Создание эффективной системы коммуникации в организации

Обслуживающий персонал. Персонал, обслуживающий постоянных клиентов, путем использования Интернета получает преимущество за счет доступа к поддерживаемым и регулярно обновляемым базам данных по ремонту, ремонтным средствам и запасным частям, имеющимся в наличии, как в самой компании, так и у сторонних организаций, а также при необходимости может получить консультацию у своих экспертов.

Компании могут осуществлять через Интернет связь между штаб-квартирой, отделениями, филиалами, расположенными в разных регионах, а также своими зарубежными представительствами. В данном случае Интернет предстает как естественное развитие их собственных внутренних локальных сетей. Скрытая выгода заключается в том, что нет необходимости в едином стандарте для внутренних локальных сетей всех этих подразделений. Все существующие сети могут быть подсоединены к Интернету с помощью протокола TCP/IP и тем самым объединены. Экономия может оказаться весьма существенной, так как при таком решении нет необходимости закупать новое оборудование для приведения всех локальных сетей к общему стандарту.

Примеров успешного использования электронных средств коммуникаций участниками международного бизнеса  в наши дни огромное количество.

Рассмотрим все преимущества на примере исследования, проведенного мной в одной из международных компаний по данным, полученным из официальных и неофициальных источников.

2.2 Краткая характеристика компании «TelMe»

Цель - дать комплексный анализ внутрифирменных коммуникаций международной социальной сетевой компании Telme («Телекоммьюникенш Мекотек»).

В связи с этим можно выделить 2 основные задачи организации:

· реализовать маркетинговый план компании на основе использования современных высокотехнологичных инструментов связи;

· предложить потенциальным потребителям коммуникативные продукты высочайшего качества.

Telme - это социальная сетевая компания, в основе которой лежит глобальное Сообщество Telme. Это лидер в коммуникационной «конвергенции»: компания, объединяющая медиа сервисы и голосовые услуги; предвестник новой эры межличностных контактов. Коммуникационная индустрия развивается сейчас стремительно быстрыми темпами, и все же некоторые барьеры тяжело даются обычным операторам из-за географических, правовых или технологических ограничений. Компанией руководит опытная команда IT экспертов и лидеров сетевого маркетинга.

Таким образом, с учетом быстро меняющегося состояния в сетях связи, исследование путей коммуникации внутри данной компании должно осуществляться с применением самых последних технологий и давать высокие результаты.             

Структурно организация представлена следующим образом:

Подразделение веб -поддержки клиентов и партнеров компании

Осуществляет свою деятельность исключительно с использованием сети Internet. Это поддержка многоязыкового Интернет - сайта, создание сайтов для партнеров компании.

Маркетинг-подразделение

Маркетинг осуществляется в реальном времени с использованием самых последних разработок для голосовой и видеосвязи

Подразделение автоматизации делопроизводства

Разработка и внедрение систем оптимизации всех бизнес-процессов.

Несмотря на свою различную специализацию/профиль, все эти подразделения находятся в тесной взаимосвязи. И их суммарная работа направлена на успешное внедрение информационных технологий в жизнь и деятельность клиентов и партнеров организации.

Главной задачей специалистов становится обеспечение деятельности всех профильных подразделений фирмы как единого целого, а их сотрудников - как одного большого и дружного коллектива, мира единомышленников и проповедников идей и ценностей сообщества.

2.3 Внутрифирменные коммуникации компании

Основная цель любой молодой коммерческой компании - получение прибыли. Главная задача системы управления - обеспечить производство товаров и услуг, привлекательных с точки зрения целевых рынков. Однако успех зависит и от деятельности всех профильных подразделений фирмы, и от действий ее посредников, конкурентов и различных контактных аудиторий. Специалисты по связям с общественностью не могут замыкаться на нуждах целевого рынка. Они должны принимать в расчет все факторы микро- и макросреды. Фирме необходимо придирчиво следить за отношением широкой публики к своей деятельности.

Изначально компания, выпускавшая продукты для информационных устройств, хотела сделать внутренние коммуникации голосовыми, т.е. свести к минимуму проблемы голосового общения всех подразделений и каждого рабочего в частности. Ею была создана платформа для связи через Internet. А после того, как была запущена платформа WoIP2 (вторая редакция платформы), было принято решение распространить эту голосовую связь 4 поколения по всему миру.

Продукты компании:

- Программы голосовой связи DeskCallNG -для связи через компьютер и 3G VideoCall - с использованием сотового телефона;

- Виртуальная карта V-SIM, позволяющая совершать телефонные звонки, привязывая виртуальный номер к любому мобильному номеру для связи через WoIP2.

- карта V-SIM NG позволяет совершать звонки в любую точку земного шара, на любой номер любого телефона по невероятно низким ценам.

Статусы в компании:

-бесплатный пользователь (бесплатно получает программы, позволяющие осуществлять звонки на любые номера по низким ценам);

- член команды (имеет те же возможности, что и бесплатный пользователь с преимущественным правом существенных скидок на разговоры, в т.ч. с партнерами команды - бесплатно);

- партнер (бизнес-уровень. Имеет возможность построить собственную команду для получения прибыли от многоуровневого маркетинга);

- создатель команды (уровень высшего менеджера, в команде которого партнеры компании со своими структурами. Возможность неограниченного заработка и бесплатного доступа к любым продуктам Telme).

