базі будь-які проводки; документ автоматично формує операцію з потрібним набором проводок за введеною бухгалтером інформацією.

     Таким чином, документ можна розглядати як автоматизовану операцію.

     Документи більш ефективніші, ніж операції. На практиці операції використовують для реєстрації окремих подій в господарській діяльності, документи для яких не розроблені.

     Операції  та документи, а також створені ними проводки після реєстрації зберігаються у відповідних журналах. Проте "паперові" журнали, що застосовуються при журнально-ордерній формі обліку, та журнали "1С: Підприємство 7.7" не мають нічого спільного. Журнал "1С: Підприємство 7.7" – це елемент інтерфейсу між користувачем та інформаційною базою. Інформація, що накопичується в базі даних, представляється через інтерфейс в прийнятній для людини формі. Крім спеціалізованих журналів в "1С: Підприємство 7.7" особливо виділені три загальних журнали: "Повний журнал", "Журнал операцій", "Журнал проводок". Журнал операцій відкриває доступ до всіх операцій, зареєстрованих в "1С: Підприємство 7.7" – як введених вручну, так і створених різними документами.

     Кардинальна відмінність ведення бухгалтерського  обліку на комп’ютері та ведення його вручну – це автоматизація побудові звітів. Бухгалтер звільняється від  рутинних арифметичних розрахунків, рознесення проводок по відомостям та журналам. Оборотно-сальдова відомість завжди доступна за одним натиском кнопки і завжди відображує самі останні зміни. Головна книга втрачає свою контролюючу функцію і перетворюється просто в звіт звичної для бухгалтера структури. Комп’ютер не робить арифметичних помилок, дебет завжди дорівнює кредиту.

     Звіти в "1С: Підприємство 7.7" діляться на стандартні, спеціальні та регламентовані. Стандартні звіти – основний інструмент бухгалтера, його "очі та вуха".

     За  допомогою стандартних звітів бухгалтер  дістає з інформаційної базі відомості  про поточний фінансово-господарський  стан підприємства, шукає помилки, готує  звітність для подачі в різні  органи. До спеціальних звітів відносяться  касова книга, книга податкового обліку з ПДВ тощо. Регламентовані звіти – це звіти встановлені відповідними нормативними документами державних органів. До регламентованих звітів відносяться Декларація з ПДВ, Декларація про прибуток підприємства, Баланс, Звіт про фінансові результати тощо.

     Особливістю програми "1С: Підприємство 7.7" є те, що в її інформаційній базі зберігається інформація не тільки про документи, операції та зроблені ними проводки, але й бухгалтерські підсумки – сальдо та обороти по рахункам і субконто. Коли відбувається проведення документа або операції, одночасно з реєстрацією в інформаційній базі проводок автоматично перераховуються й бухгалтерські підсумки. "1С: Підприємство 7.7" зберігає залишки та обороти по рахункам з деталізацією по субконто та обороти між синтетичними рахунками без врахування аналітики. Бухгалтерські підсумки зберігаються помісячно.

     Для автоматизації обліку та аналізу  господарської діяльності підприємства використовується зведений облік єдиного  реєстру інформаційної бази –  журналу операцій. Аналіз та формування фінансової звітності проводиться завдяки використанню системи звітів. Для цього в діалоговому вікні підготовки до видачі відповідного звіту необхідно вибрати період, за який проводиться аналіз, та відповідний рахунок (субрахунок). При необхідності також вибирається необхідний субконто. Перед формуванням фінансової звітності обов’язково необхідно провести операцію "Закриття періоду", який закриває рахунки доходів та витрат та формує фінансові результати. Після закриття періоду баланс та звіт про фінансові результати формуються автоматично при використанні однойменного регламентованого звіту. Налаштування цих звітів відбувається сервісною службою, яка проводить, як правило, щоквартальне оновлення та доповнення нормативної бази і при необхідності, підключає нові модифіковані регламентовані звіти.

      Конфігурація  для сільськогосподарських підприємств  України є доповненням до стандартної  конфігурації "Бухгалтерський облік  для України 7.70.206", що у свою чергу  є універсальною системою для  автоматизації ведення бухгалтерського обліку.

      Дана  конфігурація є розробкою фірми  ТОВ "Кварц" і реалізує  стандартну методологію бухгалтерського і  податкового обліку для сільськогосподарських  підприємств відповідно до поточного  законодавства  України і являє  собою типове рішення для автоматизації с/г підприємств.

