Функционирование организации и ее взаимодействие с деловой средой

ign:justify">Для того чтобы ответить на вопрос, в какой деловой среде работает организация, рекомендуется оценить ее по таким параметрам, как сложность, стабильность и неопределенность.

Под сложностью деловой среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора.

Сложность деловой среды обусловлена тем, что есть множество разнородных элементов, взаимодействующих друг с другом и влияющих на организацию. Простая деловая среда состоит из трех-четырех групп однородных элементов.

Стабильность и нестабильность связаны с динамичностью элементов деловой среды. Нестабильная среда характеризуется частыми изменениями, которые могут быть вызваны действиями конкурентов, колебаниями спроса, появлением новых продуктов и технологий. Как правило, они носят непредсказуемый характер. Деловая среда стабильна, если ее элементы не меняются в течение довольно, длительного времени. Фактором стабильной среды являются устойчивый спрос и предложение продуктов (товаров и услуг). Может произойти постепенное изменение спроса, которое нетрудно предвидеть.

Неопределенность означает отсутствие необходимой информации о деловой среде и непредсказуемость происходящих в ней изменений и существенно увеличивает степень риска. Перед менеджерами возникает сложная задача - предсказать, насколько это возможно, внешние изменения, способные повлиять на принимаемые ими решения. Различные сочетания сложности и нестабильности деловой среды образуют четыре уровня неопределенности.

Если организация работает в простой и стабильной деловой среде, то ее неопределенность довольно низка. Внешние условия достаточно определены, и их можно заранее предвидеть, контролировать и учитывать при принятии решения.

Сложная и стабильная деловая среда представляет большую степень неопределенности. Однако элементы такой среды не изменяются быстро и неожиданно. Поэтому, если организация сталкивается с этим видом окружения, эффективность ее деятельности во многом будет зависеть оттого, сколько элементов деловой среды она выявит и проанализирует и как она будет учитывать их влияние.

Еще большая степень неопределенности характерна для простой и нестабильной среды. Несмотря на то, что на организацию может оказывать влияние небольшое число элементов внешнего окружения, бывает, что их действия предсказать очень трудно. Они неожиданно вмешиваются в деятельность организации, оказывают сопротивление, нарушают планы. Быстрые изменения создают сложности для менеджеров.

Такая деловая среда характерна для организаций, работающих в сферах и отраслях, где быстро меняются вкусы потребителей, например, производство модной одежды. Деловая среда домов высокой моды достаточно простая, так как круг потребителей ограничен, но подвержена быстрым, часто сезонным, изменениям вкусов покупателей.

Самая высокая степень неопределенности встречается в сложной и нестабильной деловой среде. Если у организации такое окружение, то она сталкивается с большим разнообразием элементов, которые изменяются необычайно быстро и непредсказуемо. Часто эти изменения касаются одновременно нескольких групп, входящих в деловую среду. Такое окружение оказывает сильное воздействие или сопротивление, создает препятствия деятельности организации, представляет значительную опасность, а иногда и угрозу ее существованию. Подобная деловая среда типична для организаций, использующих высокие технологии: производство электроники, средств связи и аэрокосмической техники, телекоммуникации и др.

Социальная структура также воспринимает свои важнейшие компоненты из внешней среды, поэтому структурные формы не меньше, чем технология, зависят от деловой среды.

По мнению английского ученого А. Тойнби, внешнее окружение системы придает ей импульс, необходимый для полноценного развития, который Тойнби называет вызовом. На этот вызов организация должна давать реакцию - "ответ". Но для того чтобы дать полноценный ответ, организация должна приспосабливаться к внешней среде, мобилизовать имеющиеся ресурсы, работать с напряжением. Взаимодействия по схеме вызов - ответ являются залогом успешного развития любой организации.

Итак, можно с уверенностью сказать, что внешние условия существования организации не менее важны для нее, чем внутренние компоненты и ресурсы, т.е. деловая среда, как часть внешней среды, один из наиболее важных моментов благополучного существования организации.

 

 

 

 

2. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ОРГАНИЗАЦИИ, СТАДИЯ РОСТА

 

Организация - это всегда, прежде всего, организация людей, а не вещей. Однажды возникнув, организация приобретает ту или иную степень самостоятельности, позволяющую ей вступать в определенные отношения со своими создателями. Организация, в свою очередь, применяет возможности объединяемых ею людей для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих участников наличия определенного опыта, знаний, квалификации, разделения своих целей и ценностей, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся нормам поведения. В идеале взаимоотношения между человеком и организацией должны быть сбалансированы. Но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той и с другой стороны.

Организации представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.

Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и в конце концов прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одна не живет без изменений. Новые организации формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться - процветают, негибкие - исчезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла организации как предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

Концепции жизненного цикла уделяется большое внимание в литературе по изучению рынков. Жизненный цикл используется для объяснения того, как продукт проходит через этапы рождения или формирования, роста, зрелости и упадка. Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного цикла.

Люди, рассматривающие жизнь организации, задумываются о закономерностях, которые не только смогли бы объяснить прошлое, но и позволили бы прогнозировать развитие организации в будущем. Примером одной из таких практически ориентированных конструкций может служить модель циклов и стадий развития организации. Согласно этой модели жизнь организации по шкале времени может быть представлена в терминах жизненного цикла, означающего как процессуальность развития, так и его стадийность.

Как правило, специалисты, несмотря на продолжающиеся дискуссии, сходятся в том, что полный жизненный цикл организации обязательно включает такие стадии, как формирование организации, ее интенсивный рост или "размножение", стабилизацию и кризис (спад). Причем последняя стадия вовсе не обязательно должна завершаться "смертью" или ликвидацией организации. Вполне возможным считается и вариант ее "возрождения" или "преображения".

Итак, деление жизненного цикла организации на соответствующие временные отрезки предусматривает ряд этапов: создание, рост, зрелость, спад.

В некоторых источниках в стадии роста выделяют два этапа:

1. этап коллективности: развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации. Коммуникации и структур в рамках организации остаются, в сущности, неформальными. Члены организации затрачивают много времени на развитие механических контактов и демонстрируют высокие обязательства.

2. этап формализации и управления. Структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает серьезной опасности.

На стадии роста организации на первый план в деятельности руководителя выступают:

решение социальных проблем коллектива, позволяющее закреплять и развивать заинтересованность работников

обеспечение баланса между текущей и инновационной перспективной деятельностью, между повышением качества выпускаемой продукции и услуг и поиском новых сфер приложения капитала

оптимизация соотношения между централизацией и децентрализацией в управлении компанией, внедрение прогрессивных структур управления, информационных технологий и т.п.

Общая характеристика стадии роста приведена в таблице 1.

Таблица 1. Общая характеристика стадии роста

Характеристики	Стадия роста
Тип орг. Структуры	Централизованная, формальная
Коммуникации и планирование	Умеренно-формальные, бюджет
Метод принятия решения	Профессиональное управление, аналитические инструменты
Темп роста организации	Замедление позитивного роста
Возраст и размер организации	Большая и старая

 

Если организации удается удержаться на волне, стабилизировать источники дохода, закрепиться на рынке уже в качестве полноправного агента, то она может перейти к третьей стадии - стабилизации.

 

 

 

 

3.      АНАЛИЗ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ КОНКРЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ С РАЗЛИЧНЫМИ ЭЛЕМЕНТАМИ ДЕЛОВОЙ СРЕДЫ

 

 

Как уже говорилось выше, для того, чтобы провести анализ взаимодействия организации с различными элементами деловой среды, рекомендуется оценить ее по таким параметрам, как сложность, стабильность и неопределенность.

В данной работе будет проанализирована деловая среда Южноуральского Энергетического Техникума (далее - Техникум). Техникум является Государственным образовательным учреждением, предоставляющим услуги начального профессионального образования.

Попробуем проанализировать деловую среду Техникума с точки зрения различных элементов, с которыми контактирует Техникум.

В первую очередь Техникум - это государственное учреждение, т.е. находящееся на финансировании у бюджета. В связи с этим деятельность Техникума напрямую зависит от финансирования (это и выплата заработной платы работникам, и оплата коммунальных услуг и пр. платежи). В декабре 2008 года произошло изменение тарификации заработной платы в подобных учебных заведениях. И Техникум также столкнулся с необходимостью проведения срочного перерасчета. С этой целью необходимо было тесное взаимодействие с централизованными контролирующими организациями, что и осуществилось на практике. В данном случае речь идет о тесном взаимодействии с такими элементами деловой среды, как государственные органы и законотворчество. Негибкая реакция Техникума на изменения в законодательстве могла бы повлечь за собой несвоевременные выплаты сотрудникам и, как следствие, нарушение законодательства.

Также финансовая деятельность Техникума непосредственно зависит и от налоговых органов (перечисление различных видов налогов и сборов), банков (заработная плата сотрудникам и стипендии учащимся перечисляются на банковские карты) и других финансовых организаций.

Деятельность Техникума напрямую зависит также от количества учащихся, обучающихся в учебном заведении. В связи с этим регулярно осуществляется взаимодействие со следующими элементами деловой среды:

Средние школы г. Южноуральска, Челябинской области: проведение профориентационной работы среди учащихся школ с целью привлечения будущих абитуриентов;

Вечерняя школа, с которой заключен договор на получение учащимися Техникума полного среднего образования;