Среди внутренних задач компании можно выделить следующие:

· создание атмосферы доверия между всеми участниками сообщества;

· организация потока искренней информации, который должен свободно развиваться как по вертикали (от начальника к подчиненным), так и по горизонтали (между различными профильными подразделениями);

· обеспечение удовлетворенности своим статусом и участием в общем деле для каждого сотрудника, формирование духа единой команды;

· обеспечение работы без конфликтов;

· создание здорового окружения;

· достижения успеха для предприятия;

· поддержание оптимизма в отношении будущего.

К сожалению, слишком часто коммуникации в организации представляют собой лишь обмен противоположными идеями, передаваемыми друг от друга по односторонним каналам. Здравый смысл диктует предприятиям необходимость систематического выслушивания своей внутренней общественности. В данной компании таких проблем просто не существует, т.к. все члены международной Интернет - команды могут общаться между собой посредством видеоконференций и бесплатных телефонных звонков с использованием платформы связи последнего поколения.

Как показал опрос, сотрудники  удовлетворены отношениями и атмосферой, царящими на фирме. Более того, сложный маркетинговый план становится прозрачным для всех, кто начинает строить свой бизнес в компании.

Достижения компании:

- минимум подчинения и максимум коммуникации;

- маркетинговый план, предусматривающий построение бизнеса на основе последних достижений связи становится доступен любому пользователю Internet благодаря онлайновым видеоконференциям, исключающим поиск обратной связи;

- последние достижения компании в области создания продуктов связи позволяют свободно  общаться между собой любым членам бизнес-сообщества, и в частности, менеджерам без каких-либо проблем с помощью видео и голоса с использованием компьютера или любого из доступных ему телефонов (стационарный, сотовый, таксофон) в 140 странах мира. Это позволяет всегда быть в курсе последних событий компании.

- исключается возможность распространения слухов;

- достижение высокой работоспособности членов сообщества благодаря отсутствию неформальных связей и не имеющему аналогов маркетинговому плану компании;

- неограниченные возможности бизнес - роста партнеров.

Таким образом, прибыль любого из бизнес - партнеров компании основана на сплочении коллектива и оптимизации информационной политики.

Основными каналами распространения информации на фирме являются:

· ежедневные видео - голосовые конференции;

· доска объявлений на сайте компании;

· видеоотчеты о работе;

· фильмы;

· корпоративные мультимедийные издания;

· опросы;

· внутрифирменные мероприятия.

Подобное объединяющее начало сильно сближает членов коллектива. Акции, направленные на сплочение всех сотрудников компании, работающих в разных профильных подразделениях фирмы, помогают им ощутить себя членами единой команды, что, в свою очередь, сказывается на эффективности работы многопрофильного предприятия в целом. Итак, маркетинговый план компании уже воплощается в реальность благодаря тому, что именно продукты, предлагаемые компанией, сделали прочными и сами коммуникации внутри нее.

Все вышеизложенное позволяет сделать вывод о том, современный уровень информатизации позволяет достичь высочайшего уровня коммуникаций внутри организации при условии стоящих перед руководством соответствующих задач.

2.4 Рекомендации по совершенствованию работы в компании«TelMe»

Несмотря на высокий уровень информационных продуктов, обеспечивающих связь между партнерами по бизнесу и руководством компании, нельзя не отметить и ряд существенных моментов, которые можно отнести скорее к индивидуальным факторам коммуникации. А личностные взаимодействия, как уже было отмечено выше, имеют существенное значение для достижения ее эффективности. Информация наиболее эффективно может быть воспринята, если у принимающего ее задействованы все органы чувств. К сожалению, голосовая и видео-связь не могут заменить живого общения, при котором можно свести на нет все помехи и искажения при приеме информации. К тому же, любые неполадки в сети Интернет (временная неработоспособность серверов, технические работы на платформе Woip2) могут иметь пагубные последствия для компании (срыв важной видеоконференции или встречи, отсутствие связи в момент демонстрации ее возможностей клиенту и др.)

Таким образом, руководству компании нужно учитывать в своей деятельности  следующие рекомендации:

- обеспечить постоянную возможность связи партнеров друг с другом путем привлечения дополнительных корпоративных видов связи;

- финансовая поддержка реальных встреч создателей команд для решения важных вопросов;

- о работах на платформе связи Woip2 заблаговременно предупреждать всех партнеров по бизнесу;

- наиболее полное освещение информации о компании, ее деятельности на страницах корпоративного сайта;

- ежедневные рассылки новостей компании для партнеров по бизнесу, включающие в себя и нисходящие инструкции;

- периодические онлайновые отчеты команд партнеров, добившихся наивысших результатов;

- ввести обязательные семинары для создателей команд в ситуации реального общения для обучения искусству деловой этики, способствующие исключению из бизнеса случайных людей.

Заключение

Коммуникационным процессам, протекающим внутри организаций, посвящены горы литературы. Ими интересовалось большое количество ученых разных стран. Учитывая материалы научных исследований, о выводах которых говорилось в главе 1, можно сделать вывод о том, что коммуникационный процесс в любой организации является запутанным, усложненным индивидуальными особенностями, предубеждениями и различием в способностях, а также организационными характеристиками, такими как иерархия или специализация. Тем не менее, коммуникации находятся в центре других внутриорганизационных процессов: власти, руководства и принятия решений.