Управленческий контроль организации на примере ООО «ЧАРЛИ-Н»

1.3 Пути совершенствования и  характеристики эффективного контроля

Эффективная система контроля предусматривает  определенные цели и задачи.

Основными целями являются:

- сохранение  и эффективное использование  разнообразных ресурсов и потенциала  организации;

- своевременная  адаптация организации к изменениям  во внутренней и внешней среде;

- обеспечение  эффективного функционирования  организации, а также ее устойчивости  и максимального развития в  условиях многоплановой конкуренции.

Достижение  целей системы, как известно, обеспечивается реализацией задач, которые, на наш  взгляд, заключаются в достижении следующих основных показателей  эффективности управления организацией:

- соответствие  деятельности организации принятому  курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

- устойчивость  организации с финансово-экономической,  рыночной и правовой точек  зрения;

- сохранность  ресурсов и потенциала организации;

- должный уровень  полноты и точности первичных  документов и качества первичной  информации для успешного руководства  и принятия эффективных управленческих  решений;

- показатели  безошибочности регистрации и  обработки финансово-хозяйственных  операций организации - наличие,  полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная  разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

- рациональное  и экономное использование всех  видов ресурсов;

- соблюдение  работниками организации установленных  администрацией требований, правил  и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил  поведения, планов документации  и документооборота, планов организации  труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

- соблюдение  требований федеральных законов  и подзаконных актов, изданных  органами власти и ее субъектов,  а также полномочными органами  местного самоуправления.[20, с. 27]

Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной контрольной  системы. Результативность контроля характеризует  экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная  функционированием системы (иными  словами: разница между предполагаемыми  величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии). Очевидно, что систему контроля организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования системы определенной степени сложности  вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков  от ее отсутствия.

Один из актуальнейших  вопросов теории и практики контроля - его структурные уровни или элементы. Рассмотрим их подробнее.

В целях обеспечения  эффективности процедур необходимо следующее:

- на основе  детально разработанных должностных  инструкций формальное определение  и документальное закрепление  порядка деятельности (действий  и взаимоотношений) определенного  круга работников организации  по поводу планирования, организации,  регулирования, контроля, учета и  анализа в процессе реализации  конкретных финансовых и хозяйственных  операций организации;

- определение  круга первичных документов или  других носителей информации, где  отражаются данные, свидетельствующие  об исполнении соответствующими  работниками своих функций и  о реализации этапов соответствующих  финансовых или хозяйственных  операций; определение порядка движения  документов или иных носителей  информации от момента их возникновения  до архивирования;

- определение  “точек контроля” для оценки  различных аспектов реализации  конкретных финансовых или хозяйственных  операций и оценки состояния  или наличия ресурсов организации;  установление контролируемых параметров  объектов контроля; установление  “критических” точек контроля, где риск возникновения ошибок  и искажений особенно велик;

- выбор типов  и методов проведения контроля.

Учетную систему  организации целесообразно представить  как определенным образом упорядоченную  и подчиненную внутреннему регламенту систему процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки  информации об имуществе, источниках его  формирования, финансовых и хозяйственных  операциях организации, о затратах и результатах хозяйственной  деятельности, а также передачи этой информации менеджерам (управленческому  персоналу), осуществляющим контроль и  принимающим управленческие решения. [10, с. 86]

Об эффективности  учетной системы можно судить по уровню достижения следующих показателей  безошибочности регистрации и обработки  финансово-хозяйственных операций организации:

- наличие:  отражены действительно существующие  операции;

- полнота:  отражены все реальные операции;

- арифметическая  точность: все операции правильно  подсчитаны;

- разноска  по счетам: все операции правильно  разнесены по соответствующим  бухгалтерским счетам;

- формальная  разрешенность: на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;

- временная  определенность: все операции отнесены  к надлежащему отчетному периоду;

- представление  и раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы  и обобщены, соблюдены установленные  требования относительно порядка  и объема раскрытия информации  в отчетности.

Кроме того, при  формировании системы учета должно быть учтено следующее:

1.Организационная  структура учетных подразделений.  Вопросы оргструктуры аппарата учета решаются на каждом конкретном предприятии с учетом внешних и внутренних факторов. Общее же требование здесь таково: оргструктура должна быть соответствующей размерам предприятия, масштабу и специфике его бизнеса.

2. Обязанности  и полномочия работников, осуществляющих  ведение учета и подготовку  отчетности. Во избежание искажений  учетной информации за человеком,  осуществляющим учет операций  с определенными активами, не  должны быть одновременно закреплены  функции санкционирования операций  с этими активами, обеспечения  их сохранности и осуществление  их инвентаризации.

