Виды и формы государственных управленческих решений в современных экономических условиях на примере МО "Город Мирный" "

     Составление любого плана требует оценки времени  осуществления любого рассматриваемого действия. Часто используется метод  “тройной оценки” времени, по которому сначала выясняют у исполнителя  максимальное время, требующееся для  выполнения работы, затем минимально необходимое время и, наконец, принимая во внимание все известные факторы, наиболее вероятное время. Выясняя  у исполнителя то, как часто  требуется максимальное время для  выполнения работы, как часто - минимальное  и наиболее вероятное, находим время, которое может быть затрачено  для осуществления рассматриваемого действия. На этих этапах можно использовать программные средства планирования проектов, если они имеются в системе  поддержки принятия решений (СППР). К этому моменту, как правило, уже имеются грубые оценки необходимых ресурсов, уточнение которых целесообразно осуществлять следующим образом:

     • составить полный список требуемых  ресурсов с указанием стоимости  каждого;

     • определить, когда и на какой срок потребуются эти ресурсы, какие  из них имеются в наличии или  могут быть легко получены, когда  это потребуется;

     • определить дефициты и оценить расходы  на приобретение дополнительных ресурсов;

     • исследовать возможность равномерного потребления ресурсов;

     • откорректировать план с учетом наличия  ресурсов или приобрести недостающие  ресурсы.

     В процессе пересмотра плана необходимо выяснить, не забыты ли какие-либо важные действия, приведет ли реализация плана  к изначально поставленным целям, не выйдут ли расходы за пределы бюджета, какова вероятность осуществления  плана. На этапе подготовки плана  действий и рабочего графика подробно указывается то, - что, как, в какие  сроки и кто должен сделать. Необходимо обсуждать план, вовлекая заинтересованных участников и обеспечивая их необходимой  информацией.

     3.2. Проблемы мониторинга  и контроля

     Проблемы мониторинга и контроля за выполнением действий и обеспеченностью ресурсами. В процессе контроля можно выделить четыре этапа: установление норм, наблюдение за значениями фактических показателей, сравнение фактических показателей с нормами, корректирующие действия (от незначительных вмешательств до перехода к “резервному” плану). Одна из современных тенденций развития управленческого контроля заключается в том, чтобы контроль все больше и больше заменялся самоконтролем.

     Многоэтапный  процесс мониторинга и контроля может быть представлен следующими этапами. Этап 1 - цели более высокого уровня - вынесен за пределы контура  управления, если это находится вне  области компетенции организации  или подразделения. На этапе 2 определяются измеримые цели. На этапе 3 выбираются количественные параметры, определяющие степень достижения целей. На этапе 4 устанавливаются нормы или критерии требуемого качества исполнения. Этапы  1-4 последовательно определяют контролирующую деятельность или переориентируют текущую деятельность. Это - это этапы непосредственного мониторинга, при осуществлении которого получают информацию о текущей деятельности (этап 5), измеряют результаты исполнения (этап 6), сравнивают измеренные результаты с нормами (критериями) (этап 7), решают, нужны ли корректирующие действия (этап 8). На этапе 8 осуществляется ветвление процесса: продолжить без изменений, если коррекция не требуется (этап 8а), произвести корректирующие действия для улучшения исполнения (этап 86); пересмотреть и изменить цели, параметры или нормы (критерии)(этап 8в). После этапов 8а и 86 снова осуществляется мониторинг (переход на этап 5), а после этапа 8в возможен переход на этап 4, этап 3 или даже на этап 1.

