Организация участия турпредприятия в выставке

• публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);
• рабочая (место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);
• служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

На большинстве выставок принято  часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

Ее цель — оставить у посетителей  материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью  отдельных рекламных элементов:

• надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон;
• плакатов, для оформления стен стенда;
• экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;
• мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной  после открытия выставки. Никогда  не поздно переставить экспонаты, дополнить  надписи или внести другие изменения.

Следует помнить, что любая выставка — это одновременно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меняются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.

Самое существенное для туристского  предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Анализ затрат туристического  агентства  «Гала – Тур»  на участие в  выставке «ИНДУСТРИЯ ТУРИЗМА-2010»

   Туристическое агентство «Гала  - Тур» основан в декабре 1996 года. Агентство начало свою деятельность, активно сотрудничая с туристическими компаниями России и Китая.

   По опыту работы на туристическом  рынке агентство приобрело безупречную  репутацию.

    Принимая туристов из разных регионов России и СНГ организовывали для них поездки в Китай, т.к. г. Благовещенск по отношению к Китаю очень удобен для работы в области туризма. 

    В ходе работы были разработаны  и успешно реализованы многочисленные  туристические программы. Надежность  компании подтверждена включением  в Единый федеральный реестр  туроператоров МВТ № 003187., страховая  компания ВСК (Военно-страховая  компания). Финансовое обеспечение: 30 000 000 рублей.  «Гала - Тур» –  член Некоммерческого Партнерства  «Мир без границ.

    Сфера деятельности:

• внутренний туризм
• международный въездной и выездной

Агентство предлагает  экскурсионные и шоп  туры в г. Хэйхэ, оздоровительные  маршруты, туры с отдыхом на море. Среди этого многообразия  есть традиционные маршруты в Харбин, Пекин, Удаляньчи, Бэйдайхэ, Далянь, Циндао, Вэйхай, а также экзотические туры в г. Санья и другие регионы  Китая.

   Приоритет отдается не только  направлениям в Китае, но и  Юго-Восточной Азии.  Об этом  свидетельствуют многочисленные  маршруты для туристов и собственные  чартерные программы в Китай  и Королевство Таиланд. 

   Агентство  сотрудничаем с  лечебно-оздоровительными и туристическими  предприятиями Хабаровского, Приморского  и Краснодарского краев; предлагаем экскурсионные программы по России, в Китай, Египет, Турцию, Хорватию, Тунис, Японию; незабываемый отдых на солнечных островах Хайнань, а так же отдых в Тайланде - самой популярной из экзотических стран.

   Ежегодно агентство принимает   несколько тысяч иностранных  туристов из КНР. Для них  разработано множество экскурсионных,  познавательных и экологических  туров по России.

   Особое внимание уделяется детскому  туризму. Предлагаются  интересные  экскурсионные и познавательные  маршруты в Приморье, Санкт-Петербург  и в Китай. Детские программы  предусматривают комплекс оздоровительных  мероприятий, загородные экскурсии,  отдых на море в России и  за рубежом. Особой популярностью  пользуется отдых на Желтом  море в Бэйдайхэ (Китай).

   Агентство «Гала - Тур» не останавливается  на достигнутом. Постоянно воплощаются  новые идеи в работе с партнерами  и клиентами, расширяется спектр  услуг, оказываемых агентством: визовая  поддержка российских туристов, бронирование гостиниц разных  категорий в России и за  рубежом, страхование, высококвалифицированное  экскурсионное обслуживание, услуги  гидов, переводчиков.

Местонахождение стенда на выставке: «Павильон№1» 

Оформление  стенда: тип стенда – остров, ярко украшенный плакатами и растениями.

Характеристика  и организация деятельности стендовой  команды: Представители стендовой  команды доброжелательно относятся  к посетителям; предлагают всем виды рекламной продукции; показывают рекламные  ролики;  рассказывают о фирме, о  ее надежности в работе.

Виды  рекламной продукции: журналы, брошюры, буклеты, календари, ценовые каталоги.

 

Основные  статьи затрат туристического агентства на участие в выставке:

1. Регистрационный  сбор - 5 000 руб.

Сбор  обязателен для всех экспонентов  и включает в себя:

- аккредитацию  двух представителей фирмы с  предоставлением 2 бейджей-пропусков;  участие во всех мероприятиях  выставки, не требующих специальных  приглашений; пакет информационных  материалов;

- бронирование  гостиницы, трансфер гостиница-выставка-гостиница;  экскурсия на 2-х представителей  фирмы;

- участие  в презентации одного представителя  фирмы;

- размещение  информации (10 машинописных строк)  в официальном каталоге выставки (информация, превышающая данный  объем, размещается за дополнительную  плату), один экземпляр каталог.

