Организация как открытая система- характеристика ее внутренней и внешней среды

воздействие  окружающей  среды  на  организацию  и  влияние  организации  на

окружающую  среду.  В  сегодняшнее  время  организации  чрезвычайно   трудно

увидеть, как «лес», поскольку тут растет так много «деревьев», которые  либо

отвлекают внимание, либо загораживают  перспективу  и  не  дают  возможности

воспринять картину  в целом. Изначальный недостаток подходов различных,  школ

к управлению заключается  в том, что они сосредоточивают внимание  только  на

каком-то  одном  важном   элементе,   а   не   рассматривают   эффективность

управления, как  результирующую, зависящую от многих различных факторов.

     Управление  на основе системного подхода  включает три этапа:

1. Определение сферы, уточнение области и масштабов  деятельности  субъекта

   управления, ориентировочное установление  адекватных  сфер,  областей  и

   масштабов  деятельности, информационных потребностей.

2. Осуществление  необходимых исследований (системный  анализ).

3. Разработка альтернативных  вариантов решения определенных  проблем и выбор

   оптимального  варианта по каждой задаче  с применением экспертных  оценок,

   в том  числе и независимых экспертов.

     Системный   подход  в  управлении  означает   всестороннюю   проработку

принимаемых  решений,  анализ  всех  возможных  вариантов   их   реализации,

координацию усилий на различных направлениях.  В  социальных  системах  этот

принцип  предполагает  тесную  увязку  решений   экономических,   социально-

политических и культурных проблем в процессе решения управленческих задач.

     Применение  теории систем  к  управлению  облегчило  для  руководителей

задачи,  увидеть  организацию в  единстве  составляющих  ее  частей,  которые

неразрывно  переплетаются  с  внешним  миром.  Эта теория   также   помогла

интегрировать вклады в школы, которые в разное время  доминировали  в  теории

и практике управления.

                           4. Системные концепции.

      Теория систем впервые была  применена в  точных  науках  и  в  технике.

Применение теории систем в управлении в конце 30-х  годов  явилось  важнейшим

вкладом школы  науки управления. Системный подход — это не есть набор  каких-

то руководств или  принципов  для  управляющих  -  это  способ  мышления  по

отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как  системный  подход

помогает руководителю лучше понять организацию и  более  эффективно  достичь

целей, необходимо сначала определить, что такое  система.

Система — это некоторая целостность, состоящая из  взаимозависимых  частей,

каждая из которых  вносит свой вклад в характеристики целого.

  Машины, компьютеры, телевизоры — все это примеры  систем. Они  состоят  из

множества частей, каждая из которых работает  во  взаимодействии  с  другими

для  создания  целого,  имеющего  свои  конкретные   свойства.   Эти   части

взаимозависимы.  Если  одна  из  них  будет  отсутствовать  или  неправильно

функционировать,  то  и  вся  система  будет функционировать   неправильно.

Например,  телевизор  не  будет  работать,  если   неправильно   установлена

настройка. Все  биологические  организмы  представляют  собой  системы.  Ваша

жизнь  зависит  от  правильного  функционирования   многих   взаимозависимых

органов,  которые  все  вместе  представляют  уникальное   существо,   каким

являетесь вы.

  Особенностями  любой системы являются: целостность  (несводимость  свойств

системы  к  сумме  свойств  составляющих  ее  элементов,  невыводимость   из

последних  свойств  целого),  структурность  (возможность  описания  системы

через  установление  ее  структуры),  иерархичность  (каждая  часть  системы

выступает как  своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др.

     Управление  рассматривается как особая  система, включающая в себя:

1. субъект и  объект управления

2. собственно процесс управления

3. обратную связь  между объектом и субъектом.

     Система как целостность приобретает новые свойства, новые качественные

характеристики, не содержащиеся  в  отдельности  в  образующих  элементах  –

эффект целостности  или эмерджентность, ради которой и создаются системы.

     По  уровню иерархии системы классифицируются  на:

1.  Неживые:  статистические  структуры,  простые   динамические  системы  с

   заданным  движением, кибернетические системы  с обратной связью.

2. Живые: открытые  системы с самосохраняемой структурой  (уровень  клеток),

   живые организмы  с низкой способностью воспринимать  информацию  (уровень

   растений), живые организмы с более   развитой  способностью  воспринимать

   информацию  (животные),  люди  (самосознание,  мышление,   нетривиальное

   поведение),  социальные  системы,  социальные  организации   (общество),

   трансцендентные  системы (лежащие сегодня вне  нашего сознания).