     Контроль  как управленческий процесс заключается  преимущественно в побуждении людей  делать одно и не делать другое. При  установлении норм, мониторинге и корректировке деятельности важны согласование участниками рассматриваемых вопросов и учет факторов, определяющих их мнения. Эффективность управленческого контроля в значительной степени зависит от норм, которые так же, как и цели, должны удовлетворять принципам SMART. Нормы должны восприниматься исполнителями как значимые (существенные для достижения целей), ясные (не должно быть сомнения относительно ожидаемого результата), справедливые (ко всем должны предъявляться одинаковые требования), корректируемые (допускается возможность снижения норм в случае необходимости), честные (выполнение норм не ведет к их автоматическому повышению). Правила установления норм зависят от многих факторов. Выделяют следующие источники установления норм: прошлый опыт, расчеты, согласование, передовой опыт, чутье.

     Для обеспечения измерения и мониторинга  результатов используются следующие  средства мониторинга: наблюдение и личное участие, опросы и обсуждения, текущая статистика, собственная статистика, отчеты и доклады (регулярная отчетность и отчетность в исключительных случаях). Осуществляя мониторинг, полезно иметь в виду, что сбор информации требует времени и что избыток информации, возможно, не менее вреден при проведении анализа, чем ее недостаток.

     Информация, используемая для контроля, должна удовлетворять следующим требованиям: соответствовать уровню, на котором  осуществляется контроль; быть представлена в наглядной (визуальной) форме; уведомлять, представляют ли данные объективные  результаты измерения или расчетные  оценки, имеющие автора; должна быть непротиворечивой (все противоречия необходимо устранить); должна иметь  адресата, полномочного осуществлять контроль; освещать только действия подотчетного периода (если содержится в отчетах).

     Применение  информационных технологий позволяет  создавать собственные базы данных и фонды методов решения управленческих задач, использовать прочие базы данных, а также существенно ускорять подготовку текущих отчетов, собирая информацию из множества источников. Информационные технологии должны быть хорошо спроектированными релевантными системами. В противном случае огромные объемы информации, порождаемые плохо спроектированными системами, могут только затруднить обнаружение важных связей. Необходимо помнить, что система планирования и контроля не может быть лучше, чем информация, на которой она построена.

     В качестве примеров планов, построенных  в соответствии с приведенной  методологией, могут служить государственные целевые программы, семь основных разделов которых отражают выделенные в методологии этапы:

• содержание проблемы;

• цели и задачи;

• система  мероприятий;

• ресурсное  обеспечение;

• организационно-экономический  механизм реализации;

• организация  управления программой и контроль за ходом ее реализации;

• оценка ожидаемой эффективности.

     Таким образом, классифицируя выявленные проблемы как структурируемые, можно  применить структурированный подход и к их решению, и к их планированию. Если же проблемы плохо поддаются  структурированию, если их решение  в большей степени опирается  на опыт и интуицию лица, принимающего решение, чем на построенные или  применяемые готовые рациональные конструкции, то необходимо в соответствии с принципом экологичности управления и принятия решений переходить к  конструкциям, технологиям и моделям, основанным именно на “неудобных”  для структурированного подхода  свойствах ситуации, используя для  разрешения проблем эти неопределенности, “мягкости” в описании ситуации как  положительный ресурс.

     Заметим, что проблему можно выявить и  сформулировать, если она ощутима. Но ее возникновение можно и проинициировать, если делать что-либо по-новому, что  с необходимостью сопровождается изменениями. В связи с этим возникает задача управления изменениями, которая порождает множество задач принятия решений в самом процессе управления изменениями. С другой стороны, сложность, операциональная замкнутость социальных систем может приводить к изменениям, порожденным способностью таких систем к самоорганизации и связанным с выходом системы на новые собственные состояния (или на другое собственное поведение). В этом случае также возникают задачи управления и принятия решений в условиях непредсказуемой смены ситуаций, повышенной неопределенности - задача управления изменениями. Следовательно, существует внутренняя связь между управлением изменениями и решением проблем.

