Органы, контролирующие кадровую службу

2) исходя из потребности  предприятия в квалифицированных кадрах и с учетом требований рыночной экономики разрабатывает проекты перспективных и текущих планов подготовки кадров, повышения квалификации и мастерства работающих с необходимыми обоснованиями и расчетами;

3) устанавливает контакты  с учебными заведениями, оформляет договоры на подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников предприятия;

4) составляет графики  направления руководящих работников  и специалистов в учебные заведения  для повышения квалификации в  соответствии с заключенными  договорами, контролирует их выполнение;

5) принимает участие  в работе по профессиональной  ориентации молодежи, а также  в разработке учебно-методической  документации (учебных планов и  программ профессионального развития, пособий и рекомендаций, расписаний  занятий учебных групп и т. д.);

6) осуществляет руководство  учебно-методической работой по  всем видам и формам подготовки  и повышения квалификации кадров  на производстве;

 7) подбирает кадры преподавателей и инструкторов из числа специалистов и высококвалифицированных рабочих с последующим утверждением их в установленном порядке, комплектует учебные группы;

8) контролирует систематичность  и качество проводимых занятий,  успеваемость учащихся, соблюдение  сроков обучения, выполнение учебных  планов и программ, правильность ведения установленной документации;

9) выполняет работу  по обеспечению учебного процесса  необходимой методической литературой,  а также оснащению учебных  и методических кабинетов оборудованием,  техническими средствами обучения, инвентарем, наглядными пособиями, а также внедрению в учебный процесс автоматизированных средств и современных активных методов обучения;

10) участвует в проведении  итоговых занятий, экзаменов,  квалификационных проб, конкурсов  профессионального мастерства рабочих;

11) организует лекции и доклады, проведение семинаров и консультаций в целях повышения уровня профессиональной подготовки наставников, преподавателей и инструкторов;

12) подготавливает трудовые  договоры (контракты) с преподавателями  и инструкторами, составляет сметы  затрат на подготовку и повышение квалификации кадров, оплату труда за обучение кадров и руководство производственной практикой, контролирует правильность использования средств на эти цели;

13) участвует в осуществлении  контроля за посещаемостью занятий  и успеваемостью работников, обучающихся на курсах и в учебных заведениях без отрыва от производства, подготовкой и повышением квалификации специалистов в системе среднего и высшего профессионального образования, а также институтов и курсов повышения квалификации;

14) принимает участие  в организации работы квалификационных  комиссий и учебно-методического  совета предприятия по профессиональному  обучению рабочих на производстве, реализации их решений, разработке  мер, способствующих росту производительности  труда за счет повышения квалификации и мастерства работников;

15) постоянно совершенствует  формы и методы профессионального  обучения и повышения квалификации  кадров на производстве, обобщает  и распространяет передовой опыт  в этой области;

16) анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава рабочих и служащих, рост производительности труда, заработной платы и т. д.), ведет установленную отчетность.

Должностные обязанности специалиста по кадрам:

1) выполняет работу  по комплектованию предприятия  кадрами требуемых профессий,  специальностей и квалификации;

2) принимает участие  в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;

3) проводит изучение  и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;

4) участвует в изучении  рынка труда для определения  источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля;

5) информирует работников  предприятия об имеющихся вакансиях;

6) принимает участие  в разработке перспективных и  текущих планов по труду;

7) осуществляет контроль  за размещением и расстановкой  молодых специалистов и молодых  рабочих в соответствии с полученной  в учебном заведении профессией  и специальностью, проведением их  стажировок, принимает участие в  работе по адаптации вновь  принятых работников к производственной деятельности;

8) участвует в подготовке  предложений по развитию персонала,  планированию деловой карьеры,  обучению и повышению квалификации  кадров, а также в оценке эффективности  обучения;

9) принимает участие  в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;

10) анализирует состояние  трудовой дисциплины и выполнение  работниками предприятия правил  внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;

11) контролирует своевременное  оформление приема, перевода и  увольнения работников, выдачу справок  об их настоящей и прошлой  трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;

12) составляет установленную  отчетность.