3. Формально  установленные процедуры санкционирования  хозяйственных операций. Должно  быть обеспечено формальное разрешение  и одобрение всех хозяйственных  операций ответственными официальными  лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это решение  либо относительно общего типа  хозяйственных операций либо  относительно какой-либо конкретной  операции. Формальное одобрение  - это конкретный случай использования  общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных  процедур санкционирования возрастает  вероятность как злоупотреблений  (растрата или хищение активов), так и ошибок.

4. Организация  подготовки, оборота и хранения  документов, отражающих хозяйственные  операции; порядок отражения хозяйственных  операций на счетах бухгалтерского  учета, подготовки периодической  бухгалтерской отчетности.

5. Качественное  информационное обеспечение.

О качестве информации, предоставляемой системой управленческого  учета, следует судить по следующим  основным критериям:

- необходимость,  которая характеризуется содержательностью  информации и степенью ее использования  в непосредственных целях управления;

- достаточность,  которая характеризуется полнотой  охвата, количественного и качественного  описания явления, факта, а  также существенностью информации, зависящей от возможности ее  практического применения в процессе  обработки и представления для  управления;

- истинность - достоверность (доказательность  и обоснованность) и надежность (определяется  источником получения, качеством  технических средств измерения  и контроля, технологии получения,  обработки и хранения управленческой  информации) данных учета;

- своевременность  получения информации - управленческая  информация (в том числе об  отклонениях) должна быть представлена  лицам, уполномоченным принимать  решения, в максимально короткие  сроки. Если сообщение запаздывает,  то теряется сам смысл информации (могут быть упущены возможности  предприятия и т.п.), кроме того, нежелательные последствия различного  рода отклонений усугубляются.[9, с. 17]

Кадровая структура  контроля обеспечивает четкое разделение контрольных обязанностей. Контроль осуществляют работники или участники, т.е. владельцы, организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих  прав. Поэтому всех субъектов управленческого  контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки  зрения их значимости в контроле:

- субъекты  контроля 1-го уровня - это участники,  т.е. собственники, организации, осуществляющие  контроль непосредственно или  косвенно, т.е. с помощью независимых  экспертов, в том числе внешних  аудиторов;

- субъекты  контроля 2-го уровня - в их обязанности  непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они  выполняют и контрольные функции  (например, рабочий, осуществляющий  контроль за качеством работы оборудования);

- субъекты  контроля 3-го уровня - они выполняют  контрольные функции для реализации  тех обязанностей, которые за  ними закреплены непосредственно  (например, работники планово-экономического  отдела, отдела кадров);

- субъекты  контроля 4-го уровня - в их обязанности  входят как контрольные, так  и другие функции (административно-управленческий  персонал, персонал, обслуживающий  компьютерные системы, сотрудники  отдела бухгалтерского учета,  служб коммерческой и физической  безопасности);

- субъекты  контроля 5-го уровня - в их функциональные  обязанности входит только осуществление  контроля (сотрудники отдела внутреннего  аудита, члены ревизионной комиссии  или ревизоры, сотрудники отдела  технического контроля и т.п.).

Основная из современных форм управленческого  контроля - внутренний аудит, под которым  понимается регламентированная внутренними  документами организации деятельность по контролю звеньев управления и  различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями  специального контрольного органа в  рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному  совету, совету директоров, исполнительному  органу). Мало у кого возникнут сомнения по поводу необходимости внутреннего аудита в крупных и средних российских коммерческих организациях.[12, с. 25]

В экономически развитых государствах внутреннему  аудиту уделяется такое же пристальное  внимание, как и внешнему. Но, если становление внешнего аудита в России, можно сказать, уже состоялось, то отечественный внутренний аудит и в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспектах сегодня находится еще в “зачаточном” состоянии. Администрация разрабатывает политику компании. Однако персонал может не всегда ее понимать или не всегда содействовать ее реализации. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют “зоны риска” и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и устранить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены.

Все эти действия дополняются обсуждениями с высшими  органами управления, нужды и предложения  которых и определяют процедуры  внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой  информацией, касающейся их компетенции). Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять свои функции. Иными словами, внутренний аудит вводят с целью помощи органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля. Главная задача отдела внутреннего аудитора - обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросам.[9, с. 41]

В общем же виде функции внутренних аудиторов  могут быть представлены следующим:

- оценка адекватности  управленческих систем - осуществление  проверок звеньев управления  и предоставление обоснованных  предложений по устранению выявленных  недостатков и рекомендаций по  повышению их эффективности;

- оценка эффективности  деятельности - осуществление экспертных  оценок различных сторон функционирования  организации и предоставление  обоснованных предложений по  их совершенствованию.

Для органов  управления организацией деятельность отдела внутреннего аудита имеет  информационное и консультационное значение. К институтам внутреннего  аудита также можно отнести и  ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим  законодательством (этот институт в  основном распространен в акционерных  обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах).