Ароматизацiя облiку витрат

      Для того щоб виключити ручні операції при формуванні підсумкових даних, можна рекомендувати використовувати дворівневу організацію довідника „Види витрат”, тоді однорідні статті витрат можна поєднувати в групи. Доцільна організація довідника для ведення комп’ютеризованого обліку на досліджуваному підприємстві приведена в додатку .

      Подібна організація довідкової інформації дозволить формувати стандартні звіти, що містять підсумкові дані, як у цілому по групам витрат, так і по статтях, що входить до складу кожної групи.

      Якщо  на підприємстві інтерес представляє  групування витрат по підрозділах підприємства, тоді необхідна організація аналітичного обліку в розрізі підрозділів. Для цієї мети може бути використаний третій аналітичний розріз, що у дійсному настроюванні не задіяне. При необхідності в якості третього субконто на рахунку 23 можна установити субконто виду „Підрозділ”, що також може бути використане на рахунках 91-94.

      Інтерес для аналітичного обліку на рахунках 91-94 представляє структура витрат по статтях У зв'язку з цим на цих рахунках, гак же як і на рахунку 23, встановлений аналітичний облік  по субконго „Види витрат” і  „Види діяльності”.

      Аналітичний облік на рахунку 26 ведеться в розрізі  номенклатури виробів, що випускаються, (послуг), місць збереження матеріальних запасів і партій. Для цієї мети до рахунка прикріплені субконто таких видів: „ТМЦ”, „Місця збереження” і „Партії”. Дане настроювання дозволяє враховувати готову продукцію на складах аж до конкретного виробу.

      Згідно  П(З)БУ 16 при обліку витрат по основних видах діяльності повинно бути забезпечене їхнє угруповання по економічних елементах. Перелік економічних елементів є єдиним і обов'язкової для всіх підприємств.

      Програма  дозволяє будувати різноманітні схеми  аналітичного обліку на рахунках виробничих витрат, у залежності від конкретних особливостей підприємства і цілей, що коштують перед його обліковою системою. Однак, орієнтуючись на роботу в типовій конфігурації треба з обережністю підходити до питанням реорганізації аналітичного обліку на рахунках виробничих витрат, оскільки алгоритми розподілу непрямих витрат, списання відхилень від фактичної собівартості продукції, включені в типову конфігурацію, орієнтовані на визначену організацію аналітичного обліку. Зміни в аналітичному обліку спричинять необхідність внесення змін і в ці алгоритми.

     Документ  „Калькуляція” призначений для  відображення господарських операцій, пов’язаних зі списанням матеріалів у виробництво, оприбуткуванням продукції, розрахунком собівартості та відпускної ціни. Документ може працювати в режимі „попередня” та „кінцева” (додаток ).

     Реквізити групи „Матеріали і продукція” дозволяють вибрати найменування одиниці продукції, що випускається, з довідника „Номенклатура”, склад, на який буде оприбутковано виготовлену продукцію, склад, з якого будуть списані матеріали, а також кількість одиниць оприбуткованої продукції.

     Для автоматичного заповнення табличної  частини документу призначена кнопка „Заповнити”, розташована в нижній частині електронної форми документу. При цьому в рядках відображаються витрати, перераховані для обраної продукції в довіднику „Склад продукції”.

     У специфікації табличної частини  вказується наступна інформація:

• найменування витрат. Витрати, що вказуються в калькулюванні планової вартості продукції можуть бути двох видів: матеріали з довідника „Номенклатура” і види витрат з довідника „Види витрат”. Останні використовуються для включення до собівартості продукції витрат з оплати праці, оренди тощо.
• партія матеріалів, яку потрібно списати (тільки для витрат з довідника „”Номенклатура”.
• кількість для матеріальних витрат.
• сума витрат за плановою калькуляцією для витрат з довідника „Види витрат”. Для матеріалів ця сума розраховується автоматично при проведенні документу, в залежності від списаних партій.

      В реквізиті „Сума оконч.” Зазначається сума по фактичній калькуляції. Для  планової калькуляції стовпчик залишається  незаповненим.