Должностные обязанности  инспектора по кадрам:

1) ведет учет личного  состава предприятия, его подразделений  в соответствии с унифицированными  формами первичной учетной документации;

2) оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам;

3) формирует и ведет  личные дела работников, вносит  в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

4) подготавливает необходимые  материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий  и представления работников к  поощрениям и награждениям;

5) заполняет, учитывает  и хранит трудовые книжки, производит  подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

6) производит записи  в трудовых книжках о поощрениях  и награждениях работающих;

7) вносит информацию  о количественном, качественном  составе работников и их движении  в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;

8) ведет учет предоставления  отпусков работникам, осуществляет  контроль за составлением и  соблюдением графиков очередных  отпусков;

9) оформляет карточки  пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;

10) изучает причины  текучести кадров, участвует в  разработке мероприятий по ее  снижению;

11) подготавливает документы  по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

12) осуществляет контроль  за состоянием трудовой дисциплины  в подразделениях организации  и соблюдением работниками правил  внутреннего трудового распорядка;

13) составляет установленную отчетность.

Некоторые из обязанностей разных должностей повторяются –  это потому, что в некоторых  организациях кадровые функции исполняет  лишь один кадровик – это или  специалист по кадрам или инспектор  по кадрам.

Надо заметить, что  должность инженера по кадрам сейчас не очень актуальна, так как в современных условиях его функции стали исполнять так называемые службы по развитию персонала.

3.2. Должностная инструкция сотрудников кадровой службы

Должностная инструкция сотрудников кадровой службы (отдела) составляется по тем же принципам, что и на другие должности, имеющиеся в организации.

Рассмотрим общие положения  составления должностных инструкций.

Должностная инструкция является локальным актом который  дает четкое представление о трудовых обязанностях работника. Однако часто организации пренебрегают составлением данной инструкции, а зря и вот почему.

Главным документом при  оформлении трудовых отношений является трудовой договор, но он не дает полного  представления о служебных обязанностях, поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, разрешаемого иногда в судебном порядке.

Необходимо заметить, что составление должностной  инструкции является необязательным (обязательным только для государственных учреждений), но поверьте, наличие должностной инструкции по всем должностям, имеющимся в вашей организации, принесет только пользу.

Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно  ее организовать. В этом поможет  специальный документ – Положение о должностной инструкции. В нем оговариваются правила утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, должны быть приведены требования к содержанию инструкций, а также указаны лица, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов. Положение необязательный документ, но, если вы хотите упростить и ускорить работу с инструкциями, сделать их четкими, лучше не пренебрегать этим локальным актом.

Работа над проектом положения чаще всего проводится кадровиками.

Разработанный проект Положения  о должностной инструкции нужно  представить на утверждение руководителю организации, после чего оно вступает в силу, и с этого момента  все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования. В ней, как и в любом другом локальном акте, непременно должны присутствовать наименование организации, дата, подписи, печать. Все организационно-распорядительные документы организации, к числу которых относится и должностная инструкция, должны соответствовать по форме требованиям уже упомянутого государственного стандарта по оформлению документов организаций – ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной  инструкции входят:

1) наименование организации;

2) наименование документа;

3) дата и номер документа;

4) заголовок к тексту (наименование должности);

5) гриф утверждения;

6) подпись разработчика  документа;

7) виза согласования;

8) отметка об ознакомлении  работника с документом.

Наименование организации  указывается в строгом соответствии с учредительными документами (уставом, Положением об организации). Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается.

В инструкции указывается, с какого числа она вступает в  действие, т. е. дата утверждения. Поэтому  дата вписывается уже после утверждения  документа и должна совпадать с той, которую генеральный директор поставит на грифе утверждения.

Дату утверждения можно  оформлять тремя способами:

1) цифровым – в последовательности  день, месяц, год: 10.09.2004;

2) словесно-цифровым способом: 10 сентября 2004 г.;

3) цифровым способом в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.09.10. Этот способ соответствует международному стандарту на оформление дат, но в России он используется редко. В оформлении документов предпочтительнее применять второй способ, поскольку словесно-цифровое написание сводит к минимуму возможность фальсификации дат.

Регистрационный номер  инструкции зависит от того, под  каким номером она зарегистрирована в специальном журнале. Это может  быть журнал регистрации (книга учета) должностных инструкций или журнал для регистрации всех нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер необходим для учета инструкции и облегчения ее поиска в будущем. Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения.