Реинжиниринг бизнес-процессов в системе управления медицинской компанией

Оглавление

 

 

 

Введение

 

Каждый предприниматель, начиная свою деятельность, должен ясно представлять потребность на перспективу  в финансовых, материальных, трудовых и интеллектуальных ресурсах, источники  их получения, а также уметь четко рассчитать эффективность использования ресурсов в процессе работы фирмы. В рыночной экономике предприниматели не смогут добиться стабильного успеха, если не будут четко и эффективно планировать свою деятельность, постоянно собирать и аккумулировать информацию как о состоянии целевых рынков, положении на них конкурентов, так и о собственных перспективах и возможностях. При всем многообразии форм предпринимательства существуют ключевые положения, применимые практически во всех областях коммерческой деятельности и для разных фирм, но необходимые для того, чтобы своевременно подготовиться и обойти потенциальные трудности и опасности, тем самым уменьшить риск в достижении поставленных целей. Важной задачей является проблема привлечения инвестиций, в том числе и зарубежных, в действующие и развивающиеся предприятия. Для этого необходимо аргументировать и обосновать оформление проектов (предложений), требующих инвестиций. Для этих и некоторых других целей применяется бизнес-план. В рыночной экономике бизнес-план является рабочим инструментом, используемым во всех сферах предпринимательства. Бизнес-план описывает процесс функционирования фирмы Здесь и далее по тексту под словом “фирма” подразумеваются организации, занимающиеся производственной, хозяйственной и коммерческой деятельностью. , показывает, каким образом ее руководители собираются достичь свои цели и задачи, в первую очередь повышения прибыльности работы. Хорошо разработанный бизнес-план помогает фирме расти, завоевывать новые позиции на рынке, где она функционирует, составлять перспективные планы своего развития. Бизнес-план является постоянным документом; он систематически обновляется, в него вносятся изменения, связанные как с переменами, происходящими внутри фирмы, так и на рынке, где действует фирма.

 

1. Понятие и методы совершенствования  бизнес-процессов

1. Понятие бизнес-процесса

 

Управление бизнес-процессами доказало свою эффективность, и в  настоящее время многие компании занимаются совершенствованием бизнес-процессов, и интерес к этой теме не ослабевает уже несколько лет. Большинство книг по управлению бизнес-процессами дает общие рекомендации по их совершенствованию, а на практике нужен набор методов, которые может применить любой руководитель, совершенствующий свой бизнес-процесс.

Бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат потребителю.

К основным факторам, побуждающим  организацию сосредотачивать свое внимание на улучшении бизнес-процесса, относятся:

• требования, предъявляемые потребителями и государством;
• необходимость снижать затраты или длительность цикла;
• внедрение программы управления качеством;
• слияние двух или более организаций;
• внутриорганизационные противоречия.

А если учесть активную в последнее время иностранную конкуренцию по отношению к отечественным организациям, то потребность в улучшении бизнес-процессов становится очевидной. Необходимость совершенствования бизнес-процессов существует для всех организаций находящихся в конкурентной среде, и это обуславливает непрерывность этого процесса. Выбор процессов, подлежащих улучшению в первую очередь, индивидуален для каждого предприятия. Для того, чтобы выделить приоритетные проблемы, то есть самые слабые звенья бизнес-процессов, очень важно провести интервью не только с высшим руководством, но и руководителями отделов и служб организации.

По-разному можно судить о том, насколько подходят отечественным  организациям методы и технологии совершенствования  бизнес-процессов, зарекомендовавшие себя в развитых странах. Однако первое, с чем следует согласиться, человеческий фактор, как ранее было принято считать, не в состоянии разрешить все возникающие проблемы в отечественной экономике. Современные требования к бизнесу настолько высоки и динамичны в связи с технологическим прогрессом, что даже некоторые эталонные технические решения и приемы по совершенствованию бизнес-процессов не всегда результативны и эффективны. Поэтому реальным и действенным подходом является комплексный подход, который включает:

• аудит бизнес-процесса;
• применение основных принципов улучшения бизнес-процессов;
• использование передовых технологий;
• инновационные решения, применимые только к конкретной, уникальной ситуации, порою содержащие элементы ноу-хау.

