Контроль и регулирование реализации проекта

1. Планирование процесса завершения.
2. Эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта.
3. Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
4. Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
5. Оценка результатов проекта и подведение итогов.
6. Подготовка итоговых документов.
7. Закрытие работ и проекта.
8. Разрешение конфликтных ситуаций.
9. Реализация оставшихся ресурсов.
10. Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.
11. Расформирование команды проекта.

Цель завершающих операций при реализации проекта заключается  в том, чтобы повысить эффективность  работы или отдачу от капиталовложений для следующего проекта, внося на основе как позитивного, так и  негативного опыта выполненного проекта изменения в организационную  и техническую системы управления проектом, изменив структуру организации, схему финансирования и поставок, или, разработав более эффективный  стиль управления.

1.3 Методы контроля  и средства контроля и регулирования управления проектами

Одним из важных средств  реализации поставленных целей является контроль за ходом реализации проекта, т.е. контроль за исполнением календарных планов и расходованием ресурсов. Контроль проекта заключается в гарантии того, что поставленные цели и задачи проекта будут достигнуты. Контроль осуществляется по трем аспектам реализации проекта:

-время: проект должен  быть выполнен в определенный  период времени.

-стоимость: бюджет должен  быть соблюден.

-качество: должны соблюдаться  требуемые характеристики.

Другими словами, контроль может  быть определен как постоянный и  структурированный процесс, направленный на проверку продвижения работ, а  также на выполнение корректирующих действий. Задачи контроля состоят  в том, чтобы, получив фактические  данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения.

        Контроль можно разделить на четыре стадии:

-мониторинг и анализ  результатов;

-сравнение достигнутых  результатов с запланированными;

-прогнозирование последствий  сложившейся ситуации;

-корректирующие действия.

В зависимости от требуемой  точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

-контроль в моменты  окончания работ (метод «0 –  100»);

-контроль в момент 50% готовности  работ (метод «50 – 50»);

-контроль в заранее  определенных точках проекта  (метод контроля по вехам);

-регулярный оперативный  контроль (через равные промежутки  времени);

-экспертная оценка степени  выполнения работ и готовности  проекта.

Контроль сроков. Эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям: сроки, стоимость, качество. Там, где сроки выполнения проекта затягиваются, вероятно значительный перерасход средств и возникновение серьезных проблем с качеством работы. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика. Информация о ходе работ сопоставляется с графиком, чтобы определить – нет ли отклонений от календарного плана.

Контроль затрат. Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными дает возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявить возможные проблемы. Основными задачами бюджетного контроля являются:

-получение точных оценок  затрат;

-распределение расходов  во времени;

-подтверждение затрат;

-своевременность отчетности  по затратам и выявление ошибочных  затрат;

-подготовка отчета о  финансовом состоянии проекта;

-прогноз затрат.

Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполнении первоначального бюджета и нахождении отклонений от него.

Контроль качества. Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность проекта, является качество выполнения всех работ по его реализации. Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожиданий заказчика.

Методы достижения качества:

-гарантия качества - комплекс  управленческих мероприятий, направленных на обеспечение участниками проекта требуемых проектом характеристик качества;

-контроль качества - комплекс  технических и технологических  мероприятий по проверке, анализу и внесению необходимых корректирующих воздействий, направленных на устранение отклонений от стандартов.

Информационное обеспечение. Контроль времени, стоимости и качества требует от руководителя проекта детального и точного знания хода выполнения работ по проекту. Средствами получения необходимой информации являются отчеты о ходе выполнения работ по проекту.

Независимо от применяемой  формы представления отчетных данных и в целях достижения максимальной эффективности функций контроля составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

1. Сметную стоимость (суммарную,  на данное число или настоящий  период): это необходимо для сравнения фактических и прогнозируемых результатов.

2. Фактические результаты: они характеризуют действительный  процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период.

3. Прогнозируемые результаты: характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составных элементов на последующий период.

4. Отклонения показывающие, насколько фактические и прогнозируемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей.

Регулирование хода реализации проекта. Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) следующих процедур:

-сбор и подготовка  оперативной информации о ходе  работ, предполагаемых изменениях  исходных характеристик работ;

-обновление моделей и  подготовка данных для их расчета  (пересчета);

-расчет (пересчет) сетевых  моделей и актуализация календарных  планов;

-анализ фактического  состояния комплекса работ и  подготовка решений по его  дальнейшей реализации;

-разработка оперативных  календарных планов (квартальных,  месячных, недельно-суточных и др.)

Проект - это работы, планы, мероприятия и другие задачи, направленные на создание нового продукта. Под управлением проектом  понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные строки, в рамках  бюджета, с заданным качеством.

Контроль проекта заключается  в гарантии того, что поставленные цели и задачи проекта будут достигнуты. Контроль осуществляется по трем аспектам реализации проекта: Время: проект должен быть выполнен в определенный период времени. Стоимость: бюджет должен быть соблюден. Качество: должны соблюдаться  требуемые характеристики.

 

2. АНАЛИЗ МЕТОДОВ  КОНТРОЛЯ И РЕГУЛИРОВАНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ  ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА В ООО «АВРОРА»

2.1. Общая характеристика проекта

Компания основана в 2008 году пятью учредителями, действующими на основании Устава.

Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью. Основной вид деятельности – внутренние инженерные системы.

ООО «Аврора», являясь малым  предприятием, имеет небольшой опыт инвестиционной деятельности. Компания ООО «Аврора» выполняет весь комплекс работ по ведению функций заказчика  на всех этапах пред-проектной подготовки, проектирования и строительства (реконструкции) в городе Вологда: от подбора земельного участка под строительство (реконструкцию) до сдачи объекта в эксплуатацию.

На этапе проектирования:

-Подготовка и согласование  задания на проектирование со  сбором необходимых исходных  данных;

-Оформление технических  условий на присоединения к  внешним инженерным сетям;

-Согласование проектной  документации с получением разрешения  на строительство. 

На этапе строительства:

-Составление календарного  плана согласований и строительства  с определением ориентировочной  стоимости проекта по этапам;

-Контроль наличия и  правильности ведения первичной  исполнительной технической документации  в рамках строительства;

-Контроль исполнения  указаний и предписаний авторского  надзора и органов государственного  строительного контроля;

Проверка наличия документации, удостоверяющей качество используемых на строительстве конструкций, изделий  и материалов;

-Контроль оформления  документации на выполненные  работы;

-Участие в сдаче объекта. 

Общество с ограниченной ответственностью «Аврора», было создано, с целью предоставления качественных услуг по установке внутренних инженерных систем. Основным направлением компании являются – вентиляционные системы и климатическое оборудование, предназначенное как для бытового использования, так и для промышленного.

Успешная деятельность строительной фирмы зависит от того, как организован  процесс экспертизы и отбора инвестиционных проектов. Именно на этапе анализа  проектов и принятия решения о  финансировании допускается наибольшее количество ошибок, которые впоследствии приводят к потере вложенных средств.

Оценка жизнеспособности проектов производится в ООО «Аврора» с помощью экспертов, в качестве которых выступают: Руководитель инвестиционного  отдела, специалист по инвестициям, специалист по маркетингу. В 2011 году, когда руководство компании приняло решение о необходимости вложения свободных средств. Каждый из этих специалистов со своей стороны, основываясь на личном опыте, профессиональных знаниях оценивает возможность реализации проекта, экономический результат от его осуществления и уровень риска по проекту.

В 2011 году, при платежеспособности фирмы, Совет директоров принял решение  вложения средств в малый инвестиционный проект «Увеличение товародвижения предприятия ООО «Аврора»

Название проекта: «Увеличение  товародвижения»

Инициатор проекта: ООО «Аврора»

Место осуществления проекта: строительный рынок.

Проект предполагает показать перспективность развития существующего  бизнеса, а также увеличение объема сбыта товаров инициатора проекта.

Фирма «Аврора» в 2011 году запланировала вложить в малый, краткосрочный проект свободные денежные средства.

Основополагающим фактором развития компании будет являться:

-получение прибыли от  проекта со ставкой дисконтирования  30%;

-увеличение объема сбыта  вентиляционного и климатического  оборудования;

-уменьшение издержек  по хранению неиспользованного  товара и незадействованной рабочей  силы;

-увеличение клиентской  базы.

Стоимость проекта составляет 4,6 млн. рублей.

ООО «Аврора» предполагает увеличивать товародвижение по следующим направлениям:

- «Вентиляционное оборудование»

- «Сантехническое оборудование»

- «Электрическое оборудование»

 

2.2. Анализ применяемых  методов контроля исследуемого проекта

 

Методы контроля фактического выполнения работ:

-метод простого контроля, который также называют методом  «0—100», поскольку он отслеживает  только моменты завершения детальных  работ (существуют только две  степени завершенности работы: 0% и 100%). Другими словами, считается,  что работа выполнена только  тогда, когда достигнут ее конечный  результат;

-метод детального контроля, который предусматривает выполнение  оценок

промежуточных состояний  выполнения работы (например, завершенность  детальной работы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работы достигнуты наполовину). Данный метод более сложный, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения. Для этого организации, реализующие проекты разрабатывают свои внутрикорпоративные шкалы для оценки степени выполнения работ. Как правило, эта информация является закрытой, так как содержит данные о применяемых в организации технологиях выполнения работ и специфичной для каждого конкретного проекта и выполняющей его организации.