Основные пути создания автоматизированной ,информационной службы

ВВЕДЕНИЕ............................................................................................... 03

1.Информатизация  архивного дела.......................................................... 05

1.1. Понятие архивного  дела. Информатизация. Объект и цели ..........05

1.2. Организация внедрения информационных технологий в архиве . 05

1.3. Электронный  документооборот и  его особенности применения в 
архиве......................................................................................................... 07

1.4.Базы данных  в архивном деле............................................................ 09

ВЫВОДЫ ПО 1 ЧАСТИ........................................................................... 13

2.Архивные документы на нетрадиционных носителях ....................... 14

ВЫВОДЫ ПО 2ЧАСТИ............................................................................ 19

3.Международное сотрудничество в сфере информатизации архивного дела………………………………………………………………………..22

ВЫВОДЫ ПО 3 ЧАСТИ........................................................................... 25

4.Основные пути создания автоматизированной ,информационной

службы…………………………………………………………………... 26

4.1. Программа  «Архивный фонд» ......................................................... 27

4.2. «Программа  информатизации архивного дела в РФ» .................... 28

4.3. Подпрограммы  федеральных программ развития архивного

 дела ........................................................................................................... 29

ВЫВОДЫ ПО 4 ЧАСТИ.......................................................................... 31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ......................................................................................... 33

ЛИТЕРАТУРА.......................................................................................... 35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

Достижения последних  лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. 
Сегодня в целом развитие страны не обходится без компьютера. Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при 
внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в 
архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов 
внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас необходимо разработать концепцию, с целью оптимизировать организацию работ по 
информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

Целью моей курсовой работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1.Дать понятие архивному делу. Объяснить 
в чем состоит его информатизация. Определить объект и цели информатизации архивного дела;

2.Пояснить значение электронного документооборота и  его особенностей применения в архиве;

3.Рассказать какие существуют базы данных в архивном деле;

4. Наметить основные  пути создания 
автоматизированной информационной службы;

5. Изложить сущность  и задачи основных государственных 
программ «Архивный фонд», «Программа информатизации архивного дела в РФ», а также подпрограммы 
федеральных программ развития архивного дела;

6. Проанализировать  систематизацию архивных 
документов на нетрадиционных носителях;

7. Проинформировать  в чем состоит международное 
сотрудничество в сфере информатизации архивного дела.

8. По итогам  проведенной работы сделать 
выводы и изложить их в заключительной части работы.

Предметом курсовой работы будет являться 
архивное дело.

Объектом –  новые информационные технологии и их перспективы в архивном деле.

Структура работы:

Работа состоит  из четырег параграфов и нескольких подпараграфов, введения, заключения и списка литературы.

Литература по теме:

О системе информационных технологий в архивах, 
комплектовании и экспертизе ценности документов повествовали в своих трудах такие ученые как 
Афанасьева Л.П.,  Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Михайлов О.А. Одни, Афанасьева Л.П., 
Михайлов О.А., утверждали необходимость автоматизации и информатизации архивного дела для упрощения 
организации и управления, другие Банасюкевич В.Д.,  Грум-Грижимайло Ю.В., Чернин Э.А. осваивали пути 
к созданию автоматизированной информационной службы.

Современные возможности  экспертизы ценности и 
учёта электронных документов в организации в своих работах подробно излагали Дороков С.А., 
Шапошников А.С., Медведева Г.А., Залаев Г.З., Пилинчук М.И.

Современным концепциям электронных 
архивов посвятили свои работы Тихонов В.И., Юшин И.Ф.

В список литературы включены отечественные 
авторы, рекомендованные преподавателем, а также изученные самостоятельно.

Информатизация  архивного дела

1.1. Понятие архивного  дела. Информатизация. Объект и 
цели 

Архивное дело – отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, 
правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.[11;15] 

Информатизации  архивного дела – это процесс  усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также 
использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

Под объектом 
информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате 
внедрения современных ИТ.

Цели информатизации архивного дела:

•Избавление труда  архивиста от рутинных операций

•Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве

•Получение  сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, 
движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования 
документов.

•Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной 
информации при исполнении запросов по архивам

• Обеспечение сохранности документов – создание 
страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём

Понятие архивного  дела. Информатизация. Объект и цели 

Архивное дело – отрасль деятельности 
общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и 
организации использования архивных документов.[11;15]

Информатизации  архивного дела – это процесс 
усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело 
теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов 
компьютерной техники программного обеспечения.

Под объектом информатизации понимают функции и 
направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных ИТ.

Цели 
информатизации архивного дела:

• Избавление труда архивиста от рутинных операций

• Повышение 
точности и оперативности учёта документов в архиве

• Получение сводных статистических данных и 
осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов  
ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов.

• Повышение 
исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении 
запросов по архивам

• Обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда 
пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов (сканирования). внедрения информационных технологий в архиве 

Для государственных  архивов в 1995 году Росархивом 
была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана 
«Программа информатизации архивного дела в Российской Федерации». В соответствии с концепцией 
предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих 
электронные копии документов.

В соответствии с концепцией информатизации архивного  дела в 
государственном архиве целесообразно создание интегрированной интеграционной системы архива, 
реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении.

Эта система  должна быть 
многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, 
автоматизированную поддержку  учёта м поиска архивных документов; контроль за обеспечением 
сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов 
архива.  

Успешное функционирование информационно-поисковой системы  во многом зависит от 
правильной организации её в архиве.

Разработка и  её внедрение осуществляется в несколько 
этапов:

• Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы 
архива, которое подлежит компьютеризации

• Разработка технического задания. На этом этапе 
приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного 
делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, 
таблицы, поля, отчёты и т.д.).

• Постановка задачи и технического задания должны быть составлены 
специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно. 
Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных 
согласуется с Росархивом.

• Поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы 
– системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и 
технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы.

• Заключение договора, к 
которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть 
конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – 
сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.

• Создание, установка и 
адаптации программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе 
технического задания.

• Сертифицирование и регистрация программного продукта.

• Поддержка и 
обслуживание системы.

Архивист может  выступать в роли разработчика программ и эксперта программного 
продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных 
технологий, внести предложения по её совершенствованию. 

Электронный документооборот  и  его особенности применения  

Конец ХХ века ознаменовался 
стремительным развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран в эпоху электронной 
документации. Давно стали привычными такие понятия, как система управления базами данных, 
автоматизированная информационно-поисковая система, электронные системы управления предприятием и 
документооборотом.

В условиях бурного  развития компьютерных технологий происходит переход 
аналоговой техники прошлого к  электронной цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на 
быстрое увеличение доли цифровых документов в  общем объёме документации, значительное число архивов 
ещё не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение

В настоящее  время в 
экономически развитых странах и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают 
первичную информацию только на магнитных носителях. Электронные документы стали реальностью. Они 
приобретают всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут 
основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.