Проведение на базе отеля конференций, выставок и совещаний

Министерство  Образования и Науки Российской Федерации

СОЧИНСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУАРСТВЕННОГО  БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

  «РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ДРУЖБЫ  НАРОДОВ»

Экономический факультет

 

 

 

РЕФЕРАТ

по курсу "Экономика туризма"

 

на тему

«ПРОВЕДЕНИЕ НА БАЗЕ ОТЕЛЯ КОНФЕРЕНЦИЙ, ВЫСТАВОК И СОВЕЩАНИЙ»

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка 3  курса

группы ЭУФО

Чернышева Наталья Владимировна

 

Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

г.Сочи

 

2013 год

 

Содержание

Введение 3

1. Значимость делового туризма в экономике России 4

2. Особенности бизнес-отелей 6

3.   Бизнес-услуги отеля для проведения конференций, выставок и совещаний 7

4.    Развитие делового туризма на курортах юга России 10

5. Планирование бюджета корпоративного мероприятия 11

Заключение 12

Список литературы 13

 

Введение

Ежегодно в мире насчитывается  более 150 млн. деловых поездок, около 60 млн. из них приходится на европейский  регион. По прибытиям и расходам на деловой туризм он занимает первое место среди остальных регионов мира. Доля деловых путешественников в общем потоке туристов Европы (аналогично во всем мире) составляет всего 20 %, однако на них приходится 60 % оборота индустрии .

Рынок деловых путешествий имеет сложную структуру. На нем доминируют бизнес-поездки (около 38 млн. поездок в 2007 г.) и поездки на конгрессы, выставки и торговые ярмарки (около 16 млн. поездок в 2007 г.) На инсентив-туры приходится менее 7 млн. поездок в год (данные на 2008 г.). В России деловой туризм стал развиваться в последнюю очередь среди всех видов туризма и находится в настоящее время в стадии активного развития. Деловые туристы приносят государственному бюджету страны немалый доход ежегодно. Как правило, туристы этого класса имеют хорошее финансирование и не жалеют денег на размещение и прочие необходимые услуги.

Приезжая  в нашу страну, бизнесмены, как правило, заключают контракты или обсуждают  какие либо деловые и партнерские  аспекты, что так же приносит огромный доход стране. Поэтому следует  уделить особое внимание приему и  размещению деловых туристов.

Целью данной работы является показать принципы оказания бизнес – услуг (проведение конференций выставок и совещаний) в современных гостиницах.

 

 

1. Значимость  делового туризма в экономике  России

 

Активное  развитие делового туризма началось с конца 70-х годов 20 века: именно с  этого времени он выделяется в  отдельный сектор туризма. Следуя общемировой  тенденции деловой туризм, являющийся самым молодым и наиболее динамично  развивающимся сектором туризма, активно  развивается и в России.

Еще в 1970-х  годах специалисты Всемирной  ассоциации центров международной  торговли пришли к выводу, что темпы  экономического роста каждой конкретной страны, а также её бизнес-привлекательность  напрямую зависят от уровня развития в ней делового туризма. Статистика показывает, что сегодня каждая четвёртая  туристская поездка в мире совершается  в связи со служебной необходимостью. И хотя деловые путешественники  в общем турпотоке составляют всего 20-25%, на их долю приходится до 60% общего оборота туриндустрии.

Англоязычная  аббревиатура MICE – специальный термин, который применяется в международной  практике делового туризма для обозначения  ключевых английских слов, характеризующих  основные составляющие индустрии делового туризма:

M – Meetings (встречи)

I – Incentives (поощрительные поездки)

С – Conferences или Congress (конференции, конгрессы)

E – Exhibitions или Events (выставки, события).

Когда говорят  об индустрии поездок со служебными целями, в российской практике используют три термина: деловой туризм (business travel), индустрия встреч (meeting industry) и индустрия MICE (MICE industry). Наибольшее распространение в России получил термин «деловой туризм».

В мировой  практике основной объем делового туризма  – это индивидуальные деловые  поездки, относящиеся к индустрии  встреч, которые составляют около 70% всех деловых путешествий, на остальные 3 сектора (конференции, инсентив и выставки) приходится в среднем по 10%.

Объем рынка  делового туризма в России в 2005 году составил $60-80 млн., а в 2006 году вырос  на $15-20 млн. до $75-100 млн. В России наблюдается  резкое деление на центр и периферию - около 70% общего объёма приходится на Москву. По данным исследований ICCA (Международная  Ассоциация конгрессов и съездов) по итогам 2006 года Россия по количеству проводимых конгрессов занимает только 42-е место. Среди городов мира у Москвы 63-е  место, а у Санкт-Петербурга - 100-е. В то же время российский рынок  делового рынка продолжает расти.

