Коммуникации. Процесс коммуникации. Среда передачи сообщений

• обязательно  СДЕЛАЙТЕ ЭТО!

      Успешное  общение укрепит как вашу личную репутацию, так и представит в  самом выгодном свете вашу организацию.

5. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА КАК ФОРМА ИНФОРМАЦИОННОГО  ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

Деловая переписка (служебная переписка, деловая  корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся  различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для  обмена информацией в деловой  деятельности организаций и граждан. Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи.

Виды  деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи:

Телеграмма - документ информационно-справочного  характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации  или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно -справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети

5.1 СОСТАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

1. Обычных  или электронных писем, составленных  с целью поиска деловых партнеров,  предложения своих товаров или  услуг, посылается очень много.  Чаще всего их массово рассылают  адресатам, о которых не имеют  ни малейшего представления (т.н.  СПАМ). Это распространенная ошибка  начинающих бизнесменов. 

Первым  делом разузнайте подробности о  компании, куда собираетесь направить  письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое  письмо в его адрес. Получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому  отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к  его личности, вызывает у него положительные  эмоции и как следствие — расположение к источнику положительных эмоций. Ведь о каких серьезных деловых  предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу? 

Если  вы все же не сумели уточнить имя  адресата, не стоит в обращении  писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень-то и уважаете. 

2. Деловое  письмо должно содержать заголовок,  в краткой и броской форме  раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно  облегчает обработку и сортировку  писем получателем. В любую  более-менее серьезную организацию  ежедневно приходит масса различных  писем. Поэтому велика вероятность  того, что на ваше послание  попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных. 

3. Хорошее  впечатление произведет деловое  письмо, которое после приветствия  будет содержать в себе некое  вступление-комплимент. Во вступлении  обычно говорится о том, что  вы рады приветствовать столь  известную фирму, какой большой  честью для вас будет оказывать  услуги столь солидному партнеру  и т.д. Не лишним будет также  выразить надежду на долговременное  и взаимовыгодное сотрудничество. 

4. Очень  плохое впечатление производят  деловые письма с «водянистым»  текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости («Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

5. Не  стоит при оставлении деловых  писем употреблять директивные  фразы-указания типа «Если вас  заинтересовало предложение, то  вам следует связаться с нами  по телефону...» Такой фразой  вы психологически настраиваете  людей против себя. Во-первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам. 

6. Ключом  к превращению предложений, которые  просто описывают деятельность  вашей фирмы, в предложения,  которые создают впечатление  о ее конкретных достижениях,  является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая  у читателя представление о  реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили,  создали, сделали и т.п. Это  глаголы совершенного вида. Другие  же глаголы и словосочетания  с глаголами являются более  неопределенными по отношению  к результату деятельности. Такие  глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление  скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах.  Они являются глаголами несовершенного  вида. Использование совершенных  глаголов создаст иллюзию конкретных  успехов при выполнении какой-либо  деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы. 

7. Для  любого делового письма (даже  посылаемого по электронной почте)  необходимо использовать фирменный  бланк. Это подчеркивает, что за  письмом стоит солидная фирма,  а значит, с вами можно иметь  дело. Напоминаем, что фирменным  бланком считается расположенный  определенным способом набор  реквизитов: название фирмы, адрес,  телефон, факс, эмблема фирмы,  подпись руководителя и т.п.  Если в письме речь идет  о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать  расчетный счет и название  банка, услугами которого вы  пользуетесь, а также ссылки  на лицензии, сертификаты и иные  разрешительные документы (если  ваш бизнес предполагает их  наличие).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Итак, из данной работы можно сделать следующие  выводы.

Значение  информации и коммуникации на современном  этапе постоянно возрастает. Время  и технический прогресс диктует  свои правила, с которыми необходимо соглашаться. Научно - технические разработки, постоянные изменения в политической  и экономический обстановке заставляют менеджеров применять все более и более новые и совершенные приемы в своей работе, связанной с информацией и коммуникациями.

      Каждый  день мы сталкиваемся с информационными  потоками и коммуникационными процессами, а так как лишь не многие делают это согласованно, о чем говорилось ранее, актуальность изучения данной проблемы растет день ото дня.

      Знание  и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента - получению прибыли.

      Существует  много типов коммуникаций:

• межуровневые коммуникации в организациях;
• коммуникации руководитель - подчиненный;
• коммуникации между руководителем и рабочей группой;
• неформальные коммуникации;
• вертикальные коммуникации;
• коммуникации по нисходящей;
• коммуникации по восходящей;
• горизонтальные коммуникации;
• слухи

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Антановский Т.Р., Балдин Л.В. и др. Основы предпринимательства. Словарь-справочник. М., 1993
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М., 1995
3. Глухов В.В. Основы менеджмента. М., 1995.
4. Филип Котлер «Основы маркетинга». М., «Бизнес-книга», 1995
5. Дж. Д. Дэниелс, Ли Х. Радеба «Международный бизнес». М., «Дело ЛТД», 1994
6. Жан-Жак Ламбен «Стратегический маркетинг».
7. Яковлева О.Н. Менеджмент в социально – экономических системах. Учебное пособие. ГАУ, 1997