Корпоративный праздник как инструмент внутреннего PR

 

Особенности отдельных категорий общественности должны быть учтены при построении соответствующей системы управления коммуникациями на предприятии или  в организации. 

В данной работе, как и отмечено в теме, мы будем рассматривать лишь внутреннюю общественность и один из способов работы с нею – этапы организации  и проведения праздничных мероприятий. 

Итак, внутри фирмы PR выполняет целый ряд жизненно важных для современного бизнеса  функций: 

• помощь  работникам и специалистам в ознакомлении с целями, возможностями и традициями фирмы;

 

• разъяснение общей политики руководства и  принципов его работы с персоналом;

 

• удовлетворение  потребности персонала в информации о событиях в фирме и вокруг ее;

 

• обеспечение и стимулирование двусторонней коммуникации между руководством фирмы и ее работниками;

 

• способствование развитию положительной мотивации  у каждого работника по отношению  к фирме и к высокому качеству работы;

 

• формирование  организационной культуры и фирменного стиля;

 

• воспитание  работников как представителей фирмы, носителей ее имиджа и культуры.

 

Правильная  реализация перечисленных функций  возможна лишь в том случае, если руководством фирмы предусмотрены  различные виды обеспечения процесса управления связями с общественностью: идеологический, кадровый, материально-технический, финансовый, нормативно-правовой, технологический, информационный и др. 

Главнейшей  задачей внутрифирменной PR-работы является обеспечение двух потоков информации: «сверху» и «снизу». В первом случае речь идет об информации, исходящей  от первых лиц компании, которая  должна систематически доводиться до персонала. У каждого сотрудника есть потребность в «чувстве руководителя», в знании о намерениях руководства, итогах и перспективах деятельности фирмы, состоянии дел, обоснованности слухов. Не менее важен и встречный  поток – от персонала к руководителю. «Настроения, мнения, решения, оценки, отношения, возможные предложения к улучшению дел - обо всем этом руководитель может узнать только непосредственно от работников. Поэтому руководству фирмы чрезвычайно важно иметь чувство каждого подчиненного»⁵. Если первые лица фирмы не выстраивают этот поток информации, он начинает складываться стихийно и также отнюдь не в пользу делу. Оба этих потока информации, как создающий «чувство руководителя» у подчиненных, так и создающий «чувство подчиненного» у руководства, в конечном счете, направлены на достижение единой цели – формировании «чувства Мы», сопричастности к общему делу. И здесь важную роль в формировании позитивной мотивации играет правильно выстроенные подбор и расстановка кадров, тщательно отлаженной технологии с ориентацией на информацию.  

Следует также помнить, что к внутреннему PR имеет косвенное отношение буквально  все в компании - и то, как сотрудники здороваются друг с другом, и то, как оформлены их рабочие места, и даже то, в какой цвет покрашены  стены офиса. 

На практике существует целый ряд методов  для работы с внутренней общественностью  – таких как коллегиальные  встречи между сотрудниками фирмы, (желательно) с участием руководства  компании, собрания, совещания, семинары, конференции, сбор и анализ предложений, книги пожеланий, бюллетени, ежегодные  доклады, оформления стендов, стенгазет, досок объявлений, постоянных и временных  выставок, статьи и письма в СМИ, использование фото-, кино- и видеоматериалов, печатных материалов (справочников, памяток для новичков и начинающих), проведение совместных уик-эндов, празднование профессиональных, национальных праздников, а также «святое» – дня рождения фирмы. 

К основным принципам управления связями с  общественностью на предприятии  или в организации относятся: научность, планомерность, комплексность, оперативность, непрерывность, объективность, законность, гибкость, конструктивность, эффективность. 
 

«Для  любой бизнес-структуры, действующей  в современных условиях рынка  необходимо создание системы внутрифирменных  коммуникаций между сотрудниками компании», поскольку эти взаимодействия формируют ее организационную культуру. И если подобный механизм внутреннего общения отлажен, то между участниками коммуникаций возникает симпатия, гармонизируется психологический климат, в работе повышается уровень взаимовыручки и взаимопомощи, повышается ответственность, снижаются уровень и острота конфликтов. Развитие корпоративных отношений способствует улучшению экономических показателей деятельности организации. Контроль за ними помогают осуществлять так называемые «инструменты внутреннего PR», которые мы рассмотрим в следующем разделе.

Инструменты внутреннего PR 

«Для  реализации задач внутреннего PR у  специалистов по связям с общественностью  имеется в распоряжении ряд инструментов. Эти инструменты можно условно  подразделить на информационные, аналитические, коммуникационные, организационные  и инструменты кризисного (посткризисного) реагирования». 

Итак, рассмотрим вкратце инструменты каждой группы: 

Информационные  инструменты – это средства односторонней  коммуникации. Они предназначены  для информирования работников предприятия  о текущих событиях в рамках связей с общественностью. 

К основным информационным инструментам внутреннего PR относятся: 

Внутренние  издания – информационный (корпоративный) бюллетень; 

Иная  печатная продукция, предназначенная  для внутреннего распространения: поздравления, соболезнования, индивидуальная переписка, копии и выписки из официальных документов (репринты), отчеты и др.; 

Корпоративный web-ресурс (страница, сайт, портал); 

Кабельное вещание (радио, ТВ, внутренняя компьютерная сеть) 

Аналитические инструменты внутренних связей с  общественностью представляют собой  средство односторонней (обратной) коммуникации, предназначенное для изучения мнений, настроений и ответной реакции работников предприятия. 