     Многие  изменения и проблемы являются локальными и носят дискретный характер. Очевидно, что в каждодневной практике государственный  служащий регулярно имеет дело с  потоком “небольших” проблем, которые  по своему содержанию являются изменениями  рутинных заданий и решаются, как правило, довольно быстро, не вызывая ни у кого особых затруднений в процессе своего решения, так как известно, что делать в ситуациях подобного рода. В этих случаях задача управления сводится к тому, чтобы получить необходимые ресурсы и, пользуясь обычными (рутинными) методами, решить проблему. Однако даже такие изменения, не говоря о более радикальных, могут порождать другие изменения, другие проблемы, которые значительно труднее исходных поддаются классификации, а их решение не лежит на поверхности, далеко не являясь очевидным. Они требуют иных подходов как с точки зрения выявления того, что необходимо сделать, так и с точки зрения способов достижения целей.

В процессе государственного управления часто  приходится иметь дело с социальными  изменениями, которые выходят за рамки повседневной рутинной деятельности, для которых не ясен тип изменения, не ясно, что влечет за собой изменение, кого оно затронет и на кого повлияет. И даже не ясно, чего нужно достичь  в конечном итоге. Для таких изменений  методы требуют как для каждого  из этапов изменений, так и для  всего процесса в целом желания, умений, навыков и концентрации усилий всех участников изменений для правильной организации процесса.

     Ситуации  изменений такого рода называют ситуациями неограниченных изменений. Неограниченная ситуация характеризуется длительным, неопределенным временным масштабом, приоритеты в ней далеко не очевидны и сомнительны; нет уверенности  в том, в чем именно заключается  проблема; создается впечатление, что  решения просто не существует; неизвестно, чтб должно быть известно; количество людей, вовлеченных в изменения, велико; ситуация не поддается извлечению из контекста; изменение имеет неопределенные, но серьезные последствия, вызывающие тревогу у участников. В подобной ситуации границы изменений расплывчаты, изменения вмешиваются в привычную  жизнь и изолировать их невозможно; происходит постоянное “разрастание”  проблемы: проблема увеличивается, как  снежный ком.

     В противоположность ситуации неограниченного  изменения, ситуации, в которых не так трудно понять, о чем идет речь, как с ними обращаться и  где находятся границы проблем, которые похожи по возможной своей  постановке на математические задачи, называют ситуациями ограниченных изменений. Другими словами, ситуация ограниченных изменений - это хорошо определенная проблема. Ограниченную ситуацию (затруднение) характеризуют ясность в приоритетах, ограниченный временной масштаб; известно, каким должно быть решение и в чем заключается суть проблемы; ситуация может рассматриваться как автономная и может быть поставлена как локальная задача; последствия изменений ограничены; количество людей, вовлеченных в изменение, также ограничено; известно, что должно быть известно (что важно для постановки задачи).

     Этап  подготовки управленческого решения  начинается с выявления проблемы, а заканчивается формированием  проекта нормативного акта и предоставлением  его административному органу или  должностному лицу, с которым согласовывается  процедура принятия решений или  который непосредственно участвует в принятии решений. Таким образом, на этапе планирования, кроме работы над содержанием изменений, необходимо проектировать и согласовывать форму представления принимаемого решения. При этом необходимо иметь в виду соблюдение принципов своевременности, цикличности и законности.

     Принцип своевременности  означает, что процесс планирования должен предусматривать форму представления, время и последовательность действий для проектирования и согласования принимаемых решений. Принцип цикличности предполагает учитывать при планировании не только естественную цикличность самого процесса принятия решений, но также даты и периоды отчетности и сроки предоставления документов, обусловленные существующей системой документооборота в системе государственного управления. Принцип законности означает обязательность проверки на непротиворечивость и согласование принятого решения с ранее принятыми законами и другими нормативными актами. При этом необходимо осуществлять проверку проекта решения на внешнюю межсистемную согласованность (органов государственной власти между собой в соответствии с их местом в процессе государственного и общественного управления), на внешнюю внутрисистемную согласованность (государственных органов одного и того же министерства или ведомства), на внутреннюю согласованность (различных решений одного и того же государственного органа), что также должно быть отражено в плане и учитываться в процессе принятия решений.