Эффективность управленческой деятельности

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа деловых и профессиональных навыков и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки  стандартов минимально допустимых уровней  качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится  также обеспечение их запасов  на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством  предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий  финансовый план), который позволяет  также осуществлять функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что даёт уверенность: когда организации  потребуются наличные средства, эти  средства у неё будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Обычно он производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы, скорее базируется на измерении фактических  результатов, после проведения работы. Он основывается на обратных связях. Управляющие  системы в организациях имеют  разомкнутую обратную связь, так  как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним  элементом, может вмешиваться в  ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации.

Что касается самого процесса контроля, в нем есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля демонстрирует, насколько  близко, в сущности, слиты функции  контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся изменению. Эти цели явным образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые  могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они  характеризуется наличием временных  рамок, в которых должна быть выполнена  работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно  оценить степень выполнения работы.

Конкретный критерий и определённый период времени называются показателями результативности. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для  того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют  руководству сопоставить реально  сделанную работу с запланированной и ответить на следующие вопросы: ”Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей? “ и “Что осталось не сделанным?” Менеджмент: учебник / Под ред. Ф.М. Русинова и М.Л. Разу, - М., 2000. - с 362

Относительно  легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному  измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в  числах невозможно.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении  реально достигнутых результатов  с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При  этом менеджер принимает еще очень  важное решение: насколько допустимы  или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения  о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в  определении масштаба отклонений, измерении  результатов, передаче информации и ее оценке.

1.5. Управленческая мотивация  как фактор обеспечения  эффективной деятельности  менеджера. Координация  в управлении.

В условиях формирования новых механизмов хозяйствования, ориентированных  на рыночную экономику, перед промышленными  предприятиями встаёт необходимость  работать по-новому, считаясь с законами и требованиями рынка, овладевая  новым типом экономического поведения, приспосабливая все стороны производственной деятельности к меняющейся ситуации. В связи с этим возрастает вклад  каждого работника в конечные результаты деятельности предприятия. Одна из главных задач для предприятий  различных форм собственности - поиск  эффективных способов управления трудом, обеспечивающих активизации человеческого  фактора.

Решающим причинным  фактором результативности деятельности людей является их мотивация.

Мотивационные аспекты управления трудом получили широкое применение в странах  с развитой рыночной экономикой. В  нашей стране понятие мотивации  труда в экономическом смысле появилось сравнительно недавно  в связи с демократизацией  производства. Ранее оно употреблялось, в основном, в промышленной экономической  социологии, педагогике, психологии. Это  объяснялось рядом причин. Во-первых, экономические науки не стремились проанализировать взаимосвязь своих  предметов с названными науками, и, во-вторых, в чисто экономическом  смысле до недавнего времени понятие  «мотивация» заменялось понятием «стимулирования». Такая усеченность понимания мотивационного процесса приводила к ориентации на краткосрочные экономические цели, на достижение сиюминутной прибыли. Это разрушительно действовало на потребностно-мотивационную личности работника, не вызывало заинтересованности в собственном развитии, самосовершенствовании, а ведь именно эта система сегодня наиважнейший резерв повышения эффективности производства.

Трудовая мотивация - это процесс стимулирования отдельного исполнителя или группы людей  к деятельности, направленный на достижение целей организации, к продуктивному  выполнению принятых решений или  намеченных работ.

Это определение  показывает тесную взаимосвязь управленческого  и индивидуально-психологического содержания мотивации , основанную на том обстоятельстве, что управление социальной системой и человеком, в  отличии от управления техническими системами, содержит в себе, как необходимый элемент согласование цепей объекта и субъекта управления. Результатом его будет трудовое поведение объектом управления и в конечном итоге определенный результат трудовой деятельности. Кокорев В.П. Мотивация в управлении. - Барнаул, 1997. - с. 98

Р. Оуэн и А. Смит считали деньги единственным мотивирующим фактором. Согласно их трактовке, люди - чисто экономические существа, которые работают только для получения  средств, необходимых для приобретения пищи, одежды, жилища и так далее.

Современные теории мотивации, основанные на результатах  психологических исследований, доказывают, что истинные причины, побуждающие  человека отдавать работе все силы, чрезвычайно сложны и многообразны. По мнению одних учёных, действие человека определяется его потребностями. Придерживающиеся другой позиции исходят из того, что поведение человека является также и функцией его восприятия и ожиданий.

При рассмотрении мотивации следует сосредоточиться  на факторах, которые заставляют человека действовать и усиливают его  действия. Основные из них: потребности, интересы, мотивы и стимулы.

Потребности нельзя непосредственно наблюдать или  измерить, о них можно судить лишь по поведению людей.

Потребности можно  удовлетворить вознаграждением, дав  человеку, что он считает для себя ценным. Но в понятии «ценность» разные люди вкладывают неодинаковый смысл, а, следовательно, различаются  и их оценки вознаграждения. Например, состоятельный человек, возможно, сочтет несколько часов отдыха в кругу  семьи более значительными для  себя, чем деньги, которые он получит  за сверхурочную работу на благо организации. Для работающего в научном  учреждении более ценными могут  оказаться уважение коллег и интересная работа, а не материальные выгоды, которые  он получил бы, выполняя обязанности, скажем, продавца в престижном супермаркете.

«Внутреннее»  вознаграждение человек получает от работы, ощущая значимость своего труда, испытывая чувство к определенному  коллективу, удовлетворение от общения  дружеских отношений с коллегами.

«Внешнее» вознаграждение - это зарплата, продвижение по службе, символы служебного статуса и  престижа. Это две составляющие поощрения  сотрудника. Вторая считается наиболее прогрессивной хотя бы потому, что  относится к верхней части  пирамиды потребностей Маслоу. Кокорев В.П. Мотивация в управлении. - Барнаул, 1997. - с.101

Потребность в  самовыражении.

Потребность в  уважении.

Социальные потребности.

Потребность самосохранения.

Физиологические потребности.

Мотивационный процесс может быть представлен  в виде следующих одна за другой стадий: осознание работником своих  потребностей как системы предпочтения, выбор наилучшего способа получения  определенного вида вознаграждения, принятие решения о его реализации; осуществление действия; получение  вознаграждения; удовлетворение потребности. Стержнем управления на основе мотивации  будет воздействие определенным образом на интересы участников трудового  процесса для достижения наилучших  результатов деятельности.

Для управления трудом на основе мотивации необходимы такие предпосылки, как выявление  склонностей и интересов работника  с учетом его персональных и профессиональных способностей, определение мотивационных  возможностей и альтернатив в  коллективе и для конкретного  лица. Необходимо полнее использовать личные цели участников трудового процесса и цели организации.

Никакие установленные  извне цели не вызывают заинтересованности человека в активизации своих  усилий до тех пор, пока они не превратятся  в его «внутреннюю» цель и далее  в его «внутренний» план действия. Поэтому для конечного успеха большое значение имеет совпадение целей работника и предприятия.

Для решения  этой задачи необходимо создание механизма мотивации повышения эффективности труда. Под этим подразумевается совокупность методов и приёмов воздействия на работников со стороны системы управления предприятия, побуждающие их к определенному поведению в процессе труда для достижения целей организации, основанной на необходимости удовлетворения личных потребностей.

Координация в управлении.

Координация необходима для того, чтобы проследить и обеспечить соответствие режима функционирования, выполняемых операций и процедур предписанным стандартам и нормативам. Она нацелена на обеспечение непрерывности  и бесперебойности функций управления. Объектом координационной деятельности являются как управляемая, так и  управляющая системы.

Прерогативой  функции координации является принцип  соблюдения обратной связи. Именно на этом этапе деятельности управленец может скорректировать принятое решение и работу по его реализации. Вновь собирается и анализируется  информация о принятом решении и  предпринятых процессах по его исполнению, вырабатываются прогнозы, по внесению возможных корректирующих моментов, которые могли бы их улучшить, в  случае необходимости можно даже отменить принятое решение до его  реализации и т.д.

Непрерывные изменения  внешней и внутренней среды организации  требуют современной адаптации  и корректировки, а также маневрирования ресурсами. Сама по себе координация  является очень ответственным этапом деятельности организации, поскольку  это одна из форм проявления механизмов саморегулирования и самосохранения системы. Причем наибольшим уровнем  сложности обладают те мероприятия, которые касаются качественного  преобразования всей системы.