Организация участия турпредприятия в выставке

• Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.
• Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.
• Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.). Оформляется следующий образец письма на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки. Письмо должно быть на бланке компании-экспонента. Строго в 4-х экземплярах.Четвертый экземпляр хранится до вывоза.  При потере письма невозможен вывоз материалов и оборудования с территории Экспоцентра.

 

Форма письма на ввоз и вывоз материалов[18].

Заместителю директора фирмы "Иновыставка" Маркину Василию Ивановичу Компания__________ принимает участие в выставке "Путешествия и  туризм - 2010", павильон _____ , стенд ______ Просим Вас разрешить ввоз (дата) ___________ и вывоз (дата) __________ необходимых материалов и оборудования. Перечень прилагается. Подпись, печать, дата

 

5. Монтаж экспозиции.
6. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.
7. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую — для широкой публики.
8. Обеспечение рабочей программы выставки.
9. Официальное закрытие выставки.
10. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.
11. Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Организатор MITT - компания ITE LLC. MITT – 2010

      Организатор MITT - компания ITE LLC.

Итак, организатором MITT выступает компания ITE LLC,  входящая в состав International Trade & Exhibitions (ITE) Group Plc, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Plc - общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира[17].

ITE Group Plc является членом Союза Международных Выставок и Ярмарок, Международной Ассоциации Организаторов Выставок и Московской Международной Бизнес Ассоциации.

С момента своего существования  на Российском рынке ITE организовывает ряд крупнейших в России международных выставок, среди которых "Путешествие и Туризм" (MITT).

Выставки ITE отличает высочайший международный уровень организации.

Мероприятия, проводимые ITE в России, охватывают широкий спектр тематик, среди которых:

• Гостиничное и ресторанное дело
• Путешествия и туризм
• Спорт и отдых, катера и яхты

 Работа осуществляется на  самых лучших выставочных площадках  России – Выставочный Комплекс "Экспоцентр" на Красной Пресне  и Спорткомплекс "Олимпийский". Ежегодно мероприятия на этих  площадках собирают около 1000000 посетителей и более чем 6000 участников со всех стран мира.

ITE постоянно проводит исследования и анализ проводимых выставок, повышает их уровень и предоставляет большой спектр дополнительных услуг, делая работу своих клиентов на выставках более эффективной. К каждой выставке выпускается официальный каталог, путеводитель, организовывается массовая компания по привлечению посетителей, проводятся пресс-конференции и семинары. Все выставки освещаются специализированными изданиями и центральными СМИ.

В рамках выставок проводятся специализированные отраслевые конференции, которые позволяют  более 250 ведущим специалистам отрасли, инвесторам и представителям правительственных  кругов обсудить проблемные вопросы  индустрии и перспективы ее развития на будущее.

Первая выставка "Путешествия  и туризм" была проведена в 1994 году  в период резкой активизации  рынка туруслуг. За 1994 год сектор туризма и путешествий вырос  в Росси на 300%. Выставка организованная в нужное время и в нужном месте  была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года.

За последующие пять лет выставка стала одной из крупнейших, профессиональных и посещаемых в мире, вошла в  пятерку мировых лидеров, вошла  в состав Европейской ассоциации туристических выставок.

Что касается цен на выставочную  площадь, то они довольно велики. В  среднем, стоимость 1 кв. метра составляет $ 200[19].

 Кроме того, существует целая  серия дополнительных услуг, предоставляемых  за дополнительную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс-листе весьма внушительного объема.

Выставка Mitt - уникальная возможность  всесторонне оценить Российский туристский рынок, откорректировать ценовую  политику, заключить деловые контакты с участниками выставки из более  чем 90 стран мира. Участие в Mitt - вопрос престижа и деловой репутации  компании.

MITT – 2010.

Московская международная выставка «Путешествия и туризм»(MITT) прошла в  Москве на Красной Пресне в Выставочном  комплексе ЗАО «Экспоцентр»  17-20 марта 2010.

 17 марта для предприятий и организаций мирового туристического рынка открыла свои двери Московская международная выставка «Путешествия и туризм». За 10 лет существования она успела в значительной мере развиться и получить широкое признание в качестве ведущего ежегодного форума туристической отрасли России и стран СНГ, а также стала одной из крупнейших туристических выставок мира. Из года в год выставка MITT привлекает к себе всех основных участников рынка, которые встречаются здесь с клиентами, партнерами и поставщиками услуг для обсуждения стратегических планов и заключения контрактов. 
       Прошедший год был весьма удачным для российских турфирм, предлагающих отдых, как на территории страны, так и за рубежом. По результатам недавнего опроса, проведенного журналом «Conference & Insentive Travel» (Великобритания), наша страна заняла пятое место среди развивающихся объектов целевого туризма. Более 40% от общего числа экспонентов MITT 2010 составили отечественные турфирмы, остальные – иностранные. В этом году общая площадь экспозиции составила 29000 кв. м, где были представлены более 2000 экспонентов из более чем 100 стран. Число посетителей достигло 100 тысяч человек, включая специалистов и широкую публику[18].

Традиционно в выставке принимяли  участие компании: Арт-тур, Конкорд, Трэвелланд, Натали-турс, Нева, Супер  Нова, Согласие, Спейс трэел, Мостравел, Спутник, Экспресс-лайн, Франстурс+, Атлант Союз, Интерюнион, Сольтур, Европа 2000, Курортинтур, Дельфин, Мастер, ТЭЗ Тур, Ориент, Содис, Айрин, Владинвесттур, Трансаэро; Ресо-гарантия, Росно; ДСБВ-Турс Континент, Ланта-тур  вояж, МИТС, Мондо турс, Добрый день, Роза ветров, Турэнергосервис, Воентур, Столичная судоходная компания; федеральные  курорты Сочи, Кавказские Минеральные  воды, ЗАО СКО "Адлеркурорт", Анапа, администрации городов России.

Группа специалистов, занимающаяся подготовкой выставки, направляет все  свои усилия на обеспечение высокого уровня ее организации. Благодаря профессиональным исследованиям и качественной работе организаторов MITT сохраняет репутацию ведущего мероприятия туристической отрасли в России и странах СНГ.

На выставке были представлены самые  разнообразные разделы и тематики:

• Авиакомпании
• Автобусные туры
• Активный и приключенческий отдых
• Бронирование и продажа авиабилетов
• Гостиницы, пансионаты, санатории
• Гостиничные цепи
• Достопримечательности, музейный бизнес, тематические парки
• Компьютерные системы бронирования
• Информационные технологии в туризме
• Круизы
• Лечебные туры в оздоровительные центры
• Маркетинговые исследования
• Наземное обслуживание
• Национальные туристические организации
• Образовательный туризм/Организация обучающих туров
• Обучение и подбор персонала
• Организация деловых туров
• Организация и проведение конференций
• Пресса – торговые журналы, торговые справочники
• Прокат автомобилей
• Региональные туристические организации
• Сервисные службы аэропорта
• Спортивный туризм
• Транспортное агентство
• Турагент, туроператоры.

3.3. Основные преимущества MITT перед другими российскими туристскими выставками

Можно выделить следующие преимущества MITT:

• престиж участия в крупнейшей в России и третьей по величине туристической выставке мира — 8 выставочных залов общей площадью около 50 000 кв.м, 157 туристических направлений, 1750 компаний, 77 национальных экспозиций, 79850 посещений за 4 дня выставки;
• прямой контакт с клиентами — за 4 дня, по данным независимого аудита, на выставке зарегистрировано 79 850 посещений, среди которых первые лица туристических компаний (32% от общего числа профессиональных посетителей) и другие специалисты отрасли;
• самый эффективный способ продвижения на туристическом рынке России — затраты на участие в выставке намного меньше, чем на размещение рекламы в СМИ.
• как участник выставки Вы имеете возможность воспользоваться результатами полномасштабной рекламной кампании, проводимой организаторами.
• суммарный объем рекламы, размещаемый в прессе, превышает         1 300 000 евро;
• свыше 200 публикаций в 51 издании;
• баннеры выставки на 97 интернет-сайтах;
• адресная рассылка по базе специалистов — 110 000 пригласительных билетов;
• реклама на федеральных каналах;
• наружная реклама на центральных магистралях города;
• увеличение объемов прямых продаж своих услуг туристическим агентствам из России, СНГ, стран Балтии и дальнего зарубежья;
• установление новых и поддержание уже имеющихся деловых контактов;
• представление новых туристических направлений и видов услуг;
• изучение новых предложений и методов работы конкурентов;
• охватит максимальной целевой аудитории за столь короткое время и на одной площадке;
• участие в обширной деловой программе выставки, встречи с первыми лицами отрасли;
• укрепление позиции компании на рынке, способствование ее признанию и формированию у компании имиджа «успешного брэнда».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Подводя итоги проделанной работы, целесообразно  сделать выводы по каждой рассмотренной  главе.

Итак, передо мной стоял ряд задач, первая из которых - определение роли  выставочных мероприятий в системе  маркетинговых коммуникаций. Очевидно, что выставки один из основных элементов  в этой системе, т.к. благодаря им происходит не только знакомство с  новыми товарами, услугами, но и осуществляется обмен опытом, грамотное установление цены на продукцию, проводится политика сбыта и рекламы.

Изучая  технологию процесса организации участия  турпредприятия в выставке, я пришла к выводу, что такое участие  довольно хлопотное занятие, сопряжённое  с расходами, разного рода сложностями  по транспортировке, монтажу стенда, подготовке персонала, оформлению документов. Поэтому прежде, чем принять решение  об участии в выставке, его следует  тщательно обдумать, чтобы избежать провала и бессмысленных расходов.

Очевидно, что с появлением Интернета, связь  между устроителями выставок, экспонентами и потенциальными посетителями стала  лёгкой и доступной, т.к. на сайтах выставочных  компаний можно найти подробную  информацию о предстоящей выставке, о количестве участников, а при  надобности – задать интересующий вопрос по данной теме.

Что касаемо  оформления выставочного стенда и работающего  на нём персонала, – безусловно, это ещё один аспект удачного или  неудачного «выступления» на выставке. Поэтому, в ходе работы не должно быть слабых звеньев, все они должны быть слаженными и последовательными.

Определяя статьи затрат, я пришла к выводу, что основными являются: аренда выставочной  площади и монтаж стенда. Действительно, затраты на участие  велики, предприятию  следует помнить, что участие  в выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую.

Рассматривая  работу  MITT, было приятно осознать, что одна из престижных международных  туристских выставок проходит в Москве, хотя не без помощи Британского организатора – компании ITE. Тем не менее, в  выставке принимают участие турпредприятия из различных стран мира, это 2000 экспонентов, размещающихся на площади в 29000 кв. м.

С каждым годом «Путешествия и туризм»  собирают  всё большее количество участников и посетителей, представляя  различные разделы и тематики.

Я считаю, что поставленная передо мною цель всестороннего изучения аспектов выставочной  деятельности достигнута, т.к. ряд подлежащих рассмотрению вопросов рассмотрен.