Типовые рекомендации по делопроизводству на предприятии (краткое содержание основных разделов)

7.1. Составляющие содержания. Роль содержания в эффективной реализации функционального назначения управленческих документов предприятия 

. 104

106

7.2.Общие правила подготовки содержания управленческих документов предприятия

Глава 8 Основные требования к структуре  документов

1. Общие вопросы структуризации текстов управленческих документов
2. Особенности структуризации наиболее распространенных видов управленческих документов 

Глава 9 Основные требования к стилю изложения  документов

1. Общая характеристика делового стиля 
2. Особенности применения отдельных категорий слов и словосочетаний в текстах управленческих документов 

Глава 10 Основные требования к оформлению документов

1. Реквизиты документа, их краткая характеристика 
2. Бланки документов, их краткая характеристика 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 2

Разделение  документов предприятия на группы дел. Экспертиза ценности документов. Функции  и права экспертной комиссии. Приведите  форму описи дел постоянного  и длительных сроков хранения и форму  акта о выделении документов к уничтожению

 

В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва и др.

Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при  их незначительном количестве за ряд лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы постоянного  и временного сроков хранения следует  группировать в дела раздельно. Следует  хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранении.¹

Допускается временная  группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они  относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №...».

Последовательность расположения документов в деле. Не следует допускать  разобщение в делах запросов и  ответов, подшивки сопроводительных писем  без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит  оперативность поиска необходимых  документов, а также раскрытие  хода и полноты решения вопросов.² Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения и др. располагают  по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

К переписке, где документ-ответ  подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

Из этого следует, что документы  постоянного и временного сроков хранения следует группировать в  дела раздельно. Следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Распорядительные документы

Распорядительные документы формируются  в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.³

Поручения вышестоящих организаций  и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать  в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помешаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Плановые документы

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в  дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к  тому году, к которому относится  их содержание, независимо от времени  составления, например: «Отчет за 2006 г.», составленный в 2007 г., должен включаться в дела 2006 года.

Перспективные бизнес-планы относятся  к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану  относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения.⁴

Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса  или соответствующими ссылками в  объяснительной записке.

Статистические документы

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2006 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данной организации по основной деятельности.

Поступающие в головную организацию  документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и  другие, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года.

Документы по кадровому составу.

Документы по кадровому составу  являются социально значимыми документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока.

Обязательное ведение  большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.⁵

Любые дела, папки с  документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и  книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее  время в металлических постоянно  запертых шкафах. У каждого работника  кадровой службы должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки как правило хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

При любом по продолжительности  отсутствии на рабочем месте работникам не разрешается оставлять какие-либо документы на рабочем столе и на экране монитора. В конце рабочего дня сотрудник должен убирать по возможности все массивы документов и журналы учета в шкафы, запирать их и опечатывать помещение.

Категорически запрещается  оставлять на рабочем столе в  нерабочее время картотеки и  другие материалы. Следует также  проверить и убедиться в отсутствии в корзинах для бумаг листов, которые  могут представлять интерес для  постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня должны уничтожаться в бумагорезальной машине (шреддере).

Система учета кадровых документов (форма журнала для регистрации кадровых приказов) В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено длительным сроком их хранения и особой юридической значимостью кадровой документации. В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов как правило ведут две базы данных.

- приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую  работу, увольнению, имеющих срок  хранения, как и сами приказы  - 75лет;

- приказов (распоряжений) по предоставлению сотрудникам  отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и др. вопросам, имеющих срок хранения - 5лет.

Возможно, более дробное  разделение системы регистрации  последней группы кадровых приказов и распоряжений. В самостоятельные группы в таком случае выделяют и соответственно ведут отдельную регистрацию документации по командировкам, выдаваемых сотрудникам справок, документов по поощрениям и взысканиям, по предоставлению отпусков.

В кадровой службе все  приказы хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: прием на работу, поощрения и взыскания, повышение и т. д.

Формирование и хранение личных дел. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки храпения. На практике личные карточки как правило заводят на сотрудников и включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и др. документами в состав обязательных для всех.⁶

Личные дела представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике, в  соответствии с правилами архивной службы документы группируются в  следующей последовательности (при  их наличии):

- внутренняя опись  документов, имеющихся в личном  деле;

- заявление о приеме  на работу, направление или представление;

- анкета (личный листок  по учету кадров);

- резюме (автобиография);

- копии документов  об образовании;

- выписки из приказов  о назначении, перемещении, увольнении;

- справки и другие  документы, относящиеся к данному  лицу;

- лист-заверитель дела.

Исключение могут составлять справки с места жительства, о  состоянии здоровья, о перемене фамилии  и т.д., так как сведения из них  переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров), и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы могут формироваться в отдельные дела временного хранения.

Личные дела, приказы  о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается.

Учет и хранение трудовых книжек. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и  специальным) стаже работы. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего в организации  свыше 5 дней, в случае, если работа в  этой организации является для работника основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию поличному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.