Управленческий контроль организации на примере ООО «ЧАРЛИ-Н»

Осуществление контроля формально, то есть только как  проверки соответствия утвержденным процедурам без учета результатов деятельности, приводит также к негативному  отношению и к контролю, и к  контролерам. Если работники с отклонениями от принятых инструкций достигли лучших результатов, то это в первую очередь  повод для анализа адекватности инструкций целям и задачам организации, а не повод для наказания. Такой  подход запустит в конечном итоге  процесс постоянного совершенствования  внутренней нормативной базы организации. Принцип контроллинга предполагает, что причиной отрицательных результатов (недостижения целей системы управления) кроме некачественных управленческих решений и некачественного их исполнения могут быть также изменения во внешней и внутренней среде организации. Постоянный мониторинг и анализ изменения среды может потребовать изменения ранее принятых управленческих решений, иногда и целей и задач организации. Наказание персонала по выявленным отклонениям, таким образом, становится второстепенной процедурой.

Усовершенствованная система управленческого контроля в ООО «Чарли-Н» должна определяться следующими принципами:

1. Принцип  соответствия, который заключается  в том, что содержание, цели  и задачи контроля должны соответствовать:

-задачам проверяемого  объекта;

-задачам контролирующего  органа.

2. Принцип  системности, т.е. при проведении  контроля должны рассматриваться  полностью все аспекты деятельности  объекта во взаимосвязи.

3. Принцип  всеобщности - всякая социальная  либо экономическая деятельность, совершаемая в государстве, должна  быть подвержена системному и  комплексному контролю с точки  зрения:

- законности;

- целесообразности;

- эффективности.

4. Принцип  непрерывности - все объекты контроля  должны подлежать постоянному  наблюдению. Мероприятия контроля  должны осуществляться последовательно  и регулярно. Необходим также  контроль действий, предпринимаемых  объектом контроля по устранению  ранее выявленных нарушений.

5. Принцип  объективности - оценка деятельности  объекта контроля и её результатов  осуществляется только на основании  соответствия проверенных фактов  с требованиями законодательных  и иных нормативных актов, регулирующих  проверяемую деятельность.

6. Принцип  независимости - недопустимость  положения, при котором субъект  контроля при осуществлении контрольных  мероприятий руководствуется какими-либо  соображениями, кроме компетентного  и добросовестного выполнения  задач контроля. Запрет на какое  бы то ни было силовое, материально  или моральное воздействие на  субъект контроля.

7. Принцип  гласности (вытекает из принципа  соответствия): результаты контроля  должны быть обязательно доведены:

- до объекта  контроля,

- до субъекта  принятия решений по результатам  контроля.

8. Принцип  эффективности - результаты контроля  должны обеспечивать:

- полноту выявления  отклонений (фактического состояния  от требуемого),

- своевременность  выявления таких отклонений,

- установление  причин отклонений,

- установление  виновных лиц,

- помощь в  разработке профилактических мер.

9. Принцип  научности - контроль осуществляется  путём применения научно обоснованных  методов и приёмов.

10. Принцип  плановости - контроль должен осуществляться  планово:

- планируются  мероприятия контроля определённого  субъекта (контролирующего органа) на период времени,

- планируется  набор определённых контрольных  действий в рамках мероприятия  контроля,

- контрольным  действиям должно предшествовать  предварительное изучение объекта  контроля для достижения понимания  его деятельности.

11. Принцип  законности - осуществление контроля  в соответствии с законодательством;  обеспечение охраны законных  интересов как государства и  общества в целом, так граждан  и юридических лиц.

12. Принцип  ответственности - нормативно предусмотренная  ответственность субъекта контроля:

- за соблюдение  в процессе контроля законов  и правовых актов,

- за достоверность  результатов контроля (так как  на их основании принимаются  решения, включая правовые).

Используемая  для осуществления управленческого  контроля в компании ООО «Чарли - Н» система "1С:Торговля и cклад" не соответствует всем перечисленным принципам.

Для совершенствования  системы управленческого контроля в рассматриваемой компании предлагается обновить систему до уровня - 1С:Управление торговлей.

1С:Управление торговлей -- это современный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Управление  торговлей позволит комплексно автоматизировать оперативный и управленческий учет, анализировать и планировать  торговые операций.

И, в итоге, позволяет обеспечивать эффективное  управление современным торговым предприятием.

Предметная  область, автоматизируемая с помощью "1С:Управление торговлей ", может быть представлена в виде следующей схемы.

Схема1

Рассмотрим  основные преимущества «1С:Управление торговлей» над «1С:Торговля и склад».

1. «1С:Управление торговлей » содержит все средства для повышения эффективности управления предприятием.

2. Включены  средства для эффективного управления  ресурсами предприятия:

- планирование  продаж, закупок, денежных платежей;

- контроль  соблюдения планов, доступности  денежных средств, дисциплины  поставок и платежей;

- анализ эффективности  работы менеджеров;

- автоматическое  формирование "рапорта руководителю".

3. Реализованы  современные методы управления  взаимоотношения с клиентами  (CRM) для улучшения отношений с  клиентами компании.

4. Расширенные  возможности масштабирования и  работы в распределенной информационной  базе, в том числе через Интернет.

Система является развитием предыдущих версий программы "1С:Торговля и Склад", реализованных на платформе "1С:Предприятие 7.7". В отличие от программ версии 7.7 система рассчитана не только на автоматизацию учета, но и на реальную помощь управленцам всех уровней, начиная с директора предприятия. "1С:Управление торговлей 8" позволяет:

1. Директору  - проводить интерактивный анализ  ситуации, получения детальных расшифровок  интересующих показателей на  регулярной основе без необходимости  тратить время на детальное  изучение программного продукта.

2. Руководителям  и специалистам торговых подразделений  - обеспечить эффективность ежедневной  работы, предоставляются широкие  возможности подготовки всех  необходимых документов, управления  товародвижением и ценообразованием, приема заказов и контроля  их исполнения, оптимизация складских  запасов, анализа товарооборота,  планирования закупок и поставок.

3. Работникам  учетных служб - получить инструмент, который поможет избавиться от рутиной работы и приблизить учет к реальным потребностям бизнеса. При этом регулярная информационно-методическая поддержка 1С позволит вести его в соответствии с действующим законодательством. Разумеется "1С:Управление торговлей 8" позволяет передать необходимые учетные данные в бухгалтерскую систему.

4. ИТ-специалистам - получить в руки отвечающий самым современным стандартам комплекс инструментальных средств и технологий для разработки, модификации, администрирования и сопровождения корпоративной информационной системы. Реальная открытость системы и легкость ее адаптации, широкие возможности масштабирования и интеграции, простота и удобство администрирования и поддержки - все это позволяет тратить минимум усилий на решение "низкоуровневых" технологических вопросах и сконцентрироваться на содержательных, творческих задачах автоматизации безснес-процессов предприятия.

"1С:Управление торговлей 8" обеспечивает сквозную автоматизацию процесса продаж в оптовой и розничной торговле. Поддерживаются различные схемы продажи товара: со склада и под заказ, продажа в кредит или по предоплате, продажа товаров, принятых на комиссию, передача товара на реализацию комиссионеру и т.д.

Реализованные в системе возможности планирования и план-фактного анализа обеспечивают поддержку принятия решений, определяющих развитие бизнеса, и позволяют перейти от "стихийного" управления к регулярному менеджменту продаж.

По мимо этого "1С:Управление торговлей 8" включает комплекс средств, позволяющих поставить заботу о клиентах на индустриальную основу, то есть:

- отслеживать  каждое обращение, эффективно  использовать каждый контакт;

- строить систему  взаимоотношений оптимально организовать  работу с различными категориями  клиентов;

- оперативно  реагировать на запросы клиентов, четко планировать взаимодействие  с ними;

- оценивать  результаты различных маркетинговых  и рекламных акций по привлечению  клиентов.

Важно, что  накопленная информация о клиентах становится достоянием компании, а  не оседает в записных книжках  отдельных сотрудников или в  разрозненных файлах. Даже если кто-то из менеджеров заболеет или сменит место работы, связи с "его" клиентами не пропадут - а клиенты  оценят то, что о них заботится  не один человек, а вся команда.

Система может  накапливать информацию по источникам обращения клиентов при первом контакте и поможет оценить отдачу от проведенных  рекламных и маркетинговых акций.

- на классы "А" (важный), "B" (средней важности) и "C" (низкой важности), исходя из того, какова доля этих клиентов в выручке или прибыли компании;

- по статусам (потенциальный, разовый, постоянный, потерянный) и по регулярности  закупок - стабильные (Х-класс), нерегулярные (Y-класс), эпизодические (Z-класс).