   Для   менеджмента  особый  интерес   представляют  социальные   системы   –

неравновесные  системы,  которым свойственны неопределенность   флуктуации

(случайных отклонений)  и  бифуркации  (разделений,  разветвлений).  Поэтому

предсказание поведения  социальной системы носит вероятностный  характер.

   Все организации  являются системами.  Поскольку  люди  являются,  в  общем

смысле,  компонентами  организаций   (социальные   компоненты),   наряду   с

техникой, которые  вместе используются для выполнения работы, они  называются

социотехническими системами. Точно так же, как и  в биологическом  организме,

в организации  части ее взаимозависимы.

                       5. Открытые и закрытые системы.

      Существует два основных типа  систем:  закрытые  и  открытые.  Закрытая

система  имеет жесткие фиксированные границы,  ее  действия  относительно

независимы от среды, окружающей систему. Часы  —  знакомый  пример  закрытой

системы. Взаимозависимые  части часов двигаются  непрерывно  и  очень  точно,

как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока  в  часах  имеется

источник накопленной  энергии, их система независима от окружающей среды.

  Открытая  система  характеризуется взаимодействием с внешней   средой.

Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней  средой  через

проницаемые    границы    системы.     Такая     система     не     является

самообеспечивающейся, она  зависит  от  энергии,  информации  и  материалов,

поступающих  извне.  Кроме  того,   открытая   система   имеет   способность

приспосабливаться к изменениям во внешней среде  и  должна  делать  это  для

того, чтобы продолжить свое функционирование.

      Для закрытых характерна  детерминированность   и  линейность  развития.

Открытые системы  предполагают  обмен  веществом,  энергией,  информацией  с

внешним миром  в любой точке,  а  также  стохастический  характер  процессов,

подчас выводящий  случайность  на  определяющие  позицию.  Управление  такими

системами  предполагает  выработку  оптимального   варианта   на   основании

проработки множества  вариантов принятия управленческих решений.

      Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все

организации  являются  открытыми  системами.  Выживание  любой   организации

зависит  от  внешнего  мира.  Подходы,   развиваемые   ранними   школами   в

управлении,  не  могли  удовлетворить  всем ситуациям,  поскольку   в   них

предполагалось, по крайней мере неявно, что организации  являются  закрытыми

системами. Они  активно не рассматривали среду  в качестве  важной  переменной

в управлении.

      Крупные составляющие сложных  систем, таких  как  организации,  человек

или  машина,  зачастую  сами  являются  системами.  Эти   части   называются

подсистемами.  Понятие  подсистемы  это   важное   понятие   в   управлении.

Посредством подразделения  организации  на  отделы,  о  котором  говорится  е

последующих  главах,  руководством  намеренно  создаются  подсистемы  внутри

организации. Системы,  такие  как  отделы,  управления  и  различные  уровни

управления, - каждый из этих элементов играет важную роль  в  организации  в

целом, точно так  же как подсистемы вашего тела,  такие  как  кровообращение,

пищеварение,  нервная   система   и   скелет.   Социальные   и   технические

составляющие организации  считаются подсистемами.

  Подсистемы  могут, в свою очередь, состоять  из  более  мелких  подсистем.

Поскольку все они взаимозазисимы, неправильное функционирование  даже  самой

маленькой подсистемы может повлиять  на  систему  в  целом.  Работа  каждого

отдела и каждого  работника в организации очень  важна для успеха  организации

в целом.

  Понимание  того,  что  организации  представляют  собой  сложные  открытые

системы,  состоящие  из  нескольких  взаимозависимых   подсистем,   помогает

объяснить,  почему  каждая  из  школ  в  управлении  оказалась   практически

приемлемой  лишь  в   ограниченных   пределах.   Каждая   школа   стремилась

сосредоточить   внимание   на   какой-то   одной   подсистеме   организации.

Бихевиористская школа в основном занималась  социальной  подсистемой.  Школы

научного  управления  и  науки  управления  -главным  образом,  техническими

подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно  определить  все

основные компоненты организации. Ни одна из школ  серьезно  не  задумывалась

над  воздействием  среды  на   организацию.   Более   поздние   исследования

показывают, что  это очень важный аспект работы  организации.  Сейчас  широко

распространена  точка  зрения,  что  внешние  силы  могут   быть   основными

детерминантами  успеха  организации,  которые  предопределяют  —  какое   из

средств арсенала управления может оказаться подходящим и,  вероятнее  всего,

успешным.

  Рис. 1 представляет  собой упрощенное изображение  организации как открытой

системы. На входе  организация  получает  от  окружающей  среды информацию,

капитал,  человеческие  ресурсы  и  материалы.  Эти  компоненты   называются