Ароматизацiя облiку витрат

     Під комерційними вимогами розуміють вимоги, пов’язані з тими умовами придбання  та експлуатації програми, що пропонуються постачальником. Основними комерційними вимогами є: прийнятна ціна програми; супровід програмного забезпечення, що передбачає навчання роботі з програмою та налагодження програми на розв’язання розгорнутої бухгалтерської задачі з використанням реальних даних користувача; оперативні консультації з проблем, які виникають в процесі роботи; оновлення старих версій програмних продуктів, швидка заміна їх новими; висока якість паперової та електронної документації.

      До  ергономічних вимог належать зручність  інтерфейсу користувача та розвинена  система програмної допомоги.

      Вимоги  до бухгалтерських програмних продуктів формують три різні категорії користувачів: бухгалтери – безпосередні користувачі комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку; спеціалісти з комп’ютеризованих систем – програмісти і техніки; керівництво підприємства.

     Таким чином, для правильного вибору і оптимального застосування програмного продукту, що автоматизує бухгалтерський облік, необхідно враховувати розмір підприємства, сферу діяльності, а також специфіку його роботи.  

      4.3. Обґрунтування вибору програмного забезпечення для автоматизації обліку на підприємстві 

      При виборі програмного забезпечення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку для підприємств різних типів необхідно враховувати ряд критеріїв:

      – система повинна бути інтегрованою, тобто зміни в одній її частині (наприклад, зміни запасів на складі) повинні автоматично змінювати показники в інших її розділах (зміни в бухгалтерських проводках);

      – система повинна давати керівнику  можливість отримувати оперативну інформацію в об’ємі, достатньому для прийняття  оперативних рішень;

      – в системі повинна бути закладена можливість без допомоги програміста редагувати всі необхідні звіти і документи, змінювати їх форму і створювати власні формати;

     – в системі повинні бути закладені  процедури контролю, які б зводили  помилки до мінімуму;

     – в системі повинна бути передбачена можливість відслідковування того, хто і коли вніс зміни і який запис був до цих змін;

     – в системі повинні бути присутні надійні програми захисту даних  і функції розподілу прав доступу.

      Для вибору програмного забезпечення розглянемо характеристики деяких бухгалтерських пакетів, які наведені в таблиці 4. 2.

     Таблиця 4. 2

Порівняльна характеристика програмного  забезпечення для  автоматизації обліку

     Питання про розміри підприємства при  виборі програми є одним з головних. Вибір програмного забезпечення бухгалтерського обліку, яке не відповідає розмірам підприємства, призведе до фінансових втрат, і, можливо, буде мати важкі психологічні наслідки. Це пояснюється тим, що програмне забезпечення бухгалтерського обліку чітко поділяється за категоріями користувачів (розмірами підприємств) і, відповідно, за ціною (вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для середнього за розмірами підприємства на один-два порядки вища за вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для малих за розмірами підприємств і, в сою чергу, на один-два порядки нижча для великих підприємств).

     При визначені величини підприємства для  бухгалтерії ключовими є два параметри: денний потік документів і чисельність облікового персоналу, говорячи про яку, потрібно мати на увазі, що вони працюють одночасно і повний робочий день.

     При виборі системи автоматизації користувачі  обов’язково повинні враховувати  ряд факторів, які умовно можна назвати “інфраструктурою продукту”. До них потрібно віднести: наявність регіональних філій і регіональної партнерської мережі, здатні надати якісні послуги споживачам; наявність спеціалізованих галузевих рішень; можливість підтримки з боку провідних аудиторських і консалтингових фірм; цінову політику.

     Провівши  детальний аналіз найбільш поширених  бухгалтерських програм у відповідності  із перерахованими критеріями, можна  зробити висновок, що для досліджуваного підприємства для автоматизації бухгалтерського обліку доцільно використати програму "1С: Підприємство 7. 7", конфігурацію "Кварц", оскільки дана програма має високий рівень пристосування до особливостей ведення бухгалтерського обліку на середніх за розмірами підприємствах, підтримує потужний аналітичний облік, кількісний та валютний облік, передбачені механізми ведення бухгалтерського обліку, з огляду на специфіку сільськогосподарських підприємств.

     Найкращою для досліджуваного підприємства ця програма є і тому, що „1С: Підприємство 7.7” – найбільш розповсюджений у м. Вінниці і Вінницькій області програмний продукт; сервісне обслуговування підприємству можуть надати багато фірм м. Вінниці.

      Важливою  і визначальною рисою „1С: Бухгалтерії” є і те, що вона є системою, яка  легко налагоджується. При необхідності програму може налагодити чи відкоригувати не лише фахівець, але і сам бухгалтер.

      У додатку 10 наведено прайс-лист вартості програмного продукту „1С: Підприємство 7.7”. У вартість перерахованих програмних продуктів входить безкоштовна установка на комп’ютер та дві години навчання, консультації чи налаштування. Програмні продукти підтримуються телефонною лінією консультацій та безкоштовним поновленням (звітів, інформаційних баз, конфігурацій) на протязі усього терміну використання програми. 

      4.4. Загальна характеристика обраного програмного забезпечення  

     Програма "1С: Бухгалтерія" дуже зручна у  використанні. Практично кожен "паперовий" документ має в "1С: Бухгалтерії" електронний аналог – спеціальну екранну форму для уведення первинної інформації й автоматичного створення бухгалтерських проводок. Істотною відмінністю "1С: Бухгалтерії" від інших прикладних програм Windows є те, що при виході із системи немає потреби проводити збереження – записи в інформаційну базу проводяться безпосередньо під час роботи з системою.

     Зручність збереження нормативно-довідкової інформації забезпечується завдяки використанню таких програмних модулів, як константи, перелічення та довідники.

     Константи дозволяють без програмування налаштовувати  роботу алго ритмічної частини системи. Значення константи може бути текстовою стрічкою, датою, числом або елементом списку. Як правило, ці значення вносяться у систему під час першого запуску та не змінюються або змінюються дуже рідко.

     Довідник  – це список, елементи якого можна змінювати. Більшість довідників використовуються в системі аналітичного обліку "1С: Бухгалтерії". Проте прирівнювати елемент довідника та об’єкт аналітики по рахункам – неправильно.

     Всі довідники в "1С: Бухгалтерії" можуть мати багаторівневу, ієрархічну структуру. Звіти в "1С: Бухгалтерії" можна будувати як по конкретному елементу довідника, так і по групі.

     Використання  синтетичних рахунків і принципу подвійного запису – основа методології  бухгалтерського обліку. В версії "Проф" програми "1С: Бухгалтерія" можна вести облік за декількома планами рахунків одночасно, проте на практиці застосовується лише один, дещо розширений варіант Плану рахунків, затверджений наказом № 291. В нього додано допоміжний рахунок 00 (який призначено для введення залишків по рахунках) і забалансові рахунки ВД–СН для податкового обліку.

     В програмі "1С: Бухгалтерія" є можливість ведення валютного та кількісного  обліку. Для цього відповідним  рахункам встановлюється додатковий признак: валютний і/ або кількісний облік.

     Для налаштування синтетичного обліку згідно з обліковою політикою підприємства використовують дві константи: "Використовувати рахунки витрат" (можливі варіанти вибору таких значень константи: тільки 8 клас, тільки 9 клас, 8 і 9 класи) та "Виділяти аванси" (можливі два варіанти: так або ні). Для ведення аналітичного обліку в програмі "1С: Бухгалтерія" використовується механізм субконто. Більшість видів субконто будуються на основі однойменних довідників, проте використовувати для аналітичного обліку тільки довідники не обов’язково. Наприклад, деякі види субконто можуть будуватись на основі документів, введених в інформаційну базу відповідними документами. При введенні в інформаційну базу проводок на бухгалтерських рахунках накопичуються суми. Механізм субконто дозволяє проаналізувати суми, накопичені на синтетичних рахунках, за аналітичними напрямками. Субконто можна розглядати як додаткову інформацію до бухгалтерського рахунка, проте важливо пам’ятати, що субконто – це не субрахунок. На відміну від субрахунка, який може належати тільки рахунку (субрахунку) більш вищого порядку, один і той самий вид субконто можна під’єднувати до декількох рахунків.

     Господарські  операції реєструються в інформаційній  базі бухгалтерськими проводками, складеними на основі Плану рахунків. Для введення проводок та аналітичної інформації в інформаційну базу "1С: Бухгалтерії" служать операція та документ. Проте роблять вони це по-різному: операція дозволяє бухгалтеру вручну ввести в ІБ любі проводки; документ автоматично формує операцію з потрібним набором проводок за введеною бухгалтером інформацією.

     Таким чином, документ можна розглядати як автоматизовану операцію.

     Документи більш ефективніші, ніж операції. На практиці операції використовують для реєстрації окремих подій  в господарській діяльності, документи для яких не розроблені.

     Операції  та документи, а також створені ними проводки після реєстрації зберігаються у відповідних журналах. Проте "паперові" журнали, що застосовуються при журнально-ордерній формі обліку, та журнали "1С: Бухгалтерії" не мають нічого спільного. Журнал "1С: Бухгалтерії" – це елемент інтерфейсу між користувачем та інформаційною базою. Інформація, що накопичується в базі даних, представляється через інтерфейс в прийнятній для людини формі. Крім спеціалізованих журналів в "1С: Бухгалтерії" особливо виділені три загальних журнали: "Повний журнал", "Журнал операцій", "Журнал проводок". Журнал операцій відкриває доступ до всіх операцій, зареєстрованих в "1С: Бухгалтерії" – як введених вручну, так і створених різними документами.

     Кардинальна відмінність ведення бухгалтерського обліку на комп’ютері та ведення його вручну – це автоматизація побудові звітів. Бухгалтер звільняється від рутинних арифметичних розрахунків, рознесення проводок по відомостям та журналам. Оборотно-сальдова відомість завжди доступна за одним натиском кнопки і завжди відображує самі останні зміни. Головна книга втрачає свою контролюючу функцію і перетворюється просто в звіт звичної для бухгалтера структури. Комп’ютер не робить арифметичних помилок, дебет завжди дорівнює кредиту.

     Звіти в "1С: Бухгалтерії" діляться на стандартні, спеціальні та регламентовані. Стандартні звіти – основний інструмент бухгалтера, його "очі та вуха".

     За  допомогою стандартних звітів бухгалтер  дістає з інформаційної базі відомості  про поточний фінансово-господарський  стан підприємства, шукає помилки, готує звітність для подачі в різні органи. До спеціальних звітів відносяться касова книга, книга податкового обліку з ПДВ тощо. Регламентовані звіти – це звіти встановлені відповідними нормативними документами державних органів. До регламентованих звітів відносяться Декларація з ПДВ, Декларація про прибуток підприємства, Баланс, Звіт про фінансові результати тощо.