Система позволяет  также отслеживать историю изменений  статусов клиентов. Это помогает выявить, в какой момент изменилось отношение  клиента к компании, и какие  действия к этому привели. Стоимость  данного программного продукта в  среднерыночной цене составляет 14500 руб.

Учитывая то, что в ООО «Чарли-Н» уже установлена  «1С»7-ой версии, обновление до версии «1С  Управление торговлей» обойдется гораздо  дешевле, чем покупка новой программы. Стоимость перехода в таком случае рассчитывается по следующей формуле, стоимость новой программы минус  стоимость существующей программы  деленная на два. То есть обновление релиза «1С» обойдется дешевле на половину стоимости установленной устаревшей версии.

Главный недостаток, выявленный в результате анализа  управленческой системы в ООО  «Чарли - Н» заключается в нерациональном построении всей системы учета в  целях управления её бизнесом. В  компании система управленческого  учета должна быть построена аналогично постановке бухгалтерского учета и  реализоваться похожими этапами. Эксплуатация системы должна регламентироваться документами, по содержанию аналогичными документами, которые регламентируют практику бухгалтерского учета.

Необходимо  создание пакета внутрифирменных стандартов управленческого учета, ведь только в таком случае возможно полноценное  применение учетно - управленческой политики в процессе функционирования системы управленческого контроля и учета. Эти документы можно разделить на несколько групп.

Первая группа, инструктивно - методическая документация, то есть подробные руководства, которые  глубже раскрывают учетную политику, носят инструктивный и обучающий  характер, а также описывают хозяйственные  операции с максимальной конкретикой.

В нормативно - справочной документации устанавливаются  правила группировки однородных элементов информации. Это могут  быть различные справочники и  классификаторы.

Документы регламентирующего  характера определят регламенты и процессы. В них должны описываться  все цепочки учетного процесса, назначаться  ответственные, разграничиваться их функции  и права, оговариваться действия исполнителей при наступлении всех возможных и в том числе нестандартных событий. К регламентирующим документам следует также отнести и порядок документооборота в целях системы управленческого контроля. Он должен устанавливать порядок приема - передачи и хранения первичной и отчетной документации, её основные характеристики.

По мимо этого, при разработке внутрифирменных стандартов не следует отказываться от детального описания предмета учетных операций, нестандартных ситуаций, приведения примеров. Чем четче и подробнее будет описан учетный процесс, тем меньше будет возникать проблемных ситуаций в процессе эксплуатации системы управленческого контроля.

Глубина проникновения  системы управленческого контроля в бизнес компании и решаемые с  её применением задачи откладывают  существенный отпечаток на объем  и содержание внутрифирменных стандартов. Стоит также отметить, что в отличие от бухгалтерского учета, который ведется с момента образования компании и постепенно развивается с её ростом, управленческий контроль в российских условиях внедряется в компаниях достигших определенного уровня развития, с уже сформировавшейся организационной структурой, а также с налаженными внутренними и внешними связями, функционирующими бизнес - процессами и др.

Построение  эффективной системы управленческого  контроля в ООО «Чарли -Н», в первую очередь, предполагает предварительный анализ её бизнеса, с целью выдачи рекомендаций о осуществлению конкретных мероприятий по реорганизации и реструктуризации отдельных бизнес - процессов, а также совершенствованием применяемых в компании систем управления.

Регистрация хозяйственных операций в управленческом учете может быть построена как  с применением принципа двойной  записи, так и с помощью фиксации информации в накопительных регистрах - хранилищах информации, которые моделируют деятельность компании. Например, оплата поставщику при использовании метода двойной записи будет осуществлена проводкой Д 60 К 51. При фиксации этой операции в управленческих регистрах будет увеличен оборот по статье «оплата поставщикам» на уплаченную сумму. Накопительные регистры удобно использовать для планирования и учета исполнения бюджетов движения денежных средств, когда задачи управленческого учета минимизированы и сводятся к контролю денежных потоков. Для построения полноценной системы учета и контроля доходов/расходов, активов и обязательств компании методом начисления рекомендуется использоваться принцип двойной записи. В системах управленческого учета, где объекты учета имеют сложные разветвленные характеристики, целесообразней применять комбинацию обоих способов. Это позволит в дальнейшем получать как типовую управленческую отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках и т. д.), так и строить аналитические формы в различных срезах и группировках.