Роль документооборота при принятии управленческих решений

     - Отчет; 

     - Протоколы;

     - Устав;

     - Инструкции;

     - Штатное расписание;

     2) производственный  отдел

     - Договор на проведение  работ;

     - Акт о приеме работ;

     3) отдел паспортизации

     - Договор на проведение  работ;

     - Акт о приеме работ;

     4) бухгалтерия

     - Счета;

     - Банковские документы;

     5) отдел кадров

     - Личные дела;

     - Трудовые книжки;

     - Трудовые договоры;

     - Приказы о приеме  на работу  

     Документооборот на предприятии носит децентрализованный  характер, то есть,  нет единого  отдела по работе с документацией. Также, движение документов имеет смешанный вид. Это предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 1. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям. Не смотря на частичную автоматизированность, данный вид документооборота заметно замедляет распространение информации, так как в нем используется лишь типовая номенклатура дел, а не полноценная система электронного документирования (СЭД). 

 

 

                                         

 
 

     Рис. 1 

     В соответствии с неграмотной организацией документооборота с этим менеджеру ООО «ФОРЕСТАЙЛ» приходиться существенное время тратить на согласование документов, из-за этого, часто, задерживаясь на рабочем месте.

     Фотография рабочего времени директора ООО «ФОРЕСТАЙЛ» на 01.12.2010 г

 

     Из  фотографии рабочего дня видно, что  менеджер предприятия затрачивает  на согласование и обработку документации вручную около девяноста минут, что составляет 19% от всего времени рабочего дня. Это происходит  в следствии немобильности и несвоевременности информационных потоков (довольно крупный объем документации поступает к концу рабочего дня), что является основной проблемой организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ООО «ФОРЕСТАЙЛ»

     В  связи с проблемой немобильности  документации на предприятии было решено внедрить систему электронного документооборота.

 
 
 

 

 

 

     Цели  внедрения системы электронного документооборота:

• автоматизация делопроизводства,
• автоматизация потоков документов,
• автоматизация контроля исполнения документов и поручений,
• повышение исполнительской дисциплины,
• наведение порядка в работе с документами,
• сокращение времени на операции с документами,
• переход к безбумажным технологиям.

     Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

     экономический – при внедрении электронного документооборота, предприятие ООО «ФОРЕСТАЙЛ» получит выгоду от экономии затрат на оплату труда, экономии затрат на оплату машинного времени.

     социальный – экономия времени работы с документами, удобство для сотрудников, увеличение производительности труда.

     Далее был проведен мониторинг возможностей СЭД среди ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

 

     Исходя  из результатов мониторинга было принято решение внедрить систему  ЕВФРАТ-Документооборот, и рассчитаны затраты на ее внедрение.  Т. к. систему можно внедрить самостоятельно и она не требует приобретения специальной платформы и баз данных, которые требуются для таких систем, как MS SQL Server, Lotus Notes Domino и т.д., то затраты ограничились только покупкой сервера и лицензионного продукта.

     В соответствии с принятым решением были рассчитаны примерные затраты на внедрение системы электронного документооборота, на организацию рабочего места и расширение кадрового состава: