Роль документооборота при принятии управленческих решений

ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ «ВОЛЖСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ имени  ТАТИЩЕВА» (ИНСТИТУТ) 

Факультет – экономический

Специальность –  менеджмент организации 

Кафедра менеджмента  организации

Дисциплина –  управленческие решения 

Курсовой  проект на тему: «Роль  документооборота при  принятии управленческих решений» 

 

Тольятти 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Введение ……………………………………………………………………………………………………………………………….…………..3

Понятие документооборота и его организация ………………………………………………………….………….……….5

Регистрация документов ………………………………………………………………………………..……………………………….11

Способы совершенствования  документооборота …………………………………..…..………………………………..15 

АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Анализ документооборота на примере фирмы ООО «ФОРЕСТАЙЛ» …………………………………………...17 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Внедрение электронного документооборота на ООО «ФОРЕСТАЙЛ» ………………………………….………22

Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД ………………………………………….……………………….26

Экономия затрат на оплату машинного времени …………………………………………………………………………..28 

Заключение ………………………………………………………………………………………………………………………………….…..29

Список использованной литературы ……………………………………………………………………………………………...30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

     К информации, помимо достоверности и  точности, предъявляются два жестких  требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но, наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это  связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

     Поэтому организации работы с информацией  и с документами как ее носителями в экономически развитых странах  уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе, в Германии "дабы не проспать свои позиции в экономической конкурентной борьбе ...к ключевым направлениям НТР отнесены: ядерная энергия, аэрокосмические исследования, программы исследований в области различных наук, электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации"13. У нас в стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".

     Эти примеры - яркое свидетельство существенного изменения отношения в самом обществе к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

     В свою очередь, документ, как единица  управления, имеет свою систему движения, обеспечивающую всю структуру работы любой организации от составления отчетности до  принятия управленческих решений. Данная система называется документооборотом.

     В свете этих фактов, вопроса об актуальности темы даже не возникает.

     Цель  данного курсового проекта заключается в рассмотрении роли документооборота в организации и его влияние на принятие управленческих решений.

     Основные  задачи:

1. Рассмотрение теоретических аспектов документооборота и его совершенствования
2. Рассмотрение документооборота на примере ООО «ФОРЕСТАЙЛ»
3. Проведение мероприятий на основе выявленных проблем ООО «ФОРЕСТАЙЛ»

     Объектом исследования является предприятие ООО «ФОРЕСТАЙЛ», предметом - система движения документации ООО «ФОРЕСТАЙЛ».

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ

     Понятие «документооборот» возник в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

     Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

     - оперативное прохождение документа  с наименьшими затратами времени;

     - максимальное сокращение инстанций  прохождения документа (каждое  перемещение документа должно  быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

     - порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

     Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении) [7, с. 34].

     Блок-схема  обработки поступающей корреспонденции:

     1) Входящие. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

     2) Исходящие. Исходящий документ  – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

     Блок-схема  работы с исходящими документами.

3. Внутренние. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

     Таблица классификации документов на предприятии:

 

     Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

     Индексация  документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.