Деловой туризм активно развивается в 115 странах мира. Крупные мероприятия  в этой сфере, как правило, проходят не в столицах, а именно в регионах, в частности, в Ванкувере (Канада), Франкфурте-на-Майне (Германия), Шанхае (Китай). Страны - лидеры делового туризма: США, Франция, Германия, Великобритания, Италия и Испания. Все более заметную роль в этом процессе начинает играть Китай, который по прогнозам экспертов, скоро будет включён в десятку  сильнейших стран в сфере делового туризма.

Можно назвать  несколько причин, которые делают деловой туризм одной из наиболее динамично развивающихся областей экономики:

1) он  менее других страдает от изменяющейся  политической обстановки в мире;

2) отличительной  чертой бизнес-программ является их независимость от сезона;

3) обычно  деловые поездки планируются  задолго – как минимум, за  полгода, что делает их динамику  прогнозируемой и стабильной;

4) доходность: бизнес-туры ориентированы на потребителя услуг со средним и высоким уровнем доходов, основной пакет оплачивается корпорантом – организацией, выступающей заказчиком мероприятия. По данным World Tourism Organization, расход на среднестатистического участника конгресса составляет 1540 евро в день.

В качестве основных тенденций развития делового туризма в мире можно назвать  возрастание интеллектуальной составляющей, устойчивый спрос на отраслевые выставки, сокращение средней продолжительности  встреч. Возрастные категории путешествующих в рамках делового туризма: мужчины 41-65 лет, женщины 30-50 лет. В последние годы в мире растет средний возраст участников деловых мероприятий и количество женщин – участников. Для России характерны более молодой возраст участников деловых мероприятий (25-45 лет) и меньшее количество женщин среди участников.

Основными заказчиками корпоративных мероприятий  являются фармацевтические, компьютерные, страховые и финансовые компании. Важной тенденцией развития индустрии MICE является рост интереса и объемов  инсентив-туров – поощрительных или премиальных поездок, организуемых компаниями для своих сотрудников и оплачиваемые из корпоративного бюджета. Ежегодно на поощрительные поездки в мире расходуется около 300 млрд. долларов. На сегодня признано, что инсентив-поездки являются важнейшим инструментом управления персоналом и серьезным фактором мотивации сотрудников к эффективной работе в команде.

2. Особенности бизнес-отелей

 

Бизнес-отель - специализированная гостиница для  обслуживания бизнесменов.

Гостиницы бизнес класса рассчитаны на путешественников, деловых людей и всех, кому ежедневно необходим комфорт, быстрые коммуникации, удобное месторасположение и отзывчивый персонал с обязательным знанием иностранного языка.

Деловая клиентура представляет определенные требования к гостиницам. Основными из них являются:

• Местонахождение в центре города;
• Сочетание всех черт домашней обстановки с чертами офиса –полным набором услуг связи, оргтехники, компьютерной техники и т.д.;
• Гостиницы должны располагать удобной и надежной системой резервирования;
• Быстрое оформление по прибытии и въезде;
• Приемлемая цена;
• Удобные для клиента форма платежа с предоставлением копии счета для отчета перед компанией;
• Круглосуточное обслуживание в номерах идр.

Прежде всего при организации встреч и конгрессов гостиница должна обеспечить безопасность и приватность встреч.

Конгресс-отель - гостиница, специализирующаяся на приеме и обслуживании гостей конгрессов и выставок.

Конгрессное обслуживание – один из специфических видов туристического обслуживания. Конгресссный туризм является одним из наиболее выгодных видов туризма в мире, так как приносит принимающей стране значительно большие доходы, чем многие другие виды туризма, например туризм с целью отдыха и развлечения.

Как правило, заявка на проведение конгресса  в данном отеле подается за 1-2 года, но нередко проведение конгресса в конкретном отеле планируется и за 10 лет. Это объясняется многочисленностью приглашенных гостей.

Конгрессы и другие мероприятия  подобного рода организуются в местах, где, помимо соответствующей материальной базы (гостиницы высокого класса, предоставляющие  большой набор у слуг, наличие  конгресс – центров), имеются и  возможности для отдыха, развлечений, занятий спортом.

Новейшие конгресс-отели представляют собой целый конгломерат, включающий собственно конгресс-центр, отель, рестораны  и бары, спортивно-оздоровительный  и торгово-развлекательный комплексы, зачастую с казино и многозальным кинотеатром –мультиплексом.

3.   Бизнес-услуги отеля для проведения конференций, выставок и совещаний

 

Современные бизнес – отели обычно расположены  в центре города или его деловой районе – в зонах, удобных для целевых групп.

К услугам гостей в этих отелях – газеты, утренний кофе, местная телефонная связь, кабельное телевидение др. Гости могут воспользоваться арендованной машиной, транспортом из аэропорта, кафетерием, обеденным залом и др.

Большинство подобных отелей располагает конференц-залами, номерами «люкс» и банкетными залами. К услугам гостей - прачечная, химчистка, предоставление необходимой информацией, киоски розничной торговли, бассейны, оздоровительные клубы, теннисные корты, сауны, спортивные площадки.

Можно выделить общий перечень подобных услуг:

• Наличие бизнес-центра;
• Комнаты для ведения переговоров;
• Конференц-залы;
• Банкетные залы;
• Возможность организации встреч и различных банкетов, свадеб, юбилеев, а также специальное обслуживание от кофе-брейков до официальных банкетов;
• Предоставление услуг переводчиков;
• WI-FI - интернет;
• Телефонная связь;
• Оборудование для проведения конференций:
1. экраны;
2. слайд - проекторы;
3. флип - чарты;
4. LCD-проектор;
5. телевизор;
6. магнитофон;
7. черные, белые и фланелевые стенды;
8. стенды с бумагой;
9. канцелярские предметы;
10. именные карточки;

Помимо  этого сюда так же могут включаться услуги секретаря, кабины для синхронного  перевода, факсимильный и копировальные аппараты.

Большинство или все номера бизнес – отеля (4-5*) оборудованы новейшими средствами коммуникации и максимально приспособлены не только для отдыха гостей отеля, но и для их полноценной работы. К услугам бизнесменов в каждом номере находится: несколько телефонов с прямым набором номера и функцией голосовой почты, удобный письменный стол, возможность подключения к Интернету прямо из номера. В каждом номере есть личный электронный сейф.

Если  же гостиница не работает исключительно  с бизнес – клиентами, то размещение таких гостей проводится в «обычных»  номерах, в которых есть «рабочий уголок», оборудованный под маленький  офис. Здесь обычно находится большой  письменный стол, удобная настольная лампа, принтер и эргономичное офисное  кресло. Во всем остальном это обычный  стандартный номер – такая  же площадь, телевизор, телефон, мини-бар, кондиционер и сейф.[6]

Гостиницы предоставляют конференц-залы, обычно несколько, разных размеров для проведения встреч и конференций самого высокого уровня.

Так же обязательно наличие бизнес- центра. Он состоит из нескольких конференц-залов разной вместительности, переговорных комнат, мебели и канцелярии. Необходимое дополнительное и специальное оборудование может быть арендовано в сервис-бюро гостиницы за дополнительную плату. Кроме этого, возможно получение дополнительных услуг - это организация экскурсионных поездок с предоставлением гидов - переводчиков; возможно бронирование и продажа авиа и железнодорожных билетов, а также бронирование столиков в ресторанах. 24 часа в сутки для гостя доступен полный комплекс бизнес услуг от копирования документов до проката автомобилей. [7]

Также к  услугам гостей трансфер (индивидуальный и групповой) до аэропорта и железнодорожных вокзалов. Возможно VIP-обслуживание в аэропортах, аренда автомобилей с водителем, визовая поддержка и оформление медицинских страховых полисов. А также бронирование и продажа билетов в театры, концертные залы, цирки и рестораны.

Также с  бизнес – услугам относится организация  банкетов и иных массовых мероприятий.

Проведение конференций является эффективным инструментом построения имиджа и репутации. Крупные компании и организации проводят конференции регулярно. Особенно удачно формат конференции подходит для продвижения сложных продуктов и услуг, информацию о которых трудно уместить в короткое рекламное сообщение. Конференции привлекают целевую аудиторию возможностью получить разноплановую информацию по интересующему вопросу и становятся площадками для общения и обмена мнениями между участниками конференции . Организация конференций - это не только подбор конференц-зала, но и создание комфортной атмосферы, условий необходимых для максимально эффективной работы участников конференции. Проведение конференции, успешность этого события в целом, сильно зависит от предварительной организации конференции.