Амортизация основных средств

     При проверке необходимо   определить правильно ли ведутся карточки учёта  движения основных средств, своевременно ли заполняются реквизиты в них на основании данных инвентарных карточек основных средств и правильно ли отражены данные в синтетическом учёте основных средств.  Инвентарные карточки подлежат обязательной регистрации. Совокупность карточек составляет картотеку, которая обеспечивает  аналитический учёт основных средств.

     Если  объект выбывает, то в карточке учёта  движения основных средств необходимо сделать запись о выбытии на основании  актов про списание основных средств (форма ОЗ-3).

     Проверяется также, применяются ли для пообъектного учёта основных средств в местах их нахождения (эксплуатации) инвентарный список основных средств (форма ОЗ-9) по материально ответственным лицам. Для текущего контроля за наличием основных средств необходимо проводить периодическую сверку инвентарных списков (не реже двух раз в году)  с записями в инвентарных карточках учёта основных средств (форма ОЗ-6).

     Проверка  первоначальных документов необходима для установления законности и целесообразности хозяйственной операции и таким  образом определяют виновных лиц, которые допустили ошибки и злоупотребления.

     Особый  контроль необходимо обеспечить за правильностью  бесплатных поступлений основных средств  на предприятие и их выбытием и  ликвидацией. Здесь нужно проверять  правильность составления актов приёмки-передачи объектов (нет ли в них подчисток и исправлений, указаны ли дата, количество и стоимость объектов, их технологическое состояние; относительно  выбытия и ликвидации нужно проверить обоснованность бесплатной передачи основных средств, наличие документов, которые подтверждают принятие их на учёт покупателями). Целесообразность ликвидации основных средств проверяется сплошным способом по актам, в частности правильность их составления, наличие актов  дефектов предметов,  полноту и своевременность  оприходования  материалов от  ликвидации, отображение убытков от ликвидации не полностью амортизированных средств.

     Основные  направления контроля учёта основных средств должны обеспечить:

• Контроль за наличием и сохранностью основных средств.
• Правильность отнесения предметов к основным средствам.
• Правильность оценки основных средств в учёте.
• Правильность оформления и отражения в учёте операций по поступлению и выбытию основных средств.
• Правильность начисления и отражения в учёте износа и ремонта основных средств.
• Правильность отражения данных о наличии и движении основных средств в бухгалтерском учёте и отчётности.

     Постоянно необходимо контролировать правильность начисления и использования амортизационных  отчислений, законность расходов на текущий  и капитальный ремонт основных средств; правильностью отражения основных средств по фактическим затратам на приобретение или   изготовление, которые составляют их первоначальную стоимость. При выбытии или ликвидации основных средств необходимо установить, не был ли завышен процент износа с целью дальнейшей реализации по более низкой или высокой цене.

    Порядок начисления амортизации основных средств  регулируется Законом Украины «О налогообложении прибыли предприятия» от 01.07.97г.

     Источниками информации и объектами контроля служат ведомости начисления амортизации, карточки аналитического учёта состава  объектов основных средств по четырём группам, из которых базовыми для начисления амортизации в вышеуказанном законе определены три группы (здания и сооружения, офисное оборудование, другие основные средства),  журнал-ордер №4 и соответствующие машинограммы.

    Последовательность  и основные направления контроля за правильным начислением износа основных средств:

• Проверка правомерности и правильности формирования групп основных средств как базы для начисления амортизации на первое число первого ревизуемого периода (квартала года).
• Проверка обоснованности и полноты поступления или выбытия основных средств по соответствующим группам для формирования базы данных (по их первоначальной и остаточной стоимостью для расчёта объёмов амортизации за отчётный квартал, исходя из поступления и выбытия объектов основных средств за предыдущий квартал года).
• Контроль за правильным установлением норм амортизационных отчислений по группам основных средств и правильностью их начислений.
• Контроль за отражением в учёте операций по начислению амортизации (износа) основных средств как затрат производства  и валовых затрат  для расчёта налога на прибыль предприятия.

     При осуществлении контроля применяются методы нормативной правовой проверки на соответствие действующему законодательству при включении в состав групп основных средств установленных норм амортизационных отчислений по группам.

     Особое  внимание следует сосредоточить  на правомерности определения амортизации затрат на улучшение основных фондов собственных или арендованных, применение норм ускоренной амортизации. При выявлении нарушений в определении балансовой стоимости групп основных средств следует установить, как это повлияло на объём начисленной амортизации за соответствующий период.

     Правильность  отражения в учёте амортизации  как затрат на производство, расчётов с бюджетом проверяется методом  контроля корреспонденции бухгалтерских  счетов, отраженных в журнале-ордере №4, на основании расчёта начисления амортизации за отчётный период.

     Наиболее  доскональным приёмом последующего хозяйственного контроля за сохранностью основных средств, который часто  применяется на предприятии как  отдельная форма контроля, является проведение инвентаризации активов и финансовых обязательств.

       Под инвентаризацией следует  понимать проверку  и оценку  фактического наличия объекта  контроля, которая осуществляется  путём наблюдения, обмера, регистрации  с последующей сверкой полученных  данных с учётными показателями.  Инвентаризации присущ комплекс следующих хозяйственно-правовых признаков: осуществление на основании распорядительного документа коллегиальным органом; выявление количественных и качественных характеристик объекта; регистрация и оценка фактов; нормативно-правовое регулирование; бухгалтерская обработка документов; обобщение и реализация результатов; принятие решений [10].

     Обязательно проводится инвентаризация [8]:

• зданий, сооружений и других  недвижимых объектов – не меньше одного раза в три года;
• музейных ценностей – в соответствии со сроками, предусмотренных Министерством культуры Украины;
• библиотечных фондов – один раз в пять лет;
• прочих основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов: в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, местных администрациях, их управлениях, исполнительных органах местных советов – не менее одного раза в два года.

    Инвентаризация  основных средств проводится не ранее  первого октября.

     К началу инвентаризации следует проверить:

• наличие и состояние регистров учёта (карточек, книг, описей и так далее);
• наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации;
• наличие документов на основные средства,  которые сданы или приняты предприятием в аренду, на сохранение, во временное пользование. При отсутствии документов  следует обеспечить их оприходование или оформление;
• при выявлении расхождений и неточностей в бухгалтерском учёте или технической документации необходимо в эти документы внести соответствующие изменения и дополнения.

     Ежегодная полная инвентаризация основных средств на предприятии обеспечивает выявление фактического наличия объектов основных средств на всех структурных подразделениях предприятия. Данная инвентаризация проводится  по состоянию на 1^ое октября каждого года.  Для проведения инвентаризации распоряжением руководителя предприятия  создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, а также представителя контрольно-ревизионного отдела, которая возглавляется руководителем предприятия или его заместителем. Основными задачами постоянно действующей инвентаризационной комиссии являются: проведение профилактической работы относительно обеспечения сохранности основных средств; организация проведения инвентаризации и осуществление инструктажа членов рабочих инвентаризационных комиссий; проведение контрольных проверок правильности проведения  инвентаризации, выборочных инвентаризаций наиболее ценных объектов основных средств по их местонахождению; проверка правильности отражения инвентаризационных разниц; проведение по распоряжению руководителя предприятия повторных проверок. Таким образом, основной функцией постоянно действующей инвентаризационной комиссии является организационно-методическое руководство инвентаризационной работы и организация контроля за сохранностью имущества предприятия.

     Для непосредственного контроля за сохранностью основных средств в местах их расположения приказом руководителя предприятия  создаётся рабочая инвентаризационная комиссия, в состав которой могут входить инженера технологи, экономисты, начальники планово-распределительного бюро цехов, которые хорошо знают объекты инвентаризации.  Главная задача рабочей инвентаризационной комиссии является проведение инвентаризации, качество которой контролирует постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

     Для подтверждения качества проводимой инвентаризации основных средств представители  контрольно-ревизионного отдела могут  провести  контрольную проверку, выбрав определенную структурную единицу предприятия (например, литейный цех) и провести повторно инвентаризацию наличия основных средств на местах; или сплошную проверку, при этом выбрав отдельную структурную единицу предприятия, и проверив все, без исключения,  основные средства,  находящиеся в распоряжении цеха.

    В случае расхождений бухгалтерских  данных по учёту основных средств  и данных, отраженных в инвентарных  списках в местах их расположения, работниками контрольно-ревизионного отдела предприятия может проводится повторная проверка наличия основных средств на основании  распоряжения руководителя предприятия.

    В ходе инвентаризации комиссия в обязательном порядке проводит проверку соответствия технической документации, записывает в описи полное наименование этих объектов и другие инвентарные номера. В случае отсутствия технической документации  об этом указывается в описях - в графе «Примечания».

     Машины, оборудование и другие объекты проверяются  по заводским номерам и заносятся  в описи отдельно, с указанием  инвентарного номера.

     Полученные  данные инвентаризации заносятся в  инвентаризационные описи (приложение  ), в которых пишется наименование и количество ценностей,  а в  случае необходимости  и характеристика их состояния. Инвентаризационная опись - первичный документ, составленный в процессе проведения инвентаризации, ее итог. Основные средства записываются в описи по наименованию согласно с основным назначением объекта. Присвоенные объектам основных средств инвентарные номера не должны изменяться. Описи составляются отдельно по каждому материально ответственному лицу  и месту хранения ценностей и подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Подпись последнего свидетельствует о том, что инвентаризация проводилась в его присутствии, а также, что все включенные в опись ценности находятся на его ответственном хранении. В ходе инвентаризации необходимо определить и выделить в описи ненужные материальные ценности, бракованные ценности, а также те, которые простаивают и в данный момент не используются и так далее.

     Оформленные описи сдаются в бухгалтерию  для проверки, выявления и отражения  в учёте результатов инвентаризации.

     Окончательные результаты можно проведенной инвентаризации можно проверить по сличительным ведомостям.

     Сличительные  ведомости- важнейший заключительный документ, который составляется на результативной стадии инвентаризационного  процесса. В них отражаются итоговые результаты, которые представляют собой расхождения между учётными и фактическими остатками, то есть между данными бухгалтерского учёта и данными инвентаризационных описей.  При составлении сличительных ведомостей бухгалтерия должна внимательно проверить правильность всех записей на счетах.  Эта ведомость должна иметь следующие реквизиты: наименование объекта, единица измерения, предыдущие результаты инвентаризации, выявленные недостачи и излишки.

     Выявленные  недостачи и излишки должны быть отражены в бухгалтерском учёте.