Роль документооборота при принятии управленческих решений

По итогам  расчетов затрат, был построен график реализации работ:

ЭКОНОМИЯ  ЗАТРАТ НА ОПЛАТУ ТРУДА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ  СЭД

     Рассмотрим  подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

     Расчет  условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации DС_j при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле

     DС_j = С_зпj (Q₁ – Q₂) А₂ / Ф_j,

     где С_зпj – годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q₁, Q₂ – трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А₂ – годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Ф_j – годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

     Рассчитаем  экономию затрат на оплату труда менеджера бухгалтерского отдела, имеющего оклад 12000 рублей. С учетом того, что менеджер имеет ежемесячную премию в размере 50% от своего оклада, его ежемесячная зарплата составляет 18000 руб. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 216000 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени менеджера составит 1992 часа.

     Трудоемкость  подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в  системе СЭД составляет соответственно 4 [чел./ч.] и 3 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет ≈ 399 документов.

     Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

     DС =216000 · (4 – 3)· 399 / 1992=43265рублей,

       что составляет 20% от годового фонда заработной платы менеджера, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.

     При замене базового программного продукта (ПП) на новое, как правило, уменьшается  время использования вычислительных средств. Расчет экономии затрат на оплату машинного времени производится по формуле

     DС_мш = Ц_мш (Т_1шо – Т_2шо) А_2о б

     где DC_мi – годовая экономия затрат на оплату времени работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств, связанных с выполнением функций исследуемых ПП, руб.; Ц_мi – стоимость одного часа работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств применительно к конкретному контуру и режиму работы, руб./ч.; Т_1ij, Т_2ij  – время выполнения j-х операций на i-м ресурсе вычислительного комплекса или коммуникационных средств в базовом и новом вариантах использования ПП, ч; А_2j – количество j-х операций, выполняемых по новому варианту ПП в течение года.

     Рассчитаем  годовую экономию затрат на оплату времени работы автоматизированного  рабочего места (АРМ) менеджера в автоматизированной системе документооборота.  Стоимость одного часа работы АРМ менеджера 5 рублей; время выполнения операций, связанных с договорами  на АРМ менеджера при старом методе работы и в автоматизированной системе документооборота составляют соответственно 6 часов и 2 часа; 994 – количество  операций, связанных с договорами, выполняемых в автоматизированной системе документооборота  в течение года.

     Таким образом,  годовая экономия затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в сети системы документооборота составит:

DC_м = 5· (6 – 2)·994 =19 880 рублей 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Залог обоснованного и эффективного управленческого  решения, продуктивной и целесообразной деятельности – своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

     В данной работе была рассмотрена роль документооборота при принятии управленческих решений на примере ООО «ФОРЕСТАЙЛ», выявлены проблемы связанные с движением документации и проведены соответствующие мероприятия, направленные на совершенствование документооборота фирмы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

     1. Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском  референдуме 24 ноября 1996 года (с изменениями  и дополнениями, принятыми на  республиканских референдумах 24 ноября 1996г. и 17 октября 2004г.) Минск  «Беларусь» 2004г.

     2. Березина Н. М., Воронцова Е.  П., Лысенко Л. М. Кадровое делопроизводство. - СПб., изд. «Питер», 2004. - 112с. 

     3. Березина Н. М., Воронцова Е.  П., Лысенко Л. М. Современное  делопроизводство. - СПб., изд. «Питер», 2004. - 256с.

     4. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие/ М.Ю. Рогожин. -М.: Проспект: Велби, 2005.-383c.

     5. Делопроизводство: Учеб./ Под ред.  Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004.-542c.

     6. Документы. Делопроизводство: Практ.  пособие по документац. обеспечению  деятельности предприятия/ М.В.  Стенюков. -9-е изд., перераб. и доп. - М.: Приор-издат, 2004.-160c.

     7. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях/ М.А.Татарников. - М.: ИНФРА-М, 2004.-206c.

     8.Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота. ВНИИДАД. - М., 1978.

     9.Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 1995.

     10.Замлинский  В. А., Дмитриенко М. Ф., Балабушевич  Т. А. и др. Документоведение.  Специальные исторические дисциплины: Учеб. Пособие. - К., 1992.

     11.Лихачёв М. Т. Документоведение в системе других наук и отраслей знания. Теоретические проблемы документоведения.  ВНИИДАД. - М., 1975.

     12.Сокова А. Н. Общие принципы построения систем документации. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сб. науч. тр.  ВНИИДАД. - М., 1983.

     13.Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД - М., 1987.

     14.Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. – 1990.