Типовые рекомендации по делопроизводству на предприятии (краткое содержание основных разделов)

По желанию работника, согласно действующему законодательству, в трудовую книжку могут вноситься  сведения и о работе по совместительству, конечно по предъявлении документов, её подтверждающих, но технология их внесения (кем и когда) пока не определена.

Если для какого-либо вида записей кончились страницы, то сотруднику выписывается вкладыш, который  подшивается в трудовую книжку. Все  трудовые книжки и вкладыши к ним  обязательно регистрируются (рис. 7.3) и должны находиться в кадровой службе на сейфовом хранении вместе с чистыми бланками и учетными журналами и книгами.

Технология учета т  хранения кадровой документации предполагают обязательную роспись сотрудников, подтверждающую получение на руки: пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек, трудовые договоров (контрактов), страховые свидетельства и т.д.⁷

Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные  дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

По вопросам, связанным  с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных  документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с  другой бухгалтерской документацией.

При организации хранения текущего и долговременного хранения личных дел и других кадровых документов необходимо учитывать, что содержащиеся в них персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

Документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  формируются в самостоятельные  дела. При формировании в дело документы  группируются по алфавиту фамилий их авторов. Все документы, относящиеся  к одному заявителю, должны составлять самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Конфиденциальные документы

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться  разрешительная система доступа  сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Процесс формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие процедуры: оформления дела при его заведении, и при его формировании; дооформления дела (тома) при его закрытии.

Особенностями процедуры  оформления дела при его заведении  являются:

- оформление обложки с указанием грифа конфиденциальности дела;

- оформление списка  сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки  дела);

- оформление карточки  учета разрешений и выдачи  дела (помещается в конверт на  внутренней стороне обложки);

- подшивка в дело  чистых бланков для составления  внутренней описи документов;

- внесение в номенклатуру  отметки о заведении дела.

Процедурами оформления дела с конфиденциальными документами  по мере его формирования являются:

- проставление в каждом  документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

- постепенное внесение (дополнение) данных о подшиваемых  документах во внутреннюю опись дела;

- нумерация листов  документов в деле по мере  их подшивки;

- при необходимости  внесение изменений в реквизиты  обложки дела;

- подшивка документа  в дело (прошнуровывание листов  документа), проверка правильности  нумерации листов;

- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

- проверка правильности  подшивки документа;

- возвращение учетной  карточки документа в службу  конфиденциальной документации, в  картотеку по принадлежности.

Особенностями процедуры  оформления дела (тома) при его закрытии являются:

- подшивка и оформление  листа-заверителя (только для дел,  содержащих документы долговременного  периода конфиденциальности);

- оформление итоговой  записи во внутренней описи  дела;

- опечатывание концов  шнурка на листе-заверителе;

- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

- проставление отметки  о закрытии дела (тома) в номенклатуре  дел;

- при необходимости  - внесение дела в инвентарную  опись законченных производством  дел, картотек и журналов;

- по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

- внесение соответствующих  отметок в номенклатуру дел;

- при необходимости  - внесение закрытых картотек  и журналов в инвентарную опись  законченных производством дел, картотек и журналов.

Такая технология формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной  степенью гарантии решает задачи обеспечения  сохранности как традиционных дел  и документов, так и архивных электронных  массивов конфиденциальных документов.⁸

При снятии в установленном порядке  с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения  в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие  листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины  изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа.

Учетная форма остается в картотеке  исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы КД или с носителя.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр машинного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Из выше сказанного следует, что Распорядительные документы  формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Поручения  вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока. Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и специальным) стаже работы. При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, включая доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи её в пространстве и во времени.

Но значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных  носителях, а также полученных ею от различных корреспондентов с  использованием всевозможных средств  их доставки, различна. Некоторые документы  необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений  и так далее, сохраняют свое значение значительно дольше и должны сохраняться  на всем протяжении жизни человека, но и они, в конечном счете, утрачивают свою информационную ценность, т.к. имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, в силу массовости, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности.⁹

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть  основные вехи в истории становления  и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания.

Пятые, отражающие научно-технические  достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники  истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально  долго, в идеале - бессрочно, или по архивной терминологии -- постоянно. Для  постоянного хранения делается выборка и из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры.

В силу типичности и неоднократной  повторяемости задач в системах управления появляется возможность  проведения оценки ценности большей  части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев.

Такая деятельность в  системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Таким образом, оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки. Начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установление системы регистрации, выбора места и способа хранения.

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных  и полученных извне, а также для  рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в  части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений  о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службой Российской Федерации (Росархивом) в 1995 году разработано и утверждено Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.¹⁰

В соответствии с многогранностью  оценки документов и формируется  состав экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены  комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

- сотрудника, ответственного  за документационное обеспечение  организации;

- сотрудника, ответственного за архив;

- специалистов по научной,  технической, учебной, производственной  и другим видам документации;

- специалиста по обеспечению  защиты информации и других.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается  один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация проведения заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.