Типовые рекомендации по делопроизводству на предприятии (краткое содержание основных разделов)

Оглавление

С.

Введение………………………………………………………………………..3

Задание 1………………………………………………………………………..5

Задание 2………………………………………………………………………11

Заключение…………………………………………………………………….38

Список использованной литературы………………………………………...39

Приложения…………………………………………………………………...40 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Каждое предприятие, в  независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится  к повышению эффективности своей  деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточной разработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Необходимо также отметить, что большой удельный вес в  общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Документы, создающиеся  в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки  зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Целью написания данной работы является изучение основ делопроизводства в организации, а также основных правил проведения экспертизы ценности документов.

Для достижения поставленной цели при написании работы были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть типовые рекомендации по делопроизводству на предприятии;

2. Раскрыть разделение  документов предприятия на группы  дел;

3. Изучить основные  правила проведения экспертизы  ценности документов;

4. Обозначить функции  и права экспертной комиссии;

5. Привести форму описи дел постоянного и длительных сроков хранения и форму акта о выделении документов к уничтожению. 

 

 

 

Задание 1

Типовые рекомендации по делопроизводству на предприятии (краткое содержание основных разделов)

 

Разговор об организационно-правовых основах делопроизводства предприятия представляется вполне оправданным начать с определения этого понятия. Точнее, с определений, поскольку терминологически понятие «делопроизводство» требует определенной дифференциации.

Так в соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ P51I4I-9S¹ делопроизводство (документационное обеспечение управления - ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы с официальными документами». Таким образом, данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

Документирование:

организация работы с документами.

Поясним, что  документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е, записанную и оформленную надлежащим образом) «на материальном носителе информацию с реквизитами - совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать».

В свою очередь, управление документацией предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документации - это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся и процессе деятельности предприятия.

Схематически  понятие «делопроизводство» (ДОУ) в  рассматриваемом терминологическом  значении и его важнейшие составляющие представлены на схеме 1.

Коротко упомянем еще о двух определениях делопроизводства - определениях «неофициальных», но тем не менее сохраняющих свое значение для надлежащей организации повседневной управленческой деятельности.

Согласно одному из них делопроизводство - это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документировании деятельности и управления документацией предприятия.

Согласно другому  определению под делопроизводством  может также пониматься участок  работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также  последующему учету, систематизации, хранению и перемещению документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Иными словами, это - одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов.

Поэтому оправданно звучат распоряжения вроде: «Получите  документ №... в делопроизводстве»  или «Сдать текст документа в  делопроизводство на оформление».

Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия - на этот раз в классическом толковании этого понятия - обратимся к рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами функционирования.

Схема I. Делопроизводство как направление повседневной деятельностью по управлению предприятием бумажных или электронных документов). Иными словами, это - одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов⁷.

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение  управления — ДОУ)
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ			УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ (документационный менеджмент)
Запись информации			Учет документов
Оформление информации			Систематизация документов
Перемещение документов			Хранение документов

 

Поэтому оправданно звучат распоряжения вроде: «Получите  документ №... в делопроизводстве»  или «Сдать текст документа в делопроизводство на оформление».

Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия - на этот раз в классическом толковании этого понятия - обратимся к рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами функционирования.

Принцип надежности предусматривает гарантированное  обеспечение потребностей предприятия документированной информации.

Принцип своевременности, в свою очередь, означает, что требуемая  документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени).

Принцип комплексности  предполагает согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия  в различных видах документированной информации, и первую очередь информации управленческой.

Принцип упорядоченности  означает, что документированная  информация перемещается (между предприятием и его партнерами, а также внутри предприятия) в соответствии с функциональным назначением и «пропускными» возможностями каналов информационного обмена, предусмотренных, в частности, схемой документооборота предприятия (подробнее о документообороте см. далее).

И наконец, принцип  гибкости означает способность подсистемы обеспечения документированной информацией к саморазвитию в зависимости от условий функционирования.

РАЗДЕЛ 1 ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)

Глава I Делопроизводство предприятия: цель, функции, принципы функционирования

...3 ..6

 Понятие делопроизводства

2. Назначение делопроизводства предприятия

Глава 2 Правовые основы делопроизводства предприятия

1. Законодательство, нормативно-правовые акты, организационно-распорядительные и нормативно- методические документы, на основе которых осуществляется общая регламентация делопроизводства 
2. Локальные акты, организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, конкретизирующие порядок ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ) предприятия 

Глава 3 Организационные основы делопроизводства предприятия

1. Организация делопроизводства как процесс управления 
2. Организация делопроизводства как структура обеспечивающая потребности предприятия в документированной информации 

3.3. Расчет комплектования  службы ДОУ персоналом требуемой  квалификации и численности 

4. Организация нормирования работ по делопроизводству (ДОУ)
5. Требования к организации рабочих мест и труда

персонала службы ДОУ

3.6.Особенности  подготовки важнейших организационно- распорядительных документов, регламентирующих  деятельность службы ДОУ РАЗДЕЛ 2 УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

Глава 4 Состав документации предприятия. Табель форм документов

4.1. Управленческая документация предприятия;

Состав и  функциональное назначение

4.2. Табель и  альбом форм документов, их функциональное назначение и порядок разработки

Глава 5 Оперативное управление документацией предприятия. Документооборот. Номенклатура дел

5.1. Документооборот  и его составляющие. Особенности  управления входящими, исходящими  и внутренними документами

1. Особенности организации управления входящими документами
2. Особенности организации управления исходящими документами67
3. Особенности организации управления внутренними документами

5.2. Номенклатура дел, ее функциональное назначение и порядок разработки. Управление документами, состоящими на текущем хранении

5.2.1. Номенклатура  дел, ее функциональное назначение  и порядок разработки 

5.2.2. Особенности  организации управления доку; состоящими  на текущем хранении

Глава 6 Управление документацией предприятия, подлежащей архивному хранению. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов в процессе хранения

6.1. Особенности управления документами при переводе с текущего на архивное хранение 

6.2, Особенности  управления документами, состоящими  на архивном хранении

РАЗДЕЛ 3 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Глава 7 Основные требования к содержанию документов