Совершенствование организационной структуры управления на предприятии

    Директор  по развитию осуществляет руководство  программами развития, направленными  на поддержание конкурентоспособности  компании и повышение ее дохода. Директор по развитию составляет бюджет фирмы, назначает работников, ответственных за реализацию проектов развития, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности, что характерно для матричной организационной структуры управления. Он вправе вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении премий и взысканий сотрудникам. Кроме того, директор по развитию уполномочен представлять интересы предприятия в пределах своей компетенции (по вопросам развития предприятия) перед другими организациями, предприятиями, учреждениями, и органами государственной власти и управления.

    Руководство работой обслуживающего персонала  осуществляет менеджер зала. В соответствии со «Стандартом менеджера кафе «Рататуй», к его функциональным обязанностям относится: проверка готовности зала к обслуживанию гостей, встреча гостей, помощь гостям в выборе столика, контроль над соблюдением стандартов обслуживания гостей, принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций, снятие кассы, ведение документооборота, составление графика работы персонала. Кроме того, менеджер зала проводит собеседования по вопросам трудоустройства на вакантные места, организует стажировку и обучение профессиональным навыкам обслуживающего персонала кафе.

    К прямым обязанностям менеджера банкетов относится принятие, организация и обслуживание банкетов. Кроме того, на него возлагается честь дублирующих функций, таких как: проверка готовности зала к обслуживанию гостей, встреча гостей, помощь гостям в выборе столика, контроль над соблюдением стандартов обслуживания гостей, принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций.

    На  официантов кафе «Рататуй», в соответствии с принятым в кафе «Стандартом официанта», возложены следующие обязанности: подготовка зала к обслуживанию гостей, сервировка столов, встреча гостей, помощь гостям в выборе столика, прием заказов, занесение заказов в систему «Трактиръ», обслуживание гостей, обеспечение высокого уровня продаж, информирование гостей о предстоящих акциях и мероприятиях. Кроме того, официант должен: поддерживать чистоту на столах и линии раздачи в течение рабочего дня, следить за количеством блюд и холодных напитков на линии раздачи, натирать приборы, выполнять функции гардеробщика.

    К основным обязанностям бармена относятся: подготовка рабочего места, расстановка  продукции бара, оформление заявок на продукцию бара, натирание посуды бара, обслуживание гостей за барной стойкой, расчет за заказы на баре, изготовление заказов на продукцию бара.

    Кассир  кафе «Рататуй» осуществляет расчет гостей по счету через официантов, расчет гостей по линии раздачи, расстановку  холодных напитков на линии раздачи, оформление заявок на холодные напитки  линии раздачи.

    К функциональным обязанностям пиццеристов  кафе «Рататуй» относится: подготовка рабочего места, приготовление пиццы, изготовление заготовок для пиццы.

    Продавцы  линии раздачи обязаны: подготавливать рабочее место, выкладывать горячие  и первые блюда на линию раздачи, обслуживать гостей на линии раздачи, списывать оставшиеся горячие и  первые блюда в конце смены.

    Руководство работой производственного персонала  на кухне осуществляет шеф-повар. В  его компетенцию входит: осуществление постоянного контроля над технологией приготовления пищи, нормами закладки сырья и соблюдением работниками санитарных требований; контроль над правильностью эксплуатации оборудования и других основных средств; проведение инструктажа по технологии приготовления пищи и другим производственным вопросам; проведение работ по повышению квалификации производственных работников. Кроме того, шеф-повар обязан: составлять своевременный отчет о производственной деятельности; составлять и корректировать меню, составлять технологические карты, проводить калькуляцию; оформлять заявки на необходимые товары.

    Второе  лицо на кухне — это сушеф (или  старший повар), который перенимает обязанности по руководству производственного  процесса во время отсутствия шеф-повара.

    К функциональным обязанностям поваров  относится: подготовка рабочего места, создание заготовок, приготовление  блюд на линию раздачи, приготовление  блюд по меню ресторана.

    Контроль  над своевременной поставкой  товаров и их качеством в предприятии  общественного питания «Рататуй»  осуществляет товаровед. К его обязанностям относится: определение требований к заказываемым у поставщиков  товарам, проверка соответствия их качества стандартам, техническим условиям и  заключаемым договорам; подготовка данных для составления претензий на поставки некачественных товаров и ответов на претензии заказчиков; оформление документов на отгрузку продукции; ведение оперативного учета поступления и реализации товарно-материальных ценностей; осуществление контроля над соблюдением правил хранения товаров на складе и подготовкой готовой продукции для реализации; оформление необходимых документов, связанных с поставкой и реализацией продукции; составление отчетности по установленным формам.

    Перевозку товаров от поставщиков осуществляет экспедитор. В его обязанности  входит обеспечение сохранности грузов и ведение необходимой документации.

    Также в кафе «Рататуй» имеется грузчик (разнорабочий) который находится в подчинении у шеф-повара и выполняет различного рода указания; уборщица, обеспечивающая чистоту полов в зале и служебных помещениях, и посудницы, в обязанности которых входит мытье посуды.

