Основные пути создания автоматизированной ,информационной службы

Архивные документы  на нетрадиционных носителях 

К настоящему времени  в учреждениях и организациях 
накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное 
хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, 
проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п.

Следует констатировать, 
что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и 
финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования 
таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных  документов и порождающим 
трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на 
традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с 
информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались. 

Информационные  технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. 
Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по 
отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это 
не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, 
организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на 
магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), 
работавших в устаревших операционных системах.

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной 
техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, 
созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в 
форматно независимом виде.

Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность  указанных проблем 
выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей 
проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации 
специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным 
персоналом, создание адекватной технической и программной базы.

Необходимо провести обследование 
создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое 
программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. 
Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, 
критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов.

Следует найти  принципиальные 
подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных 
носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной 
перспективой их использования.

Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит 
значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, 
включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов 
вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к 
периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения 
информации пользователь должен решать самостоятельно.

Другой подход предусматривает намного более 
активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования 
документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов 
машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - 
первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п.

Принимаемые 
материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, 
единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном 
носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят 
конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. 

Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает 
активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их 
передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность 
материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, 
идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне 
личной жизни.

Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе  может быть реализован с 
помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., 
которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах 
архивов.

Указанные подходы  существенно различаются по критериям  отбора документов на госхранение, 
порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и 
соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными 
средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала.

Весьма перспективным  и активно 
развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание 
гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в 
гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. 
интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную 
информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной 
отрасли полезно в двух аспектах.

Во-первых, необходима разработка с участием архивистов 
методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той 
части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на 
государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата 
архива.

Создание и  тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в 
сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с 
нормативно-методическими документами.

Существующий  разнобой в ведомственных правилах создания, 
накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, 
способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той 
узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы 
совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

Анализ научных  и 
экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все 
более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и 
страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по 
теле-коммуникационным системам.

В качестве носителя оцифрованной информации выступают  оптические 
диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения 
информации, долговечным и удобным в использовании.

Оцифрование архивных документов дает 
возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их 
работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный 
многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно 
просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. 
Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с 
помощью телекоммуникационных сетей.

Использование ОД и технологий мультимедиа открывает  новые 
перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить 
текстовые, графические, фото-, фоно- и видеодокументы.

Ориентация на использование методов 
оцифрования в архивном деле получает подкрепление в виде ряда объективных факторов, общих для 
современного уровня технологического развития, и специфичных для ситуации в стране: 
совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной техники и носителей, развитие 
программного обеспечения, развертывание компьютерных сетей происходит одновременно с повышением 
стоимости материалов для создания СФ и фонда пользования традиционными методами.

Необходимо 
проведение комплекса экспериментальных работ по внедрению технологий оцифрования и хранения на 
оптических дисках архивных документов, в т.ч. разработка требований к выбору номенклатуры архивных 
документов различных типов, подлежащих оцифрованию, выбор или разработка оптимальной системы 
автоматизированного поиска изображений на оптическом диске, разработка технологических инструкций по 
экспериментальному оцифрованию архивных документов различных типов, выбор и адаптация программ 
распознавания текста.

Одним из результатов  этой работы может явиться дополнение Правил научной 
публикации исторических источников разделом, регулирующим подготовку к изданию архивных материалов в 
электронной форме. 

ВЫВОДЫ ПО 2 ЧАСТИ: 

Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к 
работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых 
необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, 
определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то 
обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с 
программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого 
они создавались и трансформировались.

Информационные  технологии подвержены стремительному, а 
иногда - и революционному изменению.

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники 
привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 
лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом 
виде.

Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих  копий или аналогов на 
традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы 
представления данных, лингвистическое обеспечение.

Следующим этапом должно стать определение 
номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы 
ценности документов.

Следует найти  принципиальные подходы к решению  этих вопросов, поскольку 
решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование 
множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования.

Другой подход 
предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное 
хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга 
больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную 
социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических 
обследований и т.п.

Доступность материалов такого типа может быть расширена  за счет исключения из 
передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают 
под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе 
может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных 
технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в 
читальных залах архивов.