      Інформаційні  стовпчики, розташовані праворуч над таблицею, дозволяють побачити визначену собівартість і продажну вартість, як всієї партії продукції, так і одиниці продукції. Реальні значення собівартості і відпускної вартості можна побачити тільки після проведення документа, оскільки тільки при проведенні буде розрахована собівартість списаних партій матеріалів і виконаний розрахунок відпускної ціни.

      На  закладці „Податки і рентабельність” (додаток ) документу „Калькуляція” можна вказати додаткові параметри, що вплинуть на розрахунок відпускної ціни продукції, наприклад, рентабельність одиниці, ставку ПДВ, і суму акцизу.

      Також можна вказати податки, що утримуються  з обороту реалізованої продукції  і відносяться на її собівартість.

      Для документального оформлення операції списання матеріалів у виробництво без оприбуткування на склад готової продукції потрібно встановити параметр програми „Тільки списати матеріали у виробництво”. В цьому випадку непотрібно в табличній частині документу вказувати витрати з довідника „Види витрат”. Рахунок і статтю витрат, у проводках по списанню вартості матеріалів, можна встановити безпосередньо в діалоговій формі документу, встановивши опцію „Вибрати рахунок витрат”. Заповнення табличної частини документу можна здійснювати в цьому випадку шляхом підбору з довідника „Номенклатура”, скориставшись кнопкою „Підбор”.

      Натискання  кнопки „Ок” призведе до запису і проведення документу. Всі документи „Калькуляція”  заносяться до журналу „Виробництво”. В цьому журналі, крім іншої інформації, видно статус калькуляції. Статус може приймати значення: „Незакрита попередня” – тобто планова калькуляція, по якій не проведено розрахунок фактичної, „Закрита попередня” – планова, по якій вже є фактична, „Кінцева” і „Списання матеріалів” – це відповідно фактична калькуляція і планова калькуляція, за якою списуються матеріали у виробництво.

      При проведенні статусу „Попередня калькуляція” формуються бухгалтерські проводки по списанню матеріалів на рахунок 23 „Виробництво”, з оприбуткування готової продукції на рахунок 26 „Готова продукція”.

      Оскільки  на рахунку 23 ведеться аналітичний  облік в розрізі „Види витрат”, то при списанні матеріалів на рахунок 23 необхідно для кожного матеріалу  правильно вказати вид витрат.

      Документ  „Кінцева калькуляція” вводиться  наприкінці місяця на підставі планової, коли всі виробничі витрат в бухгалтерському обліку конкретного підприємства списано на рахунок 23 (після виконання етапів „Закриття елементів витрат” і „Закриття загальновиробничих витрат” документом „Фінансові результати”) і внесено інформацію про незавершене виробництво. Крім того, в типовій конфігурації передбачено обробку „Створення кінцевої калькуляції”, за допомогою якої можливе автоматичне формування фактичних калькуляцій по всіх незакритих планових калькуляціях, введених в поточному місяці.

      Метою фактичної калькуляції є коригування  планового значення витрат реальними значеннями на кінець місяця. При введенні значень реальних сум по видах витрат вони розподіляються пропорційно сум, зазначених в плановій калькуляції.

      Таким чином, в документі „Кінцева калькуляція” заповнюється реквізит табличної частини „Сума оконч.”, що визначає фактичні суми витрат за даними бухгалтерського обліку. Ці суми витрат можна змінити вручну, але планові суми в „Кінцевій калькуляції” змінити не можна.

      При проведенні „Кінцевої калькуляції” можуть бути сформовані коригуючи проводки по дебету рахунку 26 і кредиту рахунку 23.

      Якщо  готову продукцію, оприбутковану по плановій калькуляції, продано раніше, ніж її було внесено до „Кінцевої  калькуляції”, то остання формує коригуючи проводки з обліку собівартості реалізованої продукції

      Для внесення до інформаційної бази даних  про незавершене виробництво  в типовій конфігурації призначений  документ „Незавершене виробництво” (додаток ).

      Такий документ варто формувати щомісяця до введення документу „Кінцева калькуляція”.

      Дані  про суми незавершеного виробництва  вносяться до табличної частини  документа. Для кожного виду витрат зазначається сума, що повинна бути включена до собівартості продукції в наступних періодах.

      При натисканні кнопки „Ок” документ зберігається, але не проводиться, для нього не передбачене формування бухгалтерських проводок. Дані з цього документу використовуються при визначенні фактичних сум витрат.