2.2.3 Недостатки представленной организационной структуры

    На  основании вышеизложенного можно  заключить, что организационная  структура управления «кафе free-flow Рататуй» обладает рядом недостатков, таких как:

    1) большой аппарат управления, вызывающий чрезмерные накладные расходы;

    2) дублирование работ и, следовательно, неясность распределения ответственности;

    3) аномальная расстановка звеньев структуры, затрудняющая функциональное взаимодействие;

    4) двойное подчинение работников, вызывающее неясность структуры управления;

    5) неравномерное распределение нагрузки между сотрудниками, не дающее поддерживать приемлемую скорость обслуживания при большом потоке людей и вызывающее напряженные межличностные отношения в коллективе;

    6) несоответствие возложенных обязанностей должностям сотрудников, обусловливающее сильную текучесть кадров.

    Перечисленные недостатки организационной структуры управления «кафе free-flow Рататуй» в значительной степени препятствуют дальнейшему развитию предприятия. Устранение этих недостатков потребует комплексной перестройки структуры управления и изменения распределения обязанностей сотрудников кафе.

    2.3 Рекомендации по совершенствованию организационной структуры управления

    Ядром для совершенствования организационной  структуры управления служит определение  вида структуры, на основании которой  будет производиться построение новой структуры управления. Если учесть специфику работы предприятия, фазу его жизненного цикла и размер бизнеса, становится ясно, что новую структуру управления необходимо строить по бюрократическому типу. Из всех видов структур управления этого типа наиболее всего удовлетворяет условиям линейно-функциональная структура управления предприятием, по принципу которой и была построена предыдущая структура кафе «Рататуй». В связи с этим, задача реструктуризации упрощается до корректировки предыдущей структуры управления. Для этого необходимо, прежде всего, оптимизировать разделение труда по функциональным единицам и количество этих единиц.

    Как показывает практика, должность директора  по развитию имеет большое значение для средних и больших предприятий, построенных по адаптивному типу структур, в других предприятиях эта должность себя не оправдывает, здесь гораздо уместнее разовое или периодическое обращение за квалифицированной помощью в консалтинговые фирмы. В соответствии с этим, в новой структуре управления должность директора по развитию рекомендуется устранить. Эти перемены не вызовут серьезного увеличения нагрузки на директора, тем не менее, уровень накладных расходов будет заметно снижен.

    В новой структуре управления функциональные обязанности менеджера зала будут  включать в себя:

    1) проверку готовности зала к обслуживанию гостей;

    2) контроль над соблюдением стандартов обслуживания гостей;

    3) принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций;

    4) ведение документооборота;

    5) составление графика работы персонала;

    6) принятие и организация банкетов;

    7) проведение собеседований по вопросам трудоустройства;

    8) организация стажировки и обучения профессиональным навыкам обслуживающего персонала кафе.

    При реструктуризации предприятия будет  введена новая должность —  хостес, в обязанности которого будет входить:

    1) подготовка зала к обслуживанию гостей;

    2) встреча гостей;

    3) помощь гостям раздеться;

    4) помощь гостям в выборе столика;

    5) подача меню;

    6) информирование гостей о предстоящих акциях и мероприятиях;

    7) прощание с гостями.

    На  официантов в новой структуре  управления будут возложены следующие  обязанности:

    1) подготовка зала к обслуживанию гостей;

    2) сервировка столов;

    3) прием заказов;

    4) занесение заказов в систему «Трактиръ»;

    5) обслуживание гостей;

    6) обеспечение высокого уровня продаж;

    7) поддержание чистоты на столах в течение рабочего дня.

    Обязанности бармена будут включать в себя:

    1) подготовка рабочего места;

    2) расстановка продукции бара;

    3) оформление заявок на продукцию бара;

    4) обслуживание гостей за барной стойкой;

    5) расчет за заказы на баре;

    6) изготовление заказов на продукцию бара.

    К функциональным обязанностям кассира  кафе «Рататуй» будет относиться:

    1) расчет гостей по счету через официантов;

    2) расчет гостей по линии раздачи;

    3) снятие кассы;

    4) проведение инвентаризации.

    В новой структуре управления продавцы линии раздачи будут выполнять  следующие функциональные обязанности:

    1) подготавливать рабочее место;

    2) выкладывать все блюда и холодные напитки на линию раздачи;

    3) осуществлять контроль над всей линией раздачи;

    4) обслуживать гостей на линии раздачи;

    5) списывать оставшиеся блюда в конце смены;

    6) оформлять заявку на холодные напитки линии раздачи.

    Функциональные  обязанности посудницы зала также  будут изменены:

    1) мытье посуды;

    2) натирание приборов и стекла.

    Такое перераспределение обязанностей обеспечит более быструю и слаженную работу по обслуживанию гостей и предоставляет реальную возможность произвести серьезные изменения непосредственно в организационной структуре управления предприятием.

    В новой, усовершенствованной организационной структуре управления «кафе free-flow Рататуй» в прямом подчинении от директора находятся: главный бухгалтер, менеджер зала, товаровед и шеф-повар, объединенные функциональными связями (рисунок 7).

    В подчинении главного бухгалтера находится  бухгалтер и кассир.

    Менеджер  зала так же, как и ранее руководит  обслуживающим персоналом, но его  состав и структура изменились. В  новой структуре управления ему  подчиняются: официанты, бармен, продавцы раздачи, хостес и уборщица. Пиццерист в этой структуре перешел в подчинение шеф-повара и сушефа, а посудница находится в подчинении официантов, бармена и продавцов линии раздачи, так как от ее работы зависит работа представленных лиц.