Типовые рекомендации по делопроизводству на предприятии (краткое содержание основных разделов)

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения  вступают в силу после утверждения  руководителем организации, так  как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего, являются:

- пересоставляемая номенклатура  дел;

- описи дел постоянного  и долговременного (свыше 10 лет)  хранения;

- акты о выделении  к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

- комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы  хранения на небумажных носителях,  на предмет правильности их  оформления для постоянного и  долговременного хранения;

- предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

- предложения об установлении  сроков хранения документов, не  предусмотренных действующими типовыми  перечнями Архивной службы, отраслевыми  перечными и типовыми номенклатурами  дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и др. организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы Российской Федерации.

Критерии оценки информационного  содержания документов

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних  особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества. Значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной  в документах информации, ее повторяемость  в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних  особенностей документа относятся: юридическая достоверность, то есть наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении  и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и другие.

Подводя итого, можно  сказать, что экспертные комиссии действуют  на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службой Российской Федерации. 

Описи дел

Для учета дел длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи.

Самостоятельные описи  составляются также на дела, состоящие  из характерных для данной организации  документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и другие.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный  перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.¹¹

Описи дел составляются практически по единой унифицированной форме. Описи дел постоянного хранения отличаются от описей дел долговременного хранения отсутствием в них графы 6 (срок хранения). Правилами не предусмотрено проставление в графе срок хранения ссылок на статьи перечня, так как они уже были в номенклатурах дел. Но в настоящее время, когда номенклатуры дел в организации может и не быть, добавление ссылок на статью перечня для таких случаев не ухудшит качество описи.

Технология составления  и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составления описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. В том случае, если какие-либо дела включаются в опись с нарушением систематизации, они могут вноситься в описи последними под литерными номерами. Сами дела размещаются в описи в соответствии с рекомендованной Архивной службой систематизацией, так заголовки дел по личному составу систематизируются в следующем порядке:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- личные дела уволившихся  сотрудников;

- лицевые счета сотрудников;

- невостребованные трудовые  книжки;

- акты о несчастных  случаях.

В крупных организациях в качестве разделов описи могут  составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе уже архивом организации готовится сводная опись. Описи всегда завершаются итоговой записью о количестве внесенных в них дел и подписываются составителями. При незначительном количестве документов опись можно составлять за ряд лет, деля её на годовые разделы с полным оформлением каждого раздела.

Описи дел должны быть составлены в течение года после  завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организации  составляют описи ежегодно, а при  скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией. Если организация сдает свои документы постоянного хранения в государственный архив, то описи по личному составу согласуются с экспертно - проверочной комиссией архивного органа (федерального архива), а постоянного хранения утверждаются ею до утверждения директором организации.

На всех описях и актах, рассмотренных экспертными комиссиями, проставляется гриф согласования с указанием даты заседания и номера протокола. Иногда в организациях, отдавая дань архивным традициям, в грифе согласования с архивным органом используют устаревший термин «одобрено». Если организация сдает свои документы на постоянное хранение в государственный архив или входит в состав более крупной управленческой структуры (холдинг), то описи дел следует согласовать с ними.

Для удобства проверки сохранности  конфиденциальных дел, особенно при  значительном количестве дел долговременного  периода конфиденциальности, можно  ввести инвентарную форму учета  дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.¹²

Из выше сказанного следует, что опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Акты о выделении  документов к уничтожению

Одновременно с подготовкой  описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие  различные ситуации снятия документов с учета:

- о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению,

- об аннулировании  машиночитаемого документа,

- о не обнаружении  дел, пути розыска которых исчерпаны,

- о неисправимых повреждениях  дел.

Основным из этих актов  является Акт о выделении к  уничтожению документов не подлежащих (дальнейшему) хранению.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых - в предыдущем году, независимо от этих сроков.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого  дела, а сформулировать и указывать  их обобщенные (групповые) заголовки, например копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5).¹³ Для каждой группы дел должно быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт  утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации - сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка; с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

Так же составляются остальные из вышеперечисленных актов.

Подводя итог можно выделить следующее, для каждой группы дел  должно быть указаны дата первого  и дата последнего документов (крайние  даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел  или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню.

Оформление дел

Оформление дел для  оперативного хранения. Оперативное  хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение можно в свою очередь разделить на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у  исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «срочно», «на исполнении», «к заседанию», «на подпись» или т.п. Папки могут храниться в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы можно было быстро передать руководителю или другому  сотруднику. Но законченные документы  запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться  в дела и строго учитываться. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Хранение исполненных  документов осуществляется в специальных  папках различных конструкций. Папки  типа «скоросшиватель» используются для  большинства документов, но более приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения более  целесообразно использовать папки  с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.¹⁴

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в документальный фонд организации, подробно регламентировано в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. (М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003).

На обложку каждого  дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

- название организации;

- название структурного  подразделения, где сформировалось  дело;

- индекс дела;

- количество листов  в деле;

- даты первого и  последнего документов;