Основные пути создания автоматизированной ,информационной службы

Указанные подходы  существенно различаются по критериям  отбора документов 
на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и 
использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и 
программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным 
и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание 
гипертекстовых систем.

С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в 
гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. 
интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную 
информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной 
отрасли полезно в двух аспектах.

Во-первых, необходима разработка с участием архивистов 
методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той 
части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на 
государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата 
архива.

Создание и  тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в 
сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с 
нормативно-методическими документами.

Существующий  разнобой в ведомственных правилах создания, 
накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, 
способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той 
узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы 
совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

Оцифрование архивных 
документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически 
совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение 
автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, 
который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или 
в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с 
удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.

Использование ОД и технологий 
мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным 
в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно- и видеодокументы. 

Международное сотрудничество

в сфере информатизации архивного дела 

Международное сотрудничество 
в сфере информатизации архивного дела призвано способствовать внедрению прогрессивных информационных 
технологий в архивную практику, развитию связей с зарубежными архивистами и пользователями, 
укреплению материальных ресурсов информатизации.

Сотрудничество  со странами ближнего и дальнего 
зарубежья включает в себя:

• налаживание деловых связей, организацию обмена материалами по 
проблемам информатизации архивного дела, обмен специалистами с целью ознакомления с опытом работы по 
информатизации;

• тесное взаимодействие с архивными и научными организациями, проводящими 
исследования в области новых информационных технологий, технологических аспектов доступа к архивным 
материалам, участие в международных научных семинарах и симпозиумах;

• установление деловых 
контактов с крупнейшими организациями, осуществляющими накопление, хранение и широкое использование 
ДМН;

• сотрудничество со странами ближнего зарубежья в разработке общих стандартов описания 
архивной информации;

• реализацию совместных проектов по применению современных информационных 
технологий в российских архивах.

В информатизации архивного дела исключительно важная роль 
принадлежит широкомасштабным экспериментам, которые дают материал для совершенствования 
разработанных технологий, а также закладывают основу для принятия принципиальных решений по новым 
направлениям информатизации.

Экспериментальные исследования сопряжены с большими финансовыми 
вложениями и трудозатратами без гарантии их высокой отдачи. Поэтому целесообразно подходить ко всем 
совместным международным проектам, в которых используются автоматизированные технологии, как к 
полигонам для апробации новых технологических решений в рамках российской архивной системы и на 
российском материале.

Такой подход предполагает самое активное участие российской стороны в 
планировании не только содержательных, но и технологических аспектов проекта: выбор решений, 
обеспечивающих совместимость создаваемых автоматизированных информационных ресурсов и их описаний 
(метабаз) с ранее созданными и разрабатываемыми ААТ; анализ информационных, технических, 
программных, экономических результатов; подготовка для отечественных архивистов полного 
аналитического обзора хода и итогов проведенной работы; выработка рекомендаций по предмету проекта; 
в отдельных случаях, если это целесообразно и не запрещено договором по проекту - внедрение 
технологических решений в практику работы архивных учреждений.

Вместе с тем  необходим критический и 
взвешенный подход к изучению зарубежного опыта информатизации архивного дела. Во-первых, в путях и 
методах информатизации в каждой стране присутствует влияние традиционной национальной системы 
комплектования, обеспечения сохранности, описания и использования архивных материалов. Во-вторых, 
наиболее крупные и известные сейчас базы и банки данных проектировались для программных и 
технических средств, которые к настоящему времени в определенной мере устарели. Произведенные ранее 
значительные затраты на ПО и оборудование, накопление информационного массива в старых форматах 
создают инерционность в использовании информационных технологий, препятствуют своевременному 
внедрению новейших достижений в этой области.

Необходимо принимать  во внимание, что выбор 
программного обеспечения, создание информационных технологий, принятие тех или иных стандартов 
определяются не только их эффективностью, но накопленными АИР, маркетинговой деятельностью 
фирм-производителей ПО и компьютерной техники, самодовлеющим стремлением к национальным 
приоритетам.

Важной частью международного сотрудничества в сфере  информатизации является 
взаимодействие с архивными учреждениями бывших советских республик. Предпосылкой эффективного 
сотрудничества служат общие основы организации архивного дела и работы с архивными документами. 

Использование в России и странах ближнего зарубежья  одних и тех же или совместимых  ААТ, общих 
стандартов будет способствовать интенсивному информационному обмену и взаимному пополнению АИР, 
более полному удовлетворению потребностей органов государственной власти, граждан в архивной 
информации, развитию и совершенствованию связей между архивными службами.

Сотрудничество  со 
странами ближнего зарубежья может осуществляться в рамках двусторонних или многосторонних 
соглашений, включающих в себя вопросы предоставления и использования ААТ; организации взаимного 
обмена архивной информацией в электронной форме; стандартизации представления информации, 
коммуникативных форматов передачи данных; ведения многоязычного лингвистического обеспечения БД; 
ведения и использования в режиме удаленного доступа централизованных баз и банков данных. 

ВЫВОДЫ 
ПО 3 ЧАСТИ: 

Международное сотрудничество в области архивного  дела

Органы и учреждения системы 
Государственной архивной службы России, общественные и религиозные объединения и организации и 
граждане - собственники архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в 
области архивного дела, участвуют в международных совещаниях и конференциях по проблемам 
архивов.

Статья 23. Вывоз  архивных документов Архивного фонда  Российской Федерации за пределы 
Российской Федерации

Вывоз архивных документов государственной части, а также уникальных и особо 
ценных документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской 
Федерации запрещается, за исключением случаев, предусмотренных частью второй настоящей 
статья.

Государственная архивная служба России вправе разрешать  временный вывоз документов 
государственной части, а также уникальных и особо ценных документов негосударственной части 
Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации в соответствии с 
законодательством Российской Федерации о вывозе и ввозе культурных ценностей.

Статья 24. Вывоз  и 
ввоз копий архивных документов

Вывоз за пределы  Российской Федерации и ввоз в  Российскую Федерацию 
копий архивных документов (не на правах подлинника) и выписок из их, включая полученные в результате 
купли-продажи, дарения или совершения собственником иных гражданско-правовых сделок, могут 
осуществляться без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым 
закрыт, и выписок из них.

Статья 25. Международные  договоры

Если международным  договором с 
участием Российской Федерации установлены иные правила, чем те, которые содержатся в 
законодательстве Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, применяются 
правила международного договора. 

Основные пути создания автоматизированной информационной службы 

Развитие информационного 
обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации. 
Создание автоматизированной информационной службы должно быть основано на использовании современных 
программно-технических средств и коммуникаций, достижении конкурентоспособности производимой 
информационной продукции и услуг по соотношению «цена/полезность» для потребителей информации, 
предоставлении удалённого (через модемы) и автономного (через копии на CD-ROM и дискетах) доступа к 
информации, подготовке и распространении электронных изданий, формировании электронных 
информационных массивов.

Этого можно  добиться при грамотном решении  следующих 
задач:

• планирование информационного наполнения автоматизированной информационной службы с учётом 
реального потребителя;

• определение требований к составу информации и целей 
информирования;

• организации технологии сбора информации и ведения информационных 
массивов;

• использование эффективных технологий непрерывного обновления информации в оперативных 
информационных массивах;

• выполнение требований технико-программной совместимости в рамках 
комплекса используемых информационных технологий;

• постоянное тобновление применяемых 
информационных технологий;

• маркетинг предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, 
рекламирование автоматизированной информационной службы.

Автоматизированная  информационная служба – 
совокупность информационных массивов, объединённых общностью решаемых задач. 

Программа «Архивный  фонд» 

С 1996-1997 года, согласно концепции Росархива, началось внедрение 
серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд».

Вторая версия этой 
программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции 
учётных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и 
состоянии дел для обеспечения их сохранности.

С помощью данной программы архивисты получили 
возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного 
государственного учёта.

Третья, дополненная  версия программы позволяет получить и распечатать 
также документы внутреннего учёта архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный 
графический интерфейс.

В настоящее  время общеотраслевая программа  «Архивный фонд» внедрена в 
подавляющем большинстве государственных архивов. Программа призвана решить задачу компьютеризации 
учёта документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного 
учёта.

Формат программы, согласно приказу «Об утверждении  временного порядка автоматизированного 
государственного учёта документов Архивного фонда РФ», является общеотраслевым.