      У порівнянні зі стандартною конфігурацією  в даній конфігурації передбачені  механізми ведення бухгалтерського  обліку, з огляду на специфіку сільськогосподарських  підприємств:

• доопрацьовано стандартний план рахунків з урахуванням специфіки сільськогосподарського виробництва;
• передбачено можливість обліку поголів'я тварин у кількості і за  вагою;
• передбачено механізм ведення обліку продукції сільськогосподарського виробництва протягом року по плановій собівартості.
• включено додаткові довідники, що забезпечують аналітичний облік;
• передбачено документи розподілу витрат допоміжних виробництв;
• розроблено документи, що дозволяють вести такий розріз обліку як переробка (власної і давальницької сировини) а також передача сировини в переробку іншим підприємствам на давальницьких умовах;
• широкі можливості нарахування і виплати заробітної плати з розбивкою її по витратних рахунках.
• автоматичний розрахунок відпусток і лікарняних у різних тимчасових інтервалах.
• включено додаткові звіти, що враховують специфіку сільськогосподарських підприємств: "Відомість обліку руху тварин".

      4. 5. Постановка задачі автоматизації обліку витрат в рослинництві

      Автоматизація обліку витрат в рослинництві охоплює  широке коло трудомістких операцій. До них відносять: групування виробничих витрат за напрямками витрачання, визначення нормативної та фактичної собівартості продукції, облік відхилень від норм витрат, зведений облік витрат на виробництво, відображення на рахунках синтетичного обліку кореспонденції рахунків.

     Специфікою  комп’ютеризації обліку витрат в  рослинництві є те, що тут значною  мірою використовуються дані, отримані на інших ділянках автоматизації  обліку (праці і заробітної плати, матеріалів тощо). Автоматизація обліку витрат на виробництво включає три взаємопов’язані  ділянки роботи:

     1). Оперативний облік витрат на  виробництво, рух матеріалів, продукції  і незавершеного виробництва.

     2). Зведений облік витрат на виробництво  і визначення собівартості продукції.

     3). Складання звітних калькуляцій за видами виробів.

      У типовій конфігурації „1С: Підприємство 7.7” можуть бути реалізовані різні варіанти обліку витрат в рослинництві: з використанням рахунків 8 і 9 класів, з використанням рахунків тільки 8 класу, з використанням рахунків тільки 9 класу (рис. 4. 1. а, б, в).

     У варіанті 4. 1. а протягом звітного періоду (місяця) витрати на виробництво відносяться в дебет рахунків класу 8 з кредиту рахунків матеріальних, трудових та грошових ресурсів. Документи конфігурації, що дозволяють робити це автоматично, показано в табл. 4. 3. на. Витрати, накопичені протягом місяця на цих рахунках, закриваються документом „Фінансові результати” в режимі „Закриття елементів витрат (рахунків класу 8)”. При цьому прямі виробничі витрати відносяться в дебет рахунка 23 „Виробництво”. Загальновиробничі витрати відносяться в дебет рахунка 91.

У варіанті 4. 1. б протягом звітного періоду витрати на виробництво відносяться в дебет рахунків класу 8 з кредиту рахунків матеріальних, трудових і грошових ресурсів. При цьому використовуються ті самі документи конфігурації (таблиця 4. 3.).

Рис 4. 1. а. Відображення витрат з допомогою рахунків 8 і 9 класів. 

      Рис 4. 1. б. Відображення витрат з допомогою рахунків тільки 8 класу. 

     Накопичені  витрати на рахунках класу 8 закриваються документом „Фінансові результати” в режимі „Закриття елементів витрат (рахунки класу 8)” на рахунок 23 „Виробництво”. При цьому окремо накопичення загальновиробничих витрат у програмі не передбачено. Оскільки П(С)БО 16 передбачає такий розподіл, його можна організувати вручну, виділивши для цього спеціальний субрахунок, наприклад 841 „Загальновиробничі витрати”.  

      Рис 4. 1. в. Відображення витрат з допомогою рахунків тільки 9 класу.

Таблиця 4. 3

Документи програми "1С: Підприємство" для обліку витрат

     У варіанті 1в витрати виробництва  протягом звітного періоду відносяться  в дебет рахунка 23 „Виробництво” безпосередньо з кредиту рахунків матеріальних, трудових і грошових ресурсів. Загальновиробничі витрати відносяться в дебет рахунка 91 також безпосередньо з кредиту рахунків матеріальних, трудових і грошових ресурсів. Для цього використовуються ті самі документи конфігурації (табл. 4. 3).

     Далі  ці три схеми аналогічні:

     1. Після закінчення періоду загальновиробничі  витрати розподіляються між рахунками  виробництва і собівартості готової  продукції (за субконто „Види витрат”) згідно з П(С)БО 16. Розподілені витрати відображаються за дебетом рахунка 23 (відповідний вид діяльності) і за кредитом рахунка 91. Нерозподілені витрати відображаються за дебетом рахунка 901 „Собівартість реалізованої продукції”. Для цього в програмі використовується документ „Фінансові результати” в режимі „Закриття загальновиробничих витрат (рахунок 91)”.

     2. Проводиться оцінка незавершеного  виробництва. інформація про це  вводиться у програму документом „Незавершене виробництво”.