Типовые рекомендации по делопроизводству на предприятии (краткое содержание основных разделов)

- срок хранения дела;

- шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка  и подразделения выносится на обложку после завершения дела в  процессе его обработки.

Индекс дела проставляется  в соответствии с номенклатурой  дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при  наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях  достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными  документами должны оформляться  и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

Дополнительная подготовка дел для длительного хранения.

Завершенные дела, выполненные  проекты, исполненные документы  постоянного и долговременного, свыше 10 лет хранения, подлежат обязательному  дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государственной архивной службы.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а листы-заверители (заверительные записи) не составлять.

Дела постоянного или  долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ. Основные задачи, которые ставятся при этом:

- максимально возможное  обеспечение прочности и гибкости  переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или нескольких листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другими листами дела;

- обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

- создание справочного  аппарата к документам, включенным  в одну единицу хранения, для  быстроты поиска и нанесения  при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими  требованиями, документы постоянного  хранения, составляющие дело, подшиваются  на 4 прокола в твердую, установленную  государственным стандартам обложку. Для дел, не подлежащих постоянному  хранению, допускается применение переплетных работ.

Особо ценные документы  во избежание их физической порчи  целесообразно (и разрешается) хранить  в закрытых твердых папках с тремя  клапанами и в специальных  картонных футлярах.¹⁵

Поскольку на хранение документы  передаются на тех носителях, на которых они разработаны - бумажных (стандартного А5 - A3 формата) и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно  удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (платный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

Внутренние описи. В  конце дела подшивается специальный  бланк листа-заверителя дела или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела - перед собственно документами - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел  не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А так же для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию, эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации.

Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Лист-заверитель дела. На любую пронумерованную единицу  хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная надпись). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности  нумерации дела:

- литерные (25а, 256) и пропущенные  номера листов:

- номера листов с  наклеенными документами:

- номера листов с  конвертами и вложений в них:

- номера крупноформатных  листов, карт, рисунков, планов и  т.д. в том случае, если это  исключения из общего состава  документов дела.

Все последующие изменения  в составе и состоянии дела, как-то: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов - отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Оформление обложки  дела. На обложке дел постоянного  и долговременного хранения должно, в соответствии с государственным  стандартом - ГОСТ 17914-72 «Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, размеры  и технические требования» быть указано:

- наименование организации  и ее непосредственная подчиненность  на период создания документов, включенных в дело;

- наименование структурного  подразделения или направления  деятельности, в зависимости от  структуры описи дел;

- делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

- номер дела по годовому  разделу описи дел;

- заголовок дела;

- дата или крайние  даты первого и последнего  по датам документов дела;

- количество листов  в деле;

- срок хранения дела  или запись «хранить постоянно»;

- архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описи - чернилами.

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный  архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива  и организации фондообразователя.

Подводя итог, можно выделить, внутренние описи необходимы в том  случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А  так же для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение 

 

Вопросы документационного  обеспечения деятельности организации  отражаются в различных локальных  нормативных правовых актах - уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. Однако основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения и работники организации, является Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция по делопроизводству, Инструкция).  
В практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная. 

Типовые и примерные  инструкции по делопроизводству могут  разрабатываться для однородных по характеру деятельности организаций. Они используются этими организациями при разработке индивидуальных инструкций. 

Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает типовой порядок  организации делопроизводства во всех однородных организациях. 

Примерная инструкция по делопроизводству регламентирует примерный  порядок организации делопроизводства в однородных организациях и предусматривает  возможность его конкретизации  в индивидуальных инструкциях в  рамках, установленных примерной  инструкцией. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Новиков, Е.А. Делопроизводство  в службе персонала / Е.А.Новиков.  – М.: Омега-Л, 2007. – 352 с.

2. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство  в кадровой службе / М.Ю.Рогожин.  – М.: Проспект, 2009. – 784 с.

3. Теплицкая, Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта / Т.Ю.Теплицкая. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. – 256 с.

4. Холина, А, Семидетнов, А. Автоматизация документооборота  в компаниях среднего и малого  бизнеса / А.Холина, А.Семидетнов // Финансовая  газета. – 2008. - № 39. – С. 4.

5. Шитова, М.А. Кадровая  служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная  база / М.А.Шитова. – М.: Омега-Л, 2008. –  284 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Годовой раздел сводной описи дел постоянного  хранения

 
     

 
Приложение 1 к п.2.4.1       

 
     

Наименование  организации	УТВЕРЖДАЮ
Фонд N ________	Наименование  должности  руководителя организации
ОПИСЬ N ________
дел постоянного  хранения	Подпись	Расшифровка подписи
за ________ год	Дата

 

      
     

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс	Заголовок даты	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

      
     

В данный раздел описи внесено				ед.хр.,
			(цифрами и  прописью)
с N _______________________ по N _______________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

 

      
     

Наименование  должности  составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование  должности  руководителя архива  (лица, ответственного за архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата