Ароматизацiя облiку витрат

4. АВТОМАТИЗАЦІЯ ОБЛІКУ ВИТРАТ В РОСЛИННИЦТВІ 

      4.1. Аналіз сучасного програмного забезпечення автоматизації бухгалтерського обліку 

      Сучасна автоматизована система обліку, контролю і аудиту базується на найновіших засобах обчислювальної техніки  і повинна забезпечувати: повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів; виконання контрольних і аудиторських задач з метою отримання необхідної інформації про наявні відхилення; отримання комп'ютерних управлінських рішень; здійснення аналізу і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

     Сьогоднішній  ринок фінансово-економічного прикладного  програмного забезпечення формується під впливом трьох основних факторів: постійно зростаючих вимог споживачів; кон'юнктурного світогляду більшості розроблювачів; нестійкості нормативно-правового середовища.

      Вплив цих факторів робить ринок різноманітним  і неоднорідним. Для рішення задачі вибору програмного забезпечення необхідно ознайомитися з його класифікацією. Усі програми в області бухгалтерського обліку і фінансів умовно можна розділити на:

1. Інтегровані фінансові системи (ІФС).

2. Бухгалтерський конструктор.

3. Бухгалтерський комплекс автоматизованих робочих місць (АРМ).

4. Бухгалтерія-офіс.

     5. Еккаунт кутюр – доопрацьовані індивідуальні і впроваджувані системи на базі типового бухгалтерського ядра.

     6. Галузеві системи з бухгалтерським обліком, це бухгалтерський комплекс АРМ + спеціалізовані галузеві АРМи.

7. Фінансово-аналітичні системи.

8. Правові системи і бази даних (ПБД).

Розглянемо  докладніше кожну з вищезгаданих груп:

     Інтегрована фінансова система складається з окремих блоків-модулів обліку. Ступінь інтеграції системи характеризує принцип зв'язку, як між окремими модулями системи, так і з іншими програмними продуктами, що працюють на підприємстві.

     Система вважається інтегрованої у випадку, якщо існує двосторонній зв'язок між  усіма модулями системи. До таких систем відносяться: "БЕСТ", "Галактика", "Парус" і інші.

     Під бухгалтерським конструктором розуміється  бухгалтерська система з розширеними інструментальними можливостям.

     Первинні  можливості такого програмного продукту досить обмежені. Наприклад, виконання в рамках бухгалтерського конструктора таких операцій, як розрахунок зносу основних засобів, розрахунок заробітної плати і т.п., практично неможливо здійснити без відповідних настроювань. Однак, опанувавши спеціальною мовою, користувач може самостійно навчити програму виконувати будь-як розрахунки, створювати звіти і т.п.

     Цей клас систем орієнтований на масовий  тираж. В одній програмі важко врахувати специфіку обліку різних бухгалтерій. Тому з'явилися деякі універсальні заготовки, з яких за допомогою настроювань створюється програмний продукт, що підходить для обліку в будь-якій фірмі.

     Даний клас програм краще адаптований  до швидко змінюваного законодавства. Приклад бухгалтерського конструктора: "1С: Бухгалтерія", "Фінанси без проблем", "Инотек", "Quiken" і інші.

     Бухгалтерський  комплекс передбачає створення окремих програм під кожен розділ обліку з можливістю наступного агрегування даних.

     Даний продукт є самою старою формою існування бухгалтерських програм на вітчизняних підприємствах. Бухгалтерський комплекс доцільно використовувати на середніх і великих фірмах. Приклад бухгалтерського комплексу: "Моноліт", "Тектон", "БОСС-компанія" і інші.

     Бухгалтерія-офіс – це система автоматизованого керування підприємством. Програми даного класу називають "корпоративними системами керування фінансами і бізнесом". Термін "корпоративний облік" є новим для українських підприємств. Відомо, що облік на підприємстві не зводиться тільки до бухгалтерського обліку, побудованому на подвійному записі і проводках по кореспондуючим рахунках. Існує ще й управлінський облік, форми якого визначаються потребами самого підприємства. Даний вид обліку наближений до поточного діяльності фірми і вирішує в першу чергу оперативні задачі.

     Бухгалтерія-офіс налаштовується, як правило, не тільки для бухгалтера, але і для керівника, менеджера й інших представників управлінської ланки. Велика увага в програмах цього класу приділяється можливості ефективного керування підприємством і одержанню прибутку. При цьому дуже важко визначити, який облік "первинніший" – бухгалтерський чи оперативний. Наприклад, коли керівник ставить задачу мінімізації податку на прибуток, то для прийняття правильних рішень необхідно знати розмір оподатковуваного прибутку за даними бухгалтерського обліку. З іншого боку для відображення в бухгалтерському обліку величини товарних запасів потрібні дані оперативного обліку про надходження, переміщення, вибуття товарних цінностей. Таким чином, бухгалтерський облік спрямований на рішення задач по узагальненню показників діяльності підприємства, тоді як оперативно-управлінський облік вирішує ділянки, щоденні задачі. Відірвати одну форму обліку від іншої практично неможливо. Обидва види обліку існують спільно й утворюють єдиний цілісний облік, що і називається корпоративним.

      Клас  систем бухгалтерія-офіс дуже молодий. В Україні пропозиція даних програмних продуктів дуже обмежена західними розробками. Приклад систем для автоматизованого керування підприємством: "Bann", "R3", "Oracle". "Реорlе soft", "Navision", "Квестор" і інші.

      Системи Еккаунт кутюр класу індивідуально допрацьовуються під конкретного замовника з наступним впровадженням на підприємстві самим розроблювачем. Коло користувачів програм класу "Еккаунт кутюр" дуже вузький. Це пояснюється тим, що послуги по доробці і впровадженню програм дуже дорогі, тому помилка замовника у виборі системи обходиться дуже недешево.

      Основою галузевої системи з бухгалтерським обліком служить бухгалтерський комплекс АРМ, до якого приєднані спеціалізовані галузеві АРМи. Сьогодні найбільш відомі наступні галузеві системи: "Торгівля" "Бюджетні організації", "Промисловість", "Будівництво", "Аудит" "Банківські структури", "Страхування" і інші..

      Системи групи "Фінансово-аналітичні системи" можна розділити на: системи аналізу господарської діяльності підприємства; – системи для роботи з інвестиційними проектами.

      До  фінансово-аналітичних систем відносяться  такі системи, як „Project Expert”, „Budget management”, "ПОПІ", "Інвестор", "Аналітик" і інші.

      Під правовими системами і базами даних (ПБД) розуміють системи для роботи, збереження і регулярного відновлення в комп'ютері збірників нормативних документів.

      Приклад ПБД: інформаційні бази даних "Бізнес-експерт", "Гарант", "Кодекс", "Консультант Плюс" і інші. 

      4.2. Принципи вибору та вимоги до програмного забезпечення автоматизації бухгалтерського обліку 

     Однією  з основних забезпечуючих частин автоматизованої інформаційної  системи є програмне забезпечення. Програмне забезпечення бухгалтерських програм сукупність методів, правил, описів, інструкцій, математичних моделей і алгоритмів вирішення фінансово-бухгалтерських завдань, переробки інформації і прийняття відповідних рішень.

      При виборі того або іншого програмного продукту для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві необхідно враховувати наступні загальні критерії: принцип системності, функціональна повнота, масштабованість, технологічність, інваріантість стосовно бізнесу, перспективи розвитку.

      Принцип системності – необхідно встановлювати такі зв'язки між структурними елементами системи, які забезпечують її сумісність та взаємодію з іншими системами. Отже, усі зв'язки, елементи, функції та проблеми управління й діяльності мають розглядатися як єдине ціле.

      Масштабність  – можна розглядати функціональну масштабованість, тобто можливість при необхідності придбати або активувати додаткові модулі, що не потрібні на початкових етапах проекту по автоматизації, і масштабованість по потужності, тобто здатності системи нормально функціонувати й оперативно реагувати на дії користувача при збільшенні кількості користувачів, кількості оброблюваних документів, росту обсягу існуючих даних.

     Технологічність – це такі показники як інтегрованість (використання всіма модулями однієї бази даних, однократне введення даних, можливість автоматичного, напівавтоматичного і ручного обміну даними з існуючими додатками), відкритість системи (можливість модифікації функціональності ПО за допомогою убудованих або зовнішніх засобів розробки, шляхом зміни вихідних кодів функцій і процедур, ядра системи, інтерфейсних форм, структури і моделі даних і т.п.)

      Інваріантість стосовно бізнесу – можливість підтримки програмним забезпеченням різних видів бізнесу. Наприклад, виробництва продуктів харчування і надання автотранспортних послуг.

      При виборі програмного продукту важливо з’ясувати плани розробників у відношенні розвитку і модифікації. Були випадки, коли проекти по подальшій розробці і підтримці програмного забезпечення просто припинялися розроблювачами і клієнти залишалися один-на-один зі своїми проблемами по розвитку проектів автоматизації.

     Не  менш важливим фактором є й уміння (теоретичні знання і досвід) постачальника  організувати впровадження бухгалтерської програми і підтримку її в подальшій експлуатації. Звичайно, існують стандартні методики впровадження, але доцільно з'ясувати в постачальника: наявність в штаті менеджерів впровадження і перелік проведених ними проектів і вирішених задач; систему організації планування і звітності при впровадженні; систему прийняття рішень при виявленні проблем під час виконання впровадження.

     Після впровадження бухгалтерської програми, діяльність підприємства буде істотно залежати від нормальної роботи системи. Тому великого значення набуває якість супроводу і підтримки постачальником впровадженого пакету прикладних програм. Непрямими показниками рівня: якості підтримки можуть виступати:

• наявність у постачальника документального оформлення підтримки супроводу пакету;
• наявність окремого підрозділу, що займається технічним супроводом;
• наявність спеціальних каналів зв'язку (виділені телефонні номери, адреса електронної пошти, сайти, сторінки в Інтернет, присвячені підтримці);
• наявність спеціалізованого програмного забезпечення для автоматизації процесу прийому й обробки проблем, що виникають у клієнтів.

      Окрім розглянутих основних можна додатково визначити, ще деякі принципи створення й функціонування автоматизованих систем бухгалтерського обліку.

      Принцип нових задач. Визначаючи перелік  задач, слід враховувати основні технологічні операції обробки документів та завдання щодо забезпечення повноти, вчасності і оптимальності прийняття рішень, які раніше не виконувались через обмежені можливості обробки інформації.

      Принцип надійності. Система має нормально  функціонувати в разі виходу з ладу технічних засобів. Саме з метою додержання цього принципу в комп‘ютерних системах обліку дублюють інформацію, технічні засоби, застосовують джерела безперебійного живлення тощо.

     Принцип єдиної інформаційної бази. Застосування єдиної системи класифікації та єдиної системи кодування, одних і тих самих структурних одиниць економічної інформації.

      Перелік вимог до бухгалтерських програм  – це складний, пов’язаний комплекс функціональних, технічних, комерційних та ергономічних питань (табл. 4. 1)

Таблиця 4. 1

Характеристика  вимог до програмного  забезпечення