В большинстве отечественных организаций не проводится даже аудит бизнес-процессов на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к их функционированию, управлению, эффективности, выходам и степени удовлетворенности клиента, не говоря уже о наличии в организации технологий их улучшения. По меньшей мере, это излишняя самоуверенность руководителей. Поэтому первым шагом на пути к совершенствованию бизнес-процессов, является проведение аудита.

И только после идентификации  проблем, оценки всего бизнеса можно  говорить о конкретных мероприятиях, совершенствующих бизнес-процесс. Тут необходимо подчеркнуть, что все работы, связанные с аудитом бизнес-процесса и применением тех или иных мероприятий по его совершенствованию, должны проводиться только высококвалифицированными и компетентными специалистами.

Иными словами: До возникновения проблем или после?. Известная мудрость гласит: Болезнь легче предотвратить, чем лечить. Это высказывание вполне относимо и к состоянию бизнес-процессов. Однако разрешение имеющихся проблем до наступления кризиса организации - это только одно условие успеха.

Первым шагом на пути позитивных изменений является проведение аудита бизнес-процесса. Эта работа дает представление о текущем  состоянии бизнес-процесса и возможность  сравнения с тем, как аналогичные  процессы построены в отрасли в целом, то есть у конкурентов. Учет опыта конкурентов при реструктуризации процессов необходим для приобретения запаса конкурентоспособности.

Кроме того, аудит позволяет  оценить бизнес-процесс с точки  зрения требований, предъявляемых к его функционированию, управлению, эффективности, выходам и степени удовлетворенности клиента. А это, наверное, главное.

Периодичность проведения аудита в каждой организации зависит  от продолжительности цикла. Только по результатам проведенного аудита можно сказать о том, насколько необходимо совершенствовать бизнес-процесс и с какой периодичностью. Несомненно, что для достижения объективности результатов аудита, необходимо привлекать специализированные организации, обладающие опытом консультирования в области управления.

 

2. Методы совершенствования бизнес-процессов:

· Число участников процесса должно быть минимальным. Совершенствование  бизнес-процессов необходимо начинать с проверки возможности минимизации  участников бизнес-процесса. Чем больше участников, тем больше информационных разрывов и разных мнений, что кардинальным образом замедляет бизнес-процесс. Необходимо устранить весь вспомогательный персонал в процессе - секретарей, администраторов, помощников, потому что участники процесса выполнят процесс быстрее без них.

· Участие руководителей  в бизнес-процессах должно быть минимальным  и только при острой необходимости.

Одним из методов совершенствования  бизнес-процессов является исключение из процесса руководителей. Как правило, руководитель не может детально погрузиться в ситуацию, и его участие лишь замедляет бизнес-процесс, в добавлении к этому, участники процесса теряют самостоятельность, что снижает качество получаемых результатов.

· Излишний контроль в  процессе должен быть устранен.

 Как правило, в процессе, проходящем через множество функциональных подразделений, каждый руководитель смотрит результаты всех своих подчиненных, что занимает множество времени. Наиболее эффективно совершенствовать бизнес-процессы, убирая излишний контроль и обеспечивая единый контроль общего результата бизнес-процесса.

· Выполнение функций  в бизнес-процессе нужно по возможности  делать параллельным.

 В настоящее время  скорость выполнения бизнес-процесса  является важным фактором в  конкурентной борьбе и для  повышения скорости выполнения бизнес-процессов возможно многие работы выполнять параллельно, что несколько усложняет бизнес-процесс, но зато обеспечивает быстроту выполнения.

· Процессы необходимо типизировать.

 Большинство вариантов  процессов являются инициативой участников и могут быть типизированы, и чем выше типизация процессов, тем проще их дальнейшая автоматизация и обучение. Многие процедуры могут быть излишни при определенных экземплярах процесса, поэтому совершенствование бизнес-процесса заключается в определении нескольких типизированных сценариев бизнес-процесса.

· Процессы необходимо упрощать для простоты работы.

Усложнение процессов  должно быть вызвано острой необходимостью (как правило, требования внешнего законодательства - SOX). Совершенствование бизнес-процессов заключается в упрощении (по возможности) существующих бизнес-процессов. Простота процесса позволит участникам процесса работать в нем с меньшим количеством ошибок и большей скоростью. 

Бенчмаркинг процесса.

 Совершенствование  бизнес-процесса путем изучения лучшего опыта наиболее эффективно. Многие только сравнивают показатели бизнес-процессов между собой, но реально в рамках бенчмаркинга бизнес-процесса проводится изучение процессов и процедур более высокого уровня для улучшения текущей деятельности организации. Совершенствование процессов с использованием бенчмаркинга наиболее просто в случае доступности лучших практик.

· Внедрение цикла  постоянного совершенствования  бизнес-процесса.

 Для совершенствования  бизнес-процессов необходимо после того как проведено кардинальное совершенствование разработать систему постоянного анализа и совершенствования бизнес-процесса. Очень важно, чтобы к завершению проекта по совершенствованию бизнес-процессов для них были разработаны процедуры постоянного совершенствования.

· Перестройка процесса.

 Совершенствование  бизнес-процесса через его перепроектирование (реинжиниринг) требует создания  команды по перестройке процесса, которая будет создавать новый  процесс без внимания к существующим. Перепроектирование процесса обычно применяется к тем процессам, которые плохо работают в настоящий момент.

 

2. Реинжиринг в действии

1. Реинжиниринг – что это?

 

Коренная перестройка - в этом, прежде всего, суть реинжиниринга  бизнес-процессов. Слово «перестройка»  здесь как нельзя лучше ассоциируется с той перестройкой, которую пережил в 1985 - 1991 годах Советский Союз. Правда, супердержава не выдержала такой «встряски».  Неожиданно для себя и всего мира развалилась. 10-летний опыт практического реинжиниринга в развитых странах свидетельствует о том, что примерно 50-70% компаний, проводивших реинжиниринг своих бизнес-процессов, если и не «развалились», то не добились тех существенных результатов, ради которых и стоило подвергать себя столь сильному «стрессу». Однако остальные 30-50% компаний, имевших мужество «перейти Рубикон», отделявший уютную и надежную гавань их бизнеса от штормов и ураганов океана жесткой конкурентной борьбы, показали всему миру, что «игра стоит свеч», добившись скачкообразного увеличения показателей эффективности функционирования бизнеса. В ближайшей перспективе все фирмы, независимо от их желания и степени осознания необходимости глубоких внутренних перемен, обусловленных объективными неотвратимыми динамичными изменениями внешней деловой среды, обречены, во избежание исчезновения, на реинжиниринг своих бизнес-процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов  принципиально отличается от сменяющих  друг друга последние 30-40 лет модных веяний в менеджменте, таких, например, как управление по целям, диверсификация, бенчмаркинг, тотальное управление качеством, предполагающее постоянное «приростное», пошаговое совершенствование и др.

Реинжиниринг бизнес-процессов  не предполагает осуществления постоянных, но незначительных изменений, ведущих  к небольшому «приростному» (на единицы и даже десятки процентов) улучшению показателей функционирования компании. В результате успешно проведенного реинжиниринга - быстрого осуществления глубоких и всесторонних коренных изменений системы управления - компания достигает существенного, "прорывного" роста эффективности (в десятки и сотни раз). Специфика реинжиниринга состоит в том, что существующая более 250 лет узкая специализация и обусловленная ею многократная передача ответственности как в производстве, так и, особенно, в управлении, отжили свой век и реинтегрируются ныне в сквозные бизнес-процессы, ответственность за которые от начала и до конца берут на себя сплоченные командным духом группы единомышленников, способные выполнять широкий спектр работ. Причем, работа в команде предполагает не столько всеобщее и постоянное одобрение и умиление по поводу любых действий ее членов, сколько творческие дискуссии и столкновение мнений с целью выработки наилучших нестандартных решений. Как говорил знаменитый шотландский философ и экономист Дэвид Юм: «Истина возникает в результате разногласий между друзьями».