Основными инструментами внутрикорпоративного PR данного типа являются: 

Мониторинг  откликов и отзывов работников предприятия  на распространенную среди них ранее  информацию; 

Комплексный анализ проводимых среди работников предприятия итогов опросов, результатов  анкетирования и т. п. 

Коммуникационные  инструменты внутренних связей с  общественностью имеют главное  достоинство – непосредственный контакт, личная коммуникация между  работниками и руководством.  

Основными мероприятиями здесь являются: 

Выступления руководства; 

Открытые  интервью;

Открытые  письма;

Вечера  вопросов и ответов;

Устные  сообщения руководства;

Оглашение приказов руководства. 

Инструменты кризисного и посткризисного реагирования – это средства повышения эффективности  применения PR-средств и приемов. Этому способствует: 

1) Подчеркнуто  обдуманное и взвешенное отношение  к каждому слову, обращенному  к работникам предприятия: «Слово  не воробей - вылетит, не поймаешь!». 

2) Работа  «на опережение», интенсификация  информационного обмена в обоих  направлениях;  

Особое  внимание к ответной реакции, проявлениям  мнений и настроений работников, максимальная гибкость в вопросах связей с общественностью. 

Организационные инструменты внутреннего PR представлены набором специальных мероприятий, проводимых для работников предприятия  при непосредственном участии руководства. Среди этих мероприятий отметим: 

собрания  и заседания (как правило, приуроченных к дням общегосударственных памятных и торжественных дат); 

вечера  отдыха; 

соревнования (Причем «здесь не так важно будет  ли это турнир по шахматам или по футболу, главное - желание самих  участников и возможность проявить свои способности и качества и в нерабочее время») 

внутрикорпоративные праздники (День рождения предприятия, День открытых дверей, День молодых  специалистов, День ветеранов) 

Основное  предназначение перечисленных мероприятий  – укрепление корпоративного духа среди работников предприятия в  условиях неформальной, праздничной  обстановки.

Этапы внутреннего PR 

Постановка  задач корпоративного мифа. Например, лояльность сотрудников, повышение  мотивации, улучшение отношений, популяризация  руководства и т.д.  

Изучение  текущей внутренней мифологии компании.  

Выбор носителей корпоративного мифа: идея, этика, харизматическй лидер, общее  благое дело, образ жизни, борьба с  общим злом, великие перспективы  и т.д.  

Определение содержания корпоративного мифа.  

Разработка  системной концепции корпоративного мифа (культуры).  

Установление  основных и поддерживающих подсистем  корпоративного мифа.  

Выделение главных (необходимых) и дополнительных (желательных) элементов.  

Определение того, как явные и неявные выгоды сотрудников организации будут  увязаны со следованием Корпоративному Мифу.  

Разработка  стандартов, ритуалов и внутриорганизационных PR-мероприятий.  

На основе системных взаимосвязей определение  последовательности внедрения. 

Этапы Внутреннего PR: мероприятия 

Выстраивание  организационной подсистемы внутреннего PR на основе кадрового и маркетингового подразделений при непосредственном участии высшего руководства. 

Систематическое выполнение шагов по внедрению из пункта девять. Внутренние пресс-релизы, написание книги-обращения руководителя, общие праздники, оперативные награды  «нашим людям» и прочие поощрения, громогласное сдерживание обещаний и т.д.  

Запуск  формализованных курсов по привитию корпоративной мифологии вновь  прибывшим сотрудникам и регулярные PR-акции для сотрудников существующих, тренинги по внедрению и поддержанию  корпоративного стандарта. Разработка долгосрочных мероприятий. 

Мониторинг  текущего состояния мифа компании, ведение досье сотрудников, оперативное  реагирование, предложение дополнительных действий, подготовка текстов, сценариев, документов и использование обстоятельств. 

В зависимости  от размеров организации, работа над  проектом может занять от нескольких месяцев до одного-двух лет. 

Обучение  сотрудников внутреннего PR-подразделения 

Создание  и внедрение Корпоративного мифа может быть осуществлено привлеченными  специалистами. Поддержание же эффективного и сильного мифа компании лучше (и  дешевле) поручить специально обученным  собственным сотрудникам компании.  

Обучение  таких сотрудников может происходить  как на специальных семинарах, так  и в процессе непосредственной работы над разработкой корпоративной  культуры вместе с командой профессиональных оргтехнологов. 

Формирование  внутреннего имиджа как одна из задач  внутреннего PR 

«Стремясь к успеху организации на внешнем рынке, руководство компании заботится о формировании внешнего имиджа в глазах клиентов и партнеров, который создается эффективной рекламой компании, современным дизайном помещений, качеством товаров и услуг, уровнем обслуживания»⁶ и пр.

При этом очень часто забывается то, что  сами руководители и сотрудники, общаясь  между собой, задают определенные нормы  отношения к работе, к коллегам, к процессу обслуживания клиентов. Таким образом, формируется внутренний имидж компании, то есть то, как видят  ее сотрудники.