2. Аренда  выставочной площади.

В ставку арендной платы за выставочную площадь  включены организационные расходы, общая реклама выставки в СМИ, общее электроснабжение и отопление, охрана общей территории Выставочного центра и павильонов, уборка проходов в павильонах.

2.1. Оборудованная  экспозиционная площадь (стенд  min 4 кв. м) - 3 800 руб.за 1 кв. м

при 100% предоплате полной стоимости участия в срок:

до 16.02.10 - 3 420 руб.,

до 16.03.10 - 3 610 руб.,

включает  в себя:

Ограждающие конструкции - белые матовые стеновые панели (h=2.5 м, b=1.0 м) по периметру стенда с 3-х сторон независимо от величины его площади.

Фризовую  панель - панель белого цвета высотой 0,22 м. Стоимость надписи включена в стоимость аренды оборудованной  площади. Изготовление и размещение логотипа компании оплачивается дополнительно. Напольное покрытие на всю площадь стенда.

2.2. Открытая  экспозиционная площадь (min4 кв.м) - 1 500 руб. за 1 кв. м

3. Дополнительное  оборудование и услуги предоставляются  экспоненту в соответствии с  его заявкой и оплачиваются  дополнительно. Перечень услуг  и оборудования, не вошедших в  бланк заявки, высылается по дополнительному  запросу.

4. Презентация - 2 900 руб. (за каждого представителя фирмы)

В первый день выставки устроители проводят презентацию  фирм-участниц выставки. В программе  презентации: переговоры, банкет, развлекательная  программа.

5. Сервис-услуги

Стандартный набор сервис-услуг для каждого  Экспонента включает: бронирование гостиницы;

-трансфер гостиница-выставка-гостиница;

-доставка грузов от аэропорта и железнодорожного вокзала производится за дополнительную плату при условии предоплаты и своевременной подачи заявки;

-по предварительным заявкам (не менее чем за 20 дней до начала выставки) возможна организация презентаций, семинаров, пресс-конференций Экспонента, которые будут внесены в программу выставки.

Наценка на площадь в зависимости от типа стенда составляет от базовой стоимости:

Тип А: открытый с одной стороны - 0%

Тип В: угловой, открытый с двух сторон - 10%

Тип С: угловой, открытый с трех сторон - 15%                   

Тип D: отдельно стоящий, доступ с четырех сторон - 20%

Тип Е: высота стенда более 3,0 м - 5% за каждые 0,5 м превышения высоты

Тип F: двухэтажный - 25%

В случае застройки стенда силами неофициального застройщика (официальный застройщик – ОАО «Казанская ярмарка») стоимость  аренды площади в павильоне будет  равна стоимости аренды оборудованной  площади (согласно утвержденным расценкам). Застройщику необходимо предоставить документацию, разрешающую проводить  монтажные работы согласно утвержденному  перечню документов организаторам  выставки.

Ввоз  экспонатов и оформление стендов  осуществляется за один день до начала выставки с 8.30 до 17.00 ч. Условия и  время ввоза крупногабаритных экспонатов, проведение строительно-монтажных  работ необходимо согласовывать  с Организатором не позднее, чем  за 5 дней до начала выставки.

При регистрации  Экспоненту необходимо иметь: оригинал договора, оригинал или копию (заверенную печатью) платежного поручения с отметкой банка об оплате, доверенность на право подписи документов, связанных с участием в выставке.

 Ответственность  за сохранность экспонатов в  день заезда и в рабочее  время выставки несет Экспонент.  После окончания рабочего дня  выставочные стенды принимаются  под охрану сотрудниками службы  безопасности Организатора.

Демонтаж  экспозиции и вывоз экспонатов осуществляется 17 апреля с 15.00 до 18.00 ч. В случае, если Экспонент не имеет возможность  вывезти все экспонаты в установленный  срок, он может передать их на ответственное  хранение Организатору по отдельному договору.

 

 

 

 

 

 

Глава III. Процесс организации MITT

 

3.1. MITT – схема организации.

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло  количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупной  международной выставки, в качестве которой выбрана MITT – безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России. Итак, подготовка и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы[14, с. 213]:

Принятие решения о проведении выставки.

1. Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.
2. Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.
3. Прием заявок на участие в выставке.
4. Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий, среди которых:

• Распределение выставочных площадей между участниками.