      Для автоматичного формування фактичних  калькуляцій по всіх незакритих планових калькуляцій у типовій конфігурації призначена обробка „Створення кінцевої калькуляції”, яку варто виконувати наприкінці місяця, коли всі виробничі витрати списані на рахунок 23 і до інформаційної бази внесено дані про незавершене виробництво поточного місяця.

      При формуванні Документу „Кінцева калькуляція” для кожної статті витрат розраховується реальна сума витрат по рахунку 23, до якої додається сума незавершеного виробництва по цих витратах за минулий місяць і віднімається сума незавершеного виробництва за поточний місяць. Визначену таким способом суму необхідно розподілити між всіма незакритими калькуляціями. Сума розподіляється пропорційно до початкових сум витрат, зазначених у кожній з цих калькуляцій.

      Якщо  в плановій калькуляції зазначено загальну суму витрат, які відносяться на собівартість продукції, до табличної частини документу  „Кінцева калькуляція” буде внесено витрати „Податки на собівартість” з відповідними початковими і кінцевими сумами. Кінцева сума таких витрат буде визначена також і для інших видів витрат.

      Для виконання обробки варто вказати  місяць, за який треба закрити \планові  калькуляції і натиснути кнопку „Створити кінцеві калькуляції”. 

      4. 6. Обґрунтування вибору типу обчислювальної техніки 

     Придбання програмного продукту не може вестися у відриві від інших компонентів, що забезпечують створення автоматизованої інформаційної системи. Одночасно повинні розв'язуватися питання вибору, придбання і установки технічних засобів обробки інформації, навчання персоналу. При рішенні комплексу складних проблем бажано орієнтуватись на працівників спеціальних фірм, що виконують весь цикл робіт по упровадженню комп'ютерної техніки на підприємство.

      Технічне  забезпечення комп’ютерної системи  бухгалтерського обліку – це комплекс взаємопов’язаних технічних засобів, призначених для автоматизованого збору, накопичення, обробки, передачі, обміну та відображення облікової інформації.

      Основними компонентами технічного забезпечення комп’ютерної системи бухгалтерського  обліку є: засоби обчислювальної техніки, периферійне обладнання (засоби накопичення і зберігання даних, засоби виведення інформації), засоби автоматичного зчитування даних, комунікаційне обладнання, апаратура передачі та обміну даними, мережеве обладнання.

      До  основних пристроїв комп’ютера належать: системний блок; дисплей (монітор); клавіатура.

      Системний блок являє собою основний вузол, усередині якого встановлені  найбільш важливі компоненти. До складу системного блоку входять: материнська  плата; жорсткий диск; дисководи для  гнучких дискет; блок живлення; пристрій для роботи з CD- та DVD-дисками. Характеристикою материнської плати є її архітектура – PCI, АGP. До складу материнської плати входять: процесор, який виконує всі розрахунки та оброблення інформації. Параметрами процесора є тактова частота і тип. Тактова частота повинна бути понад 2 Гц. Серед типів найбільш поширено використовується: IBM, AMP, CELERON, PENTIUM (ІІ, ІІІ, ІУ) тощо; оперативна пам’ять (RAM). Ємність RAM повинна бути вище 128 Мбайт.

      Жорсткий  диск (вінчестер) використовується для постійного зберігання інформації. Сучасні жорсткі диски можуть зберігати обсяги інформації: 10,2; 17,2; 25; 60; 80 Гбайт.

      Монітор — призначається для відображення текстової, графічної та відеоінформації. Його основними характеристиками є: розмір екрану, роздільна здатність, кількість кольорів. В даний час найбільш універсальними є монітори розміром 19 дюймів. Частоту регенерації зображення вимірюють у герцах (Гц). Чим вона вище, тим чіткіше і стійкіше зображення, тим менше стомлення очей, тим більше часу можна працювати з комп'ютером безупинно. При частоті регенерації мінімальним вважають значення 75 Гц, нормативним — 85 Гц і комфортним — 100 Гц і більше. Клас захисту монітора визначається стандартом, якому відповідає монітор з погляду вимог техніки безпеки. В даний час загальновизнаними вважаються наступні міжнародні стандарти: MPR-II, ТСО-92, ТСО-95, ТСО-99.