Автоматизация налогового учета на предприятии

      Таким образом, использование передачи информации через интернет обеспечивает:

- сохранение  конфиденциальности переписки;

- однозначность  идентификации налогоплательщика,  приславшего файлы отчетности;

- защиту  файлов отчетности от несанкционированных  исправлений.

      При сдаче отчетности по электронной  почте применяется специальная  технология электронного документооборота, обеспечивающая не только защиту информации, но и корректное разрешение конфликтных  ситуаций.

3. Налоговые декларации в электронном виде.

      Максимальная  автоматизация процессов, связанных  с налогообложением, стала не только насущной потребностью, но и необходимым  условием успешной реализации налоговой  реформы.

      Сотрудники  налоговых органов - одни из первых осознавшие необходимость внедрения  современных технологий - в настоящее  время располагают развитой автоматизированной системой, включая как федеральный, так и региональные, а главное, местные уровни управления, что позволяет  эффективно обрабатывать постоянно  возрастающий объем информации.

      Вместе  с тем в настоящее время  налоговики принимают налоговую  и другую отчетность в бумажном виде, так как эта форма установлена  нормативными документами. Естественно, такие ограничения снижают эффективность работы налоговых органов и создают дополнительные неудобства плательщикам.

      Принятием поправок к ст. 80 Налогового кодекса  Российской Федерации это препятствие  устранено, и теперь налогоплательщик вправе выбирать: подавать отчетность в электронном виде по каналу связи  или по-прежнему стоять в очереди  в налоговой инспекции. Следует  помнить, что системы информационного  взаимодействия подразумевают единый подход к процедуре представления  отчетности и строгое соблюдение правил, ее описывающих. Даже небольшое  отклонение приведет к тому, что  стороны информационного взаимодействия перестанут понимать друг друга, а, следовательно, «взаимодействия» не произойдет. Конфликт между налогоплательщиком и налоговыми органами может возникнуть в случае ошибки при ручном вводе информации в системы ее обработки, которые  развернуты в каждом налоговом органе независимо от уровня.

      И это происходит тогда, когда использование  компьютерных технологий для автоматизации  управления производством и бухгалтерской  деятельности уже стало массовым явлением. Бурно развивается сфера  телекоммуникационных услуг и Интернет. Да и в налоговых органах, как  уже отмечалось выше, уровень компьютеризации  за последние годы заметно вырос. В связи с этим вполне естественными  выглядят многочисленные попытки применить  современные технологии для формирования и представления налоговой и  бухгалтерской отчетности в налоговые  органы.

      Прогресс  в сфере компьютерных и телекоммуникационных технологий создает технические  предпосылки для постепенного перехода от традиционного документооборота, основанного на бумажных носителях, к электронному. Однако реализации этих возможностей долгое время препятствовало отсутствие надежной правовой базы.

      Начало 2002 года ознаменовано событиями, которые  существенно меняют ситуацию. Принят Федеральный закон от 10.01.2002 N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», что, безусловно, дает мощный импульс  широкому внедрению электронного документооборота во всех сферах деятельности, в том числе и в сфере государственного управления.

      Не  менее важным событием стало внесение изменений и дополнений в ст. 80 НК РФ, уточняющих порядок представления  налоговых деклараций. Суть этих изменений  заключается в том, что налоговые  декларации могут представляться в  налоговые органы не только на бумажных бланках, но и в электронном виде, в том числе по телекоммуникационным каналам связи. Таким образом, характер взаимоотношений налоговых органов  и налогоплательщиков уже в самом  ближайшем будущем может существенно измениться. Ведь при сдаче налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде очень важно обеспечить юридическую значимость представляемых документов и гарантировать конфиденциальность передаваемых таким образом данных.

      Начиная с 1999 года Налоговым кодексом предусмотрена  возможность сдачи отчетности по доходам физических лиц на магнитных  носителях. Причем для предприятий  с числом занятых свыше 10 такая  форма представления отчетности является обязательной. К настоящему времени на магнитных носителях  сдается около 95 процентов справок  работодателей по этому виду налога. При этом данные на бумажном носителе представлять необязательно. Юридическая  значимость представленных данных подтверждается сопроводительными реестрами на бумаге, в которых указывается, какие  виды отчетности и за какой период представлены на магнитном носителе.

      В ряде регионов проводятся эксперименты по отработке технологии сдачи отчетности по каналам связи, в том числе  с использованием Интернета, в ходе которых апробировались различные  решения. Результаты экспериментов  внимательно изучались. Тщательно  анализировался и зарубежный опыт. Все это позволило сделать  вывод не только о принципиальной возможности перехода на безбумажные  и бесконтактные методы представления  отчетности, но и о реальности такого перехода в самой ближайшей перспективе, что нашло свое отражение в вышеупомянутых изменениях, внесенных в Налоговый кодекс.

      Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде не только повысит  эффективность работы налоговиков  и избавит организации от дополнительных неудобств, но имеет и другие положительные  стороны, к примеру:

- значительно упрощается процедура подготовки и сдачи отчетности;

- декларации, поступающие от налогоплательщиков, не содержат арифметических ошибок и неточностей в оформлении обязательных реквизитов;

- при предоставлении налоговой отчетности по электронной почте, обновления форм отчетности налогоплательщикам передаются разработчиками программного обеспечения по каналам связи;

- по тем же каналам связи можно получать из инспекций все информационные материалы, которые обычно размещаются в инспекциях на стендах;

- в рамках этой системы у налогоплательщиков появляется возможность посылать в инспекции по электронной почте запросы о состоянии своих расчетов с бюджетами разных уровней и оперативно получать соответствующие выписки;

- при представлении налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи дата ее представления будет подтверждаться специализированным оператором;

- в случае представления данных по электронной почте отпадает необходимость вообще посещать налоговую инспекцию;

- унификация и предоставление налогоплательщикам программного обеспечения единого формата по всем регионам России, исключающего возможность несовмещения, «непонимания» разных программных продуктов;

- обеспечение налоговой тайны средствами криптографической защиты. 
 

Глава II: Общая методика работы с бухгалтерскими программами, виды программ

К выбору бухгалтерской программы следует  подходить чрезвычайно серьезно, ведь отказаться от нее и перейти на другую более совершенную программу, если вы уже успели занести множество сведений в информационную базу, бывает сложно.

Начинать  работу с бухгалтерской программой удобнее всего с начала года или  с момента образования предприятия. В противном случае вам придется ввести всю необходимую информацию за предыдущие месяцы, чтобы программа  смогла правильно работать. Корректный перенос данных из одной бухгалтерской программы в другую затруднен, поэтому если ранее учет велся в другой программе, вряд ли вы сможете автоматически перенести данные в новую программу.

В начальной  стадии работы с любой программой следует настроить ее на особенности бухгалтерского учета в вашей организации. Достаточно ввести сведения о вашей организации, но довольно часто вам может потребоваться изменить план счетов, заложенный в программе, особенно если вы начали использовать программу не с начала года. Иногда следует изменить правила автоматического создания некоторых проводок, тогда вам понадобится помощь специалиста, и начало работы с программой отодвинется на некоторое время, пока специалист вносит в нее изменения.

После настройки программы следует  ввести остатки по счетам и можно  начинать с ней работу. Обычная  ежедневная работа с программой заключается  во вводе первичных документов. Любой  документ, поступивший в бухгалтерию, должен быть введен в информационную базу. Когда документ создается в  бухгалтерии, то для его создания следует пользоваться средствами бухгалтерской программы.

В большинстве  случаев при вводе и создании документа автоматически формируются связанные с ним проводки. Если программа не создает проводок для некоторых документов, а такие проводки необходимы, следует ввести их вручную. Желательно не откладывать ввод проводок, а выполнять эту операцию одновременно с вводом документов.

Некоторые стандартные операции следует выполнять  ежемесячно: начисление зарплаты, отражение стоимости незавершенного производства, начисление амортизации и др. В конце месяца следует закрывать некоторые счета, чтобы рассчитать фактическую себестоимость и определить прибыль или убыток. Бухгалтер должен дать указания программе на выполнение одной из таких операций, после чего программа самостоятельно выполнит все необходимые действия. Эти операции автоматически создают необходимые проводки, но многие бухгалтера проверяют данные проводки и вручную их корректируют. Весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основе первичных документов, поэтому первая задача любой бухгалтерской программы — автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. Иногда для расчета заработной платы, торгового и складского учета используются специальные программы. В этом случае проводки в бухгалтерскую программу можно ввести различными способами. Если программы несовместимы друг с другом, все проводки вводятся вручную. Если программы способны обмениваться данными в одинаковом формате, следует экспортировать информацию из программы работы с зарплатой или складом, а затем импортировать эту информацию в бухгалтерскую программу.

Если  вы работаете с комплексной программой, которая ведет бухгалтерский, кадровый и складской учет в одной информационной базе, то вся информация передается автоматически. Такой вариант наиболее удобен, но комплексные программы в освоении сложны и значительно дороже базовых версий. Весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основе первичных документов, поэтому первая задача любой бухгалтерской программы — автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов.

Для контроля правильности введенных проводок, получения  бухгалтерских итогов следует по мере необходимости формировать оборотную ведомость и другие отчеты. Эти отчеты создаются автоматически на основании информации из журнала проводок. Для формирования отчета обычно надо ввести дополнительную информацию (даты начала и окончания отчетного периода, номера счетов и др.).

Если  программа давно не обновлялась  или не настроена на современные особенности ведения учета, эти отчеты будут единственными, которые вы сможете получить. На их основе вручную можно составить отчеты, требуемые налоговыми органами, внебюджетными фондами и статистическими организациями. В случае настроенной и обновленной программы составление отчетов в государственные организации многие программы выполняют автоматически. Правда, большинство бухгалтеров вручную проверяют полученные результаты, потому что цена возможной ошибки слишком велика.

Отдельно  следует остановиться на ведении  налогового учета в современных  бухгалтерских программах. Принципы ведения налогового учета иные, чем для бухгалтерского учета, но на практике автоматизированный налоговый учет аналогичен бухгалтерскому. Необходимо также вводить некоторые документы, просматривать регистры налогового учета и формировать необходимую налоговую отчетность. При этом для налогового учета значительная часть исходной информации берется из данных бухгалтерского учета. Разработанные требования к налоговому учету реализуются в автоматизированной системе. При этом необходимо предусмотреть механизм обновления настроек налогового учета. Поскольку налоговое законодательство часто меняется, необходимо заранее предусмотреть наиболее простой и наименее затратный способ корректировки настроек. При этом изменения следует проводить централизованно (по предприятию в целом), предоставив право на внесение изменений в настройки системы ограниченному кругу лиц. Такова общая методика бухгалтерского учета с использованием компьютерных бухгалтерских программ.