Управленческие решения

процедуры при оформлении решений и организационного плана, а также участвуют

в процессе организации контроля.

     IV.            Методы оптимизации управленческих  решений

Наиболее распространенными  методами оптимизации управленческих решений

являются: математическое моделирование, метод экспертных оценок, метод

мозгового штурма (мозговая атака), теория игр.

     Математическое  моделирование применяют в тех  случаях, когда

управленческое решение  принимается на основе обширной цифровой информации,

которая может быть легко  формализована. Широкое использование  ма­тематических

моделей позволяет дать количественную характеристику проблемы и найти

оптимальный вариант ее решения.   Построение   математической   модели   может

быть представлено в виде схемы (рис. 1)

    

Объект

 

исследования Перенос знаний 

Математическая

 

модель

об объекте на модель

 

Верификация

 

модели  Изучение модели

 

Новые знания

 

об объекте Перенос новых 

Новые сведения

 

о модели

сведений на объект исследования

 

 

 

             Рис. 1. Построение математической  модели            

Основными этапами оптимизации  управленческого решения с помощью

математических методов  являются:

1.  Постановка задачи.

2.  Выбор критерия эффективности,  который должен выражаться однозначно,

например определенным числом, и отражать меру соответствия результатов

решения поставленной цели.

3.  Анализ и измерение  переменных величин (факторов), влияющих  на величину

критерия эффективности.

4.  Построение математической  модели.

5.  Математическое решение  модели.

6.  Логическая и экспериментальная  проверка модели и полученного  с ее помощью

решения.

7.  Разработка  рекомендаций   по   практическому  использованию  полученных

результатов.

     Методы экспертных  оценок применяются в тех случаях,  когда задача

полностью или частично не поддается формализации и не может  быть решена

математическими методами.

Экспертиза представляет собой исследование сложных специальных  вопросов на

стадии выработки управленческого  решения лицами, обладающими специальными

знаниями и опытом, с  целью получения выводов, мнений, рекомендаций и оценок.

Экспертное заключение оформляется  в виде документа, в котором фиксируются  ход

исследования и его  итоги. Во введении указывается,

кто, где, когда и в связи  с чем организует и проводит экспертизу. Далее

фиксируется объект экспертизы, указываются методы, примененные  для его

исследования, и полученные в результате исследования данные. В

заключительной части  содержатся выводы, рекомендации и  прак­тические меры,

предлагаемые экспертами.

Наиболее эффективно применение метода экспертных оценок при анализе  сложных

процессов, имеющих в основном качественные характеристики, при

прогнозировании тенденций  развития торговой системы, при оценке

альтернативных вариантов  решения.

     Метод мозгового  штурма (мозговая атака) применяется  в тех

случаях, когда имеется  минимум информации о решаемой проблеме и установлены

сжатые сроки для ее решения. Тогда приглашаются специалисты, имеющие отношение

к данной проблеме, им предлагается участвовать в форсированном  обсуждении ее

решения. При этом строго соблюдаются следующие правила:

все высказываются по очереди;

говорят, лишь когда могут  предложить новую идею;

высказывания не критикуются  и не осуждаются;

все предложения фиксируются.

Обычно этот способ позволяет  быстро и правильно решить возникшую  проблему.

Разновидностью метода мозгового  штурма является мнение жюри. Суть этого

метода состоит в том, что к обсуждению проблемы привлекаются специалисты

различных сфер деятельности, взаимодействующие между собой. Например, к

решению о выпуске нового товар* привлекаются менеджеры производственного,

коммерческого и финансового  подразделений фирмы. Применение данного  метода

способствует генерированию  новых идей и альтернативных вариантов.

Одним из методов оптимизации  управленческих решений в условиях рыночной

конкуренции является теория игр, суть которой состоит в

моделировании воздействия  принятого решения на конкурентов. Например, если с

помощью теории игр руководство  торговой фирмы приходит к выводу, что в случае

повышения цен на товары конкуренты не сделают того же, то, вероятно,

целесообразно отказаться от решения повысить цены, чтобы не попасть в

невыгодное положение  в конкурентной борьбе.

Методы оптимизации управленческих решений могут дополнять друг друга и

использоваться комплексно при выработке важных управленческих решений.

Выбор методов оптимизации  управленческих решений в значительной мере зависит

от информационного обеспечения  менеджмента.

     V.Информационное  обеспечение менеджмента

Для разработки и принятия управленческих решений, а также  для организации их

исполнения необходима информация.

     Информация  — это совокупность различных  сообщений об изменениях в

системе управления и окружающей ее среды.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией  между

субъектом управления, управляемым  объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение  менеджмента представляет собой  совокупность

сведений о состоянии  и динамике объекта управления, необходимых  для принятия

и реализации управленческих решений.

Информация, используемая в  процессе управления торговлей, может  быть

классифицирована по различным  признакам.

По содержанию различают  торгово-оперативную, бюджетно-статистическую,

нормативную, организационную, социальную и научно-техническую.

     Торгово-оперативная  информация характеризует выполнение  основных

хозяйственных функций торговой организацией (закупку товаров, состояние

товарных запасов, объем  продажи товаров и т. п.).

     Бюджетно-статистическая  информация отражает сведения  о потреблении

определенных товаров  отдельными группами населения и  др. Такая информация

представляет интерес  для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на

макроуровне.

     Нормативная  информация включает научно обоснованные  нормы и нормативы,

отражающие различные  процессы, происходящие в торговле.

     Организационная  информация необходима для организации  управления

товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического

процесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления

торговой организации. К  этой информации можно отнести графики  завоза товаров и

представления заявок, схемы  размещения товаров и движения покупательских

потоков, графики ремонта  торговых помещений, планы проведения совещаний и т.

п.

     Социальная  информация образуется в процессе  социологических

исследований, а также  в оперативной кадровой работе. Она  включает данные,

содержащие социальную характеристику трудового коллектива торговой

организации.

     Научно-техническая     информация      представляет  собой совокупность

данных, необходимых для  осуществления технического руководства. Это схемы,

чертежи и   технические   характеристики   торгового   оборудова­ния,

планировки торговых залов  и складских площадей и т. п.

По месту образования  и направлению информационных потоков  принято различать

входящую, исходящую и  внутреннюю информацию.

     Входящая информация  охватывает сведения, поступающие  в торговую

организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие  в торговую

организацию, инструкции и  приказы вышестоящих звеньев  управления,

законодательные акты.

     Исходящая информация  —это информация, поступающая от  торговой

организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров.

     Внутренняя  информация образуется в данной  торговой организации и

используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы

регистрации, карточки учета  товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производную  информацию.

     Первичная информация  используется в том виде, в  котором была получена.

     Производная  информация — это информация, полученная путем переработки

первичной информации.

По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок

и хранящуюся постоянно.

По степени использования  выделяют информацию однократного и  многократного

использования.

Основным носителем информации является документ, т. е.

материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный

в установленном порядке  и имеющий в соответствии с  действующим

законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно  проходящих в организации с момента  их создания

или получения до исполнения или отправки, называется документообо­ротом.

Документы, участвующие в  документообороте, могут быть классифицированы по

различным признакам.

В зависимости от авторства  различают служебные и личные документы.

     Служебные документы  составляются от имени различных  предприятий,

организаций и органов  управления. Примером служебных документов могут быть

заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности. Авторами

личных документов являются отдельные граждане. Например, к  такого рода

документам можно отнести  заявление о приеме на работу, расписку, доверенность

и т. п.

По сложности различают  простые и сложные документы.

     Простые документы  затрагивают, как правило, один  вопрос, а сложные 

содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц  и подразделений.

По степени типизации  документы могут быть типовыми и  индивидуальными.

     Типовые документы  обычно составляют по определенной  схеме (например,

договоры, уставы, протоколы  и т. п.).

     Индивидуальные  документы составляют по произвольной  форме, они отражают

исключительные ситуации (или явления).

В зависимости от подлинности  выделяют подлинные документы и  копии 

(дубликаты, выписки и  т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает

делопроизводство — специальный  раздел управления.

Документооборот в торговой организации осуществляется обычно по определенной

схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на

карточках. Часть почты  не регистрируют, а направляют в  соответствующие

подразделения организации.

Наиболее важные документы  представляют для ознакомления руководителю

организации или его заместителям, которым делегированы полномочия,

необходимые для решения  соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в  резолюциях,

которые должны содержать  четкие указания о порядке исполнения документов. При

этом ответственным за исполнение документа считается  лицо, указанное в

резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в

соответствующее подразделение  организации для подготовки ответа или

внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и

контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или

канцелярией в специальных  картотеках (на особых карточках).

Оборот   исходящей    информации   осуществляется! обычно по следующей схеме.

Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют,

подписывают,   регистрируют   и   отправляют. При этом важно  проверить

отправляемый документ с  точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата

и т, п.), наличия указанных  в документе приложений, виз, подписи

руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых

документов должны быть подписи  лиц, удостоверяющих подлинность под­писи.

Подписанные и оформленные  соответствующим образом исходящие  документы

передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с

курьером), а копии документов хранят в специальных делах в  секрета­риате (или

в подразделениях фирмы, которые  готовили этот документ). Дела для хранения

документов формируются  по определенной системе, которая зависит  от

содержания документов, сроков их хранения и объема доку­ментооборота.

     Выводы

Центральное место в процессе управления принадлежит управленческому  решению,

Решение — это выбор  альтернативы. Вместе с тем решение  — это ре­зультат

управленческого труда, который  в конечном счете повышает или  снижает

эффективность функционирования предприятия. Решения, принимаемые  в процессе

управления, классифицируют по различным признакам: уровню управления;

масштабу воздействия; содержанию; характеру; форме подготовки и принятия;

частоте повторяемости и  в зависимости от полноты и  достоверности информации.

К управленческим решениям предъявляется  ряд общих